事前の準備で差が出る。働き方改革の設計と4つの軸 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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事前の準備で差が出る。働き方改革の設計と4つの軸

投稿日:2017年10月18日  最終更新日: 2017年10月26日

日本社会の高齢化が進み、人口減少が不安視される中、限られたリソースを効率的に活用しようと「働き方改革」が注目を集めています。

しかし「働き方改革」は、IT化やスマートデバイスを用いることで業務の効率化やコスト削減を実現できる一方、目的や手段を明確化しないまま、やみくもに着手すると状況を悪化させてしまう可能性もあります。

ここでは「働き方改革」の目的や軸となるポイントを整理します。取り組みの一歩目として、参考にしてくださいね。

改めて考えるべき「働き方改革」の目的

労働力の減少やテクノロジーの変化、ニーズや価値観の多様化などに伴って「働き方改革」という言葉が広まっています。「働き方改革」とは生産性の向上や運用コストの低減、顧客満足度の向上などにより、企業の競争優位性を創出するための取り組みのことをいいます。

「働き方改革」を実現する方法は、ICT(Information and Communication Technology)技術を用いたひとつひとつの業務改善に留まらず、在宅勤務やフレックス制の導入など人事制度に至るまで様々な手法が考えられます。その手法が多様なだけに、に取り組む目的をしっかり定めた上で着手する必要があるのです。

では、その目的とはなんでしょうか。短期的な目線で考えると、従業員の働き方の改善やチームで連携する業務の強化などが思い浮かびます。しかし長期的な目線で見た目的は、企業の競争力を維持し、強化することであるといえます。

これまでの企業は十分な労働力を保持していたため、その資本や商品、生産能力などにより企業間の競争が繰り広げられてきました。

しかし、顧客や市場の多様化が進み、また労働力不足が予測される将来では、ビジネス環境の変化に適応できる人材力をいかに保有するかが企業競争の鍵を握ります。そこでモチベーションの高い人材や、チャレンジ精神が旺盛な人材を獲得し企業が存続するために、「働き方改革」の推進が求められているのです。

働き方改革の際に考えるべきふたつのこと

目的を整理できたところで、次は企業競争力を維持し、高めるために、考えるべきことをご紹介します。

会社として実現したい状態、ビジョンは何か

効果的な「働き方改革」を実現するためには、まず会社として実現したい状態やビジョンを明らかにする必要があります。

「働き方改革」により、働く場所や組織のあり方、意思決定の方法など様々な方面で、これまでとは異なる手法をとることとなります。その時、自社の強みを十分に発揮し、継続的な成長を実現できるあり方とはどのような状況なのか、見極める必要があるのです。

企業規模や企業の強み、取り扱う商品やサービスによって、そのあり方は異なるため、慎重に見極めるべきでしょう。

また、改革を進めるにあたっては、経営課題と従業員ニーズのバランスを考慮し、将来の競争力や働き方を考えなければなりません。経営課題の解決にばかり重きをおいていては、優秀な人材を獲得できませんし、従業員ニーズを満たすだけでは、企業の競争力を維持できません。

そしてそのビジョンを実現するために何をするべきか

では、ビジョンが定まった後、改革を実現するために取り組むべきことは何でしょうか。それは大きく分けて「環境整備」と「従業員の心の変革」のふたつです。

これまでは毎日出勤し、顔を合わせて仕事をするのが一般的でした。

しかし「働き方改革」では、業務の一部をシステムに置き換えたり、リモート環境で業務に取り組んだりと業務への取り組み方が大きく変わります。それに必要な環境も当然異なるため、IT基盤の整備や組織体制、人事制度の見直しなど、環境の整備が必須です。

また、環境整備に加え、従業員の心の変革にも取り組まなければならないでしょう。従業員はこれまでとは異なる環境や手法での業務に取り組まなければなりません。

働きやすい環境づくりや、モチベーションを高める仕組みを用いることで、従業員一人一人がワークライフバランスを整え、意欲的に働ける体制を整える必要があります。

 

働き方改革の4つの軸とは

ここからは、より具体的に考えていきます。「働き方改革」は以下の4つの軸に基づいて取り組むことで、より実現に近づくことでしょう。

組織構造、業務プロセス

業務の効率化や職場環境の変化に応じて、企業の組織構造や業務プロセスもより適切なものに改めなければなりません。特に現状、全員が同じ場所に集まって行っている会議などは、そもそも会議を行わない業務プロセスに改めたり、会議用のツールを用意するなど仕組み作りが必要です。

また、業務のプロセスが変わることにより、これまでの組織構造が合わなくなってしまう可能性があります。業務体制に合う組織構造の構築がもとめられます。

テクノロジー、ファシリティ

テクノロジー、ファシリティには欠かせないIT基盤の構築が挙げられるでしょう。

働く場所や時間を変えるためには、スマートフォンをはじめとするモバイルデバイスの活用が欠かせません。特にスマートデバイスは、PCと同様の作業を多く行うことができるため、大いに役立ちます。

しかし、同時に情報流出などのリスクにも対応する必要があります。PCの管理と同様、個人が所有するスマートデバイスにも高度なセキュリティシステムを導入したり、利用環境を管理するなどの対応が求められます。

また、働く場所に自由度を持たせることで、これまで以上に通信環境の整備が必要となるでしょう。オフィス内での座席を固定しないフリーアドレス制度を導入する場合には、社内のいたるところで、無線をLAN対応させなければなりませんし、自宅などのリモート環境での業務を認める場合には、そこでの適切な通信環境が必要となります。

ルール、制度

「働き方改革」に合わせて、社内のルールや各種制度も再考しなければなりません。目に見えない環境にいる部下をどのように管理するのか、また従業員一人一人の成果や評価をどのように判断するのかなど新たな仕組み作りが求められます。

人材、カルチャー

人の考え方や組織に染み付いたカルチャーは、簡単に変わるものではありません。改革を円滑に推進するためには、従業員の意識や価値観、習慣などを見極め、慎重に取り組みを進めるべきでしょう。

業務プロセスや環境の変化によってストレスを与えるのではなく、従業員のモチベーションを高めるような工夫が必要です。企業競争力の維持・強化の鍵を握る人材を大切にしながら進めていく必要があります。

おわりに

IT技術が発達するに伴い、徐々に働き方や業務プロセスには変化が現れていますが、「働き方改革」はより大きな変化であり、将来にも多大な影響を及ぼすものとなります。

企業にとっても従業員にとっても将来を左右する重要な取り組みです。ここまで紹介してきた目的や考えるべきこと、軸になることを参考に、どのようなビジョンを持って取り組むのか、どのような手法をとるのか慎重に検討する必要があります。

この記事の情報は2017年10月26日のものです

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