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名刺管理で見なおす働き方改革

もう失敗しない!異動時の引き継ぎ前に意識したい3ステップ

投稿日:2017年09月08日  最終更新日: 2017年12月25日
引き継ぎをスムーズに行うには、普段の働き方が鍵になります。

昇進、転勤、部署替えといった人事異動の辞令が出たら、できるだけすみやかに後任者に仕事の引き継ぎをする必要があります。特に抜けなく行っておきたいのが、取引先の情報やコミュニケーション履歴といった「人脈の引き継ぎ」です。

今回は、引き継ぎ前に知っておきたいスマートな3ステップや、人脈の引き継ぎ漏れのリスクを最小限に抑える方法などについてご紹介しましょう。

「引き継ぎを受ける側」が感じやすい不満3選

まずはじめに、引き継ぎを受ける側(後任者)が感じやすい、よくある不満点を3つ見てみましょう。

引き継ぎの時間がほとんどなかった

「異動の内示が急だった」「自分も次の仕事の前任者から引き継ぎを受けなければならず、後任者と話す時間がとれなかった」などの理由で、十分な引き継ぎがなされなかったケースです。後任者は業務内容を自力で理解しなければならないため、業務に慣れるまでより多くの時間を要してしまいます。

口頭での引き継ぎだった

「資料を作る時間がなかった」などの理由で、引き継ぎが口頭で済まされてしまったケースです。引き継ぎの資料が不足している場合は、通常業務の流れなどを記載した業務マニュアルなどが役に立ちますが、企業によっては業務マニュアルさえないことも珍しくありません。

引き継ぎ漏れがあったためにトラブルになった

業務のフローや取引先の引き継ぎ漏れがあったために、仕事に支障をきたしてしまうケースです。引き継ぎ漏れが起こる原因としては、上記で述べた時間や資料の不足に加えて、「引き継ぎの資料はもらえたが、本人にしかわからない仕様だった」「前任者と後任者の打ち合わせがなかった」「上司のフォローがなかった」などの問題があげられます。

前任者の引き継ぎや会社のフォローが不十分でも、後任者は責任をもって仕事を行わなければなりません。できるだけ後任者がスムーズに業務を引き継げるように、普段から意識しておくことが大切です。

スマートに引き継ぎをするための3ステップ

では次に、スマートに引き継ぎを行うための3ステップについてご紹介します。

1.引き継ぎをするべき対象とスケジュールを決める

まず、引き継ぎをするべき対象の後任者と、説明のスケジュールを決めます。異動前後は自分の業務も慌ただしくなりがちなので、遅くとも異動の1週間前には引き継ぎをはじめたいところ。引き継ぎの説明を行う前に業務の全容を書き出して、「誰にどんな業務内容を説明すればいいのか」を明確にしておくことがポイントです。

マインドマップや箇条書きを使って、業務の流れや要点を洗い出していきましょう。

2.引き継ぎの資料を作成し、相手に漏れをチェックしてもらう

業務内容の洗いだしが終わったら、引き継ぎに必要と思われる項目を資料にまとめ、後任者に一度確認してもらいます。自分ではわかりやすいと思っている文書や資料でも、人によっては専門知識が必要と感じることがあるためです。また、業務内容のフローだけでなく、起こりやすいトラブルへの対処法やお客様とのやりとりの備忘録など、「前任者の仕事の歴史」がわかる内容になっていればより親切といえます。

自分の前任者からもらった資料があると引き継ぎがラクになるので、新しい部署に配属された際の資料はできるだけとっておくようにしましょう。

3.異動後のフォローも行う

引き継ぎを終えて異動になった後でも、必要に応じて後任者のフォローを行います。あらかじめ「何かわからないことがあれば連絡をしてください」と声がけをしておくのはもちろんのこと、異動した初日や、後任者が業務に慣れてくるはずの1~2週間後にこちらから連絡することも大切です。

また、自分が対応しきれなかった時のために、異動前の部署の同僚にフォローをお願いしておくと親切といえます。後任者の中にはなかなか周囲に質問できなかったり、業務内容に詳しい人をすぐに把握しきれない事も多いためです。前任者や配属部署の同僚が協力的な姿勢を見せることで、後任者の負担を大きく減らすことができます。

会社の大きな損害になりやすい「顧客情報」の引き継ぎ漏れ

引き継ぎにおいて特に丁寧に行いたいのが、「自分だけが知っている情報の引き継ぎ」です。
特に顧客情報については、引き継ぎ漏れがあると顧客や後任者に迷惑をかけてしまう可能性大。優先的に引き継ぎを行いましょう。

「コミュニケーションの履歴がわからない」リスク

顧客情報の中で特に属人化しやすいのが、相手とのコミュニケーションの履歴です。相手の個人情報は名刺を見ればわかりますが、前任者が取引先に行った提案の内容や、好みの土産などの細やかな情報まではわかりません。

先方に却下されたことがある提案や、なにげない世間話といった「当人同士にしかわからないコミュニケーション履歴」は一見ささいな情報ですが、取引先にとっては「既に一度済ませた話」であり、ささいな内容だからこそ繰り返し語るのが面倒になる情報でもあります。

このような「当人同士にしかわからないコミュニケーション履歴」を引き継いでおくと、後任者の仕事もスムーズになりやすいので、積極的に顧客情報の細部まで説明しておくことをおすすめします。

普段から顧客情報を共有しておくことが大切

ただし、個人の人脈を引き継ぐには、情報量の多さがネックとなります。短期間で自分の持つ人脈を文面にすることは難しいので、普段から名刺情報と一緒に情報を整理しておくことが大切です。

取引先情報とそのやりとりの一元管理が、スムーズな引き継ぎのカギ

取引先の担当者の情報とこれまでの打ち合わせの議事録をあらかじめ一元管理できていれば、連絡先情報とコミュニケーションの履歴をスムーズに引き継ぐことができます。これらの情報を管理・共有するのにうってつけの手段として、法人向けの名刺管理サービスがあげられます。社員が所有する名刺のデータ化をはじめとして、顧客情報のデータベースの作成などのサービスが受けられる点がメリットです。名刺管理の煩わしさをなんとかしたい人はもちろん、名刺情報とコミュニケーション情報を紐づけて引き継ぎ業務に活用したい企業に人気のサービスといえます。

システムを一元化することで共有や引き継ぎもラクになる

名刺管理サービスは、名刺の情報にさまざまな顧客情報を紐付けて管理できる点が大きな特徴です。氏名や会社の住所といった顧客の基本情報はもちろんのこと、取引を通して分かった先方の好みや、コンタクトを取ったことがある同僚の名前、商談の成否など、属人化しやすい情報を一元的にまとめることができます。

さらに、普段から社員全員で同じ法人向けの名刺管理サービスを使うことで、以下のメリットも生まれます。

  • 紙の名刺の引き継ぎが不要になる
  • どの部署に行っても同じインターフェースで顧客情報を管理できる
  • 異動後でも、異動前の顧客がどうなったのか把握しやすい
  • インターネットに繋がった端末があれば、どこからでも顧客情報にアクセスできる
  • 社内の人脈を自分のビジネスに活用できる
  • 顧客情報の重複や、営業先のバッティングが起こりにくくなる

普段から顧客情報を社内で共有しておくことで、「顧客情報の属人化を防ぐ」以上のさまざまなメリットが得られる点が魅力といえます。顧客情報を丁寧に引き継ぐことで会社の評判があがるケースも多いので、ぜひ参考にしてみてください。

おわりに

スマートに引き継ぎをするための3ステップや、人脈の引き継ぎ漏れのリスクを最小限に抑える方法などについてご紹介しました。昇進や転勤といった人事異動の辞令は、原則として拒否することができません。急な人事異動があった時でもスムーズに顧客情報の引き継ぎ等ができるように、名刺管理サービスなどを使って人脈の属人化を防いでみてはいかがでしょうか。

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