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働きやすい環境は生産性向上の鍵
一見、関連性がないと思われがちな「オフィス環境」と「企業の生産性」ですが、社員が１日の大部分を過ごすオフィスの環境づくりは、業務に与える影響が強いと言われています。自社のオフィスを見直して内装や席の配置を変化させ、働きやすい空間へと変えていく『オフィス改善』の動きがここ数年でどんどん加速しているのです。
では、働きやすいオフィスとは一体どのようなものなのでしょうか。
まず鍵を握るのが、オフィスの快適さです。働く場所の快適さは、社員の仕事に対するモチベーションを大きく左右するもの。快適で過ごしやすいと感じられる空間であれば無意識にモチベーションも上がって仕事がはかどりやすくなり、生産性の向上も期待できます。しかし居心地の悪いオフィスでは、集中力が続かないなどの問題から仕事のペースダウンを引き起こしかねません。滞在している時間が長いからこそ、オフィスの過ごしやすさは社員ひとりひとりの仕事の進め方に直結するのです。
この「快適さ」という要素には、精神的な過ごしやすさだけではなく、身体的な満足度も含まれているといわれています。以前話題になった、立ったままでも業務ができる高さ調整可能なデスク『スタンディングデスク』を覚えていますか。このデスクは「ずっと座りっぱなしでは（血流が滞る・腰を悪くする可能性があるといった理由から）身体に悪影響を及ぼすかもしれない」という考えに基づいて行われたオフィス改善の一例。社員の身体にかかる負担を軽減させて健康維持を可能にし、働きやすさにつなげることを目的としています。健康維持は業務を継続的かつ安定して進めるための外せない要素です。精神的にも身体的にも快適と感じられるオフィスを作ることで、社員ひとりひとりの生産性向上が期待されています。
そして、働きやすい空間を作るためにもうひとつ重要視されているのが、業務の行いやすさ。「仕事がスムーズに行えるよう動線を確保する」「社員同士のコミュニケーションが取りやすい席配置にする」など、働く人のことを考えた位置取りや席順を考えることも大切だといわれています。業務をスムーズに進めることができれば、無駄な時間やコストのカットも実現できるでしょう。「社内でプロジェクトの進捗が共有しづらい」などの問題点もオフィス内を変化させることで解消できるかもしれません。
働きやすいオフィス空間を作ることは、社員にとってだけでなく企業にとっても大きなプラスとなるのです。
話題のフリーアドレス制とは
『フリーアドレス制』は、オフィス改善で注目されている制度のひとつ。従来のオフィスでは当たり前だった個人のデスク・固定の席を廃止、オフィス内の空いている席（デスク）をその都度業務に合わせて利用して良いという点が最大の特徴です。外回りの社員が多く「デスクはあるのに空席が目立つ」という企業などでは、フリーアドレス制の導入によって省スペース化を実現できることから、オフィスにあまり広い面積を取れないといわれる日本でより注目度が高くなったのだとか。
フリーアドレス制のメリットは非常に多く、日によって仕事をする席の場所が変わって業務に新鮮味が生まれる、部署やチームが違う人とも隣同士になるため垣根を超えた社員同士のコミュニケーションが実現する、といった点は新たな発想やクリエイティブな着想のきっかけにつながります。また、共有デスクでの作業は、個人のロッカーやキャビネットから必要なものだけを持ち出し、業務が終われば収納するという流れを当たり前にします。資料なども社内で共有資料として保存されることが増えるので、オフィスの美化も実現できるのです。
しかし、メリットが多い反面、当然注意しなければならないデメリットも。
まず、従来のオフィス配置を変えるためのコストがかかるという点が挙げられます。個人デスクを共有デスクに変え、それに合わせたネット環境を整備して…と初期費用がかかりやすいのです。そして、せっかく制度を変えたとしても“いつもの場所”に座ってしまい結局は席が固定してしまう、「人に見られていると集中できない」という人が出てくる可能性も否定できません。
フリーアドレス制は「外回りが多く席を空けがち」「他部署とのコラボレーションを必要とする組織」に向いているといわれています。反対に経理をはじめ社内でデータを扱う作業が多い部署にはあまり効果を発揮しないそうです。導入を検討する際は、自社や部署のスタイルに合っているかを確認してから行った方が良いでしょう。
今のオフィス環境を見直すポイント
ここからはオフィス改善を実際に行ってみたいというみなさんに向けて、オフィス環境を見直すために必ずおさえておくべきポイントをご紹介していきます。
実現したい働き方のスタイルを明確に
オフィス環境を思い切って変えるためには少なからずコストもかかるもの。無駄なく効果的なオフィス改善を行うためには目的を明確にすることが肝心です。
近年では技術が発展し、テレビ電話機能を使えば会議はわざわざ会議室で行う必要がない、情報の共有は社内SNSで行うので収納庫は少なくていい、などオフィス環境を変える方法も幅広いものになっています。自分たちの企業に合ったオフィス改善を実現するためにも、このような働き方を実現したいというゴールをはっきりとさせなければなりません。目的がクリアになることで、この問題点を解決したい、これだけは残しておかないと不便といったように、どのようにオフィスを変えてくべきかの筋道も立てやすくなるでしょう。
実際に働いている社員の目線を忘れない
効率や生産性だけにこだわって社員に不快感を与えてしまっては元も子もありませんよね。オフィス改善を行う際には、しっかりと説明をして働く人の理解を得た上で行わなければなりません。社員へのヒアリングから見落としていた改善点が見つかることもあります。実際にそこで働く人がどう感じるのか、という点は常に忘れず心がけておくことが重要です。
こんなこともオフィス環境改善につながる
内装以外にも、ちょっとしたことでオフィスを快適にできるポイントがあります。例えば、空調。夏場クーラーが効き過ぎて冷えてしまうと体にも良くありませんよね。夏場・冬場ともに空調を適切な温度に設定することでオフィスの過ごしやすさは大きく変化します。ほかに自然光が入ってくるようにする、空気清浄を行って衛生的に良い環境にするなどもオフィスを快適にするためのポイント。本当に少しのことですが、この“少し”を調整するだけでも快適さに結びつけることができるのです。さらに、オフィスが駅近・通勤しやすいといったオフィスの場所も働きやすさに関連するそうですよ。
まとめ
今、働き方の多様化とともに、オフィスの環境づくりも非常に多様化しているといわれています。ここでご紹介したのもオフィス改善の代表的な例にすぎません。自分たちの企業に合ったオフィスはどんなものなのか、自社のオフィスを見直すきっかけにしてみてください。
