ビジネスSNS「グループウェア」の有効な使い方って? - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
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ビジネスSNS「グループウェア」の有効な使い方って?

投稿日:2018年07月31日
今や多くの企業が導入し一般的に浸透し始めている「グループウェア」。その有効な使い方ってどのくらいご存知でしょうか?今回は、 グループウェアの基礎知識や、その機能を最大限に活かすために押さえておきたいポイントをご紹介していきます。

グループウェアの基礎知識

グループウェアは『ビジネスに特化したSNS・管理システム』とも言われているツール。ここ数年で導入する企業数も格段に増えており、業務を効率化してくれる切り札として期待されています。

グループウェアはその名の通りグループ(企業内やプロジェクトチーム内など)での業務をサポートしてくれる機能を多数備えているのが大きな特徴。メール機能を使って連絡を取るのはもちろんのこと、複数の人でやり取りができるグループチャットでチーム全体とやり取りをすることができたりとグループ内のコミュニケーションをスムーズにするためのサポートをしてくれます。

さらに、仕事では欠かせない「情報の共有」がしやすいという点もグループウェアの特徴です。掲示板でチーム全体への通知が簡単にできるようになる、回覧板ではチーム内の誰が閲覧し、情報がどこまで共有されたかを確認する機能が備わっているなど、その都度業務に合った共有機能を選んで利用することができます。ファイル共有やスケジュールの管理機能もあり、これまで別々のツールやソフトを使って行っていた業務の多くがグループウェアひとつで完結。無駄な時間を削減でき、仕事の効率が上がって労働生産性がアップすると脚光を浴びています。

上記以外にも、ビデオ会議機能やグループウェア内で会社内の会議室や社用車の利用申請・予約ができる施設管理機能、ワークフローを備えたグループウェアも存在します。以前はソフトウェアをパソコンにインストールして利用するものが大半を占めていましたが、最近ではクラウドサービス型のグループウェアも続々と登場してきました。インターネット環境さえあればグループウェアにアクセスできるので、会社内のパソコンだけではなく、社員個人が持つスマートフォンやモバイルデバイスひとつで「企業・チームの現状」をリアルタイムで把握することも簡単にできるようになるでしょう。

グループウェア有効活用方法

まず、グループウェアを活用する上で欠かせないのがコミュニケーションの効率化。先述の通り、グループウェアにはチーム内での情報共有をスムーズに行うため機能が非常に多く備わっています。掲示板・回覧板機能では上司からの指示を即座に共有できるため、より素早い反応が可能です。上司からの指示といったトップダウン式の情報共有だけにはとどまらず、現場からの状況報告もリアルタイムで受け取れ、現場に沿った対応を即座にとりやすくなることもグループウェアの利点と言えるでしょう。この機能があれば、本社と出先・支店にいるチームメンバー…といったように物理的に離れた場所からでも時差なしで情報を確認できるようになります。

それ以外にも、社内で行う簡単なアンケートや意見調査も紙を使わずにグループウェア内で済ませることができるでしょう。情報の共有や連絡を早くすることは、業務全体の効率をアップすることにもつながります。登録メンバー全員に情報が共有されるので、従来の一斉送信メールなどに比べて、伝達漏れの心配もありません。

そして、グループウェアには過去の文書やチーム内のやり取り、スケジュールや経費といった多くのデータが蓄積されています。いちいち過去のファイルを引っ張り出して確認しなければならなかったデータもグループウェア内なら、必要な情報をすぐに検索することが可能です。

これらのデータを有効に活用できるといわれているのが「業務の見直し」。どのプロジェクトにどれだけ経費や時間がかかったか、どのようなプロセスで業務が行われていたかという記録を簡単に確認できるため、過去の事例を見直して業務改善に役立てることができます。進行中のプロジェクトに似たケースを探して業務の参考にしても良いでしょう。たくさんのデータをすぐに分析できるため、企業のリスクマネジメントにもつながります。

さらに、企業内のシステムがグループウェアに統一化されることで、紙の消費を減らすことにつながるなどの理由からコストダウンにつながるという点も注目されています。

グループウェアを効果的に使うポイント

ここからは、グループウェアを効果的に使う際に忘れてはならないポイントをいくつかご紹介していきます。

企業・チームに合ったグループウェアを選ぶ

ここ数年で導入・利用が一般化してきたこともあり、多くの種類が揃うグループウェア。せっかく導入したのに「思っていた機能と違って使いこなせなかった」では意味がありません。グループウェアの効果を生かすには、たくさんあるサービスの中から自分たちの企業やチームに最適なものを選ぶことが大切です。導入にはそれなりにコストもかかるため、失敗は絶対にしたくないですよね。

そこで注目すべきは、各グループウェアが持つそれぞれの強み。提供されているグループウェアはそれぞれ「チャット機能充実」「ファイル・文書共有機に力を入れている」などの特徴を持っています。導入を検討する際は「タスクやスケジュール管理を効率化したい」「社員が出先にいることが多いので場所を選ばないタイプがいい」などチームの目的にあった機能が充実しているかに注目してから選ぶようにしましょう。

導入するなら理解をちゃんと得てから

グループウェアは、導入作業をしっかりと行うことがポイントです。導入後も「グループウェアはあまり利用せず、慣れた従来の方法を利用しっぱなし」になってしまっては中途半端に以前の管理方法が残ってしまい、2つの方法を並行して行わねばならなくなってしまいます。これでは、逆に仕事の効率を下げてしまう可能性も。もし本当に導入するなら、管理方法が変わることを社員にちゃんと理解してもらった上でスタートすることが肝心です。導入後は「使いやすい機能からスムーズに移行ができるよう」チーム内での協力も必要になるでしょう。ペーパーレス化やコストダウンを狙って導入する場合は、特に気をつけたほうがいいポイントです。

あくまでも業務を支援するツール

グループウェアは、社内SNSに比べて業務システム・仕事用ツールとしての色が濃いという特徴があります。自由に新しいグループを立ち上げたり退会したり、投稿ができたりと社員個人が自由に操作できる社内SNSとは違い、グループウェアではグループ立ち上げは管理者の許可を得てから、自由な投稿機能もついていない場合がほとんどです(業務に必要な掲示板へのアップ等は除く)。そのため、立ち上がるグループはあくまでもプロジェクトごとに作られたものなるでしょう。ビジネス特化SNSとはいっても、これまでの社内SNSとはちょっと違った部分があることを忘れてはいけません。

それぞれの機能を理解してグループウェアと社内SNSを使い分ける、社内SNSの機能を包括したグループウェアを導入するなど、こちらも自分たちの企業にあった方法を選ぶと良いでしょう。

まとめ

グループウェアを上手に使いこなせれば、業務の効率は格段にアップします。そのためにはチームに合ったものを見極めることが肝心です。「チームのどこを強化したいか」を考えることで、職場環境を見直すひとつのきっかけになるかもしれません。

この記事の情報は2018年07月31日のものです

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