名刺管理システムとSFAの違いとは?名刺管理システムのメリット - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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名刺管理システムとSFAの違いとは?名刺管理システムのメリット

投稿日:2015年10月13日

はじめに

名刺管理

名刺の情報をデータ化して共有することで、人脈の見える化を図る名刺管理システムは、幾多の企業で導入されています。一方、営業支援システムであるSFAも同じような機能を持っています。

さて、名刺管理システムとSFA、両者の違いは何でしょう。名刺管理システムの特徴とメリットについて説明します。

機能数の違い

名刺管理システムは、その名の通り名刺情報をデータベース化し、情報の共有化と活性化することを目的としています。顧客へのコンタクト履歴など、簡単な営業情報を記録できるシステムもありますが、あくまでも補足的な機能です。

一方SFA(Sales Force Automation)は、営業業務を効率化することや、営業力の強化などが主な目的となっており、営業活動の履歴から商談の進捗を段階的に、かつ客観的に確認できるようにしたシステムです。そのため、名刺情報の管理や共有はその中の一つの要素でしかありません。

両者を比べると、SFAの方が機能が豊富で、できることもたくさんあります。逆に多機能かつ高機能であることが、SFAの定着と有効活用を妨げる要因になってしまうことがあります。SFAの導入に失敗した企業の関心が、名刺情報に焦点を絞った名刺管理システムに集まっているのは、そのためのようです。

名刺に特化することで得られる効果とは

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営業パーソンにとって名刺交換によって得た名刺は、年間数百枚におよぶこともあるでしょう。BtoB営業のように、名刺交換の機会が多く、直接の顧客以外の関係者の名刺が机の中にあふれかえるようであれば、名刺管理に特化したシステムの方が適しているかもしれません。

一方SFAは、営業支援のひとつの機能として顧客情報管理があるので、どの案件にも関連しない人の情報を有効活用するには適さないでしょう。

また名刺管理システムは、名刺を中心に、社内の人脈や、顧客の企業の組織構成、関連するニュース、コンタクト履歴などの情報を紐づけることで、「名刺」というツールの情報価値を最大限に活用することに的を絞っています。システムで重視する対象が明確でわかりやすいことから、企業や営業にも受け入れられやすく、使い方もシンプルなので、効果を出しやすいと言えるでしょう。

営業負荷の軽減

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SFAでは、基本的に顧客情報もそれ以外の情報も、入力は利用者自身が行います。この膨大な入力作業がSFA定着を妨げる要因の一つとなっています。つまりかえって営業の業務効率を悪化させるという側面があるということです。

一方名刺管理システムは、スマホやスキャナで名刺を取り込むだけで、高い精度でデータとして蓄積できる仕組みになっています。スキャンした情報のデータ変換するときの読み込みのミスのチェックや修正は、システムのメーカー側が請け負ってくれるので、利用者の負荷は劇的に軽減されています。

この手軽さこそが名刺管理システムの大きな特徴で、人気の秘密でもあるのです。

シンプルで低コスト

SFAも名刺管理システムも、営業業務の効率化と営業実績の向上を目的としています。それであれば、日報や見積書、打合せ記録など全ての営業情報を吸い上げ、管理する多機能なSFAの方が、業務効率を図ることができそうですが、企業のニーズは必ずしもそうではないようです。

導入コストと得られる効果のバランスを考えた時に、ルールが複雑で、操作が難しく、作業が営業に負荷を与える高価なSFAシステムに二の足を踏む企業が少なくないということです。

名刺管理システムは「何ができるか」が明確なこと、そして操作がシンプルでわかりやいことや、価格設定がSFAに比べて比較的低価格なことなどが導入への敷居を低くし、採用に積極的な企業を増やす要因となっているようです。

おわりに

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これまで紙のまま保管され、一個人に所有されたままホコリを被っていた名刺を、データにして共有するというシンプルな仕組みが名刺管理システムです。営業は手間をかけることなく会社全体と顧客企業との人脈を可視化し、営業活動に役立てることができるのです。この手軽さが、営業の機動性を損なわずに成果を導くための要因と言えそうです。

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