名刺管理で見なおす働き方改革

外出時のスキマ時間をうまく活用して最大の成果を出す方法

投稿日:2018年03月20日  最終更新日: 2018年03月20日
働き方改革で注目されている「生産効率の向上」。発達したIoT技術の活用により、効率の良い仕事を実践できるようになったと感じるビジネスマンも多くなっています。今回は、特に外出時に発生しがちな「スキマ時間」を有効活用し生産効率向上につなげて行くための方法をご紹介します。

外出が多い職種はスキマ時間の活用が生産性に大きく影響する

仕事での生産効率向上の必要性がさまざまな場所で叫ばれています。現在の日本はGDPベースでは世界の上位にとどまっていますが、1人当たりの生産性については、欧米に比べ低いと言われ、人口減少により限られた労働力を、効率的に活用することが今後の課題とされています。また、働き方改革が進む中、多くのビジネスマンがそれぞれの時間の有効利用・効率化を図って生産性を上げる方法について大きな興味を抱いていることでしょう。特に外回りの営業マンなど、外出が多い職種の方にとっては、実際の営業先とのミーティング・コミュニケーションの時間はわずかで、移動時間や待ち時間といった「無駄」な時間のために生産性が下がってしまい、悩みの種となっているという意見が多く聞かれます。 今回は、生産性向上に貢献する、スキマ時間の活用法について、さまざまな方法をご提案。ぜひ参考にしていただき、仕事の効率を上げてみてはいかがでしょうか?

スキマ時間をうまく活用するためのtips

仕事をしていく上で、いつでも外部の方がこちらを尋ねてくれるものではありません。たいていの場合、相手様の場所へ伺って仕事を進めることばかりではないでしょうか?オフィスに構えて仕事をしながら、その場で取引先との交渉やミーティングが行えれば効率が良いですが、なかなかそのように思い通りに行かないもの。また、外回りの営業でも、取引先が同じ地域ならばともかく、都市をまたぐ先方への営業活動となると、交通手段が発達した現代とはいえ、一日仕事になってしまいます。できるだけ多くの営業活動やミーティングをこなしたいのに、先方にお会いするだけで一日かかるということではなかなか生産効率が上がらないものです。 ここでは、そのような状況でも、少しでも効率よく仕事を進められる方法について、いくつかアイデアをご紹介します。

1 シェアオフィスで雑務をこなす

オフィス街だけでなく、さまざまな街に点在しているシェアオフィス。ノマドワーカーといわれるビジネスマンが多くなるにつれ、その存在は広告や街中のビルボードなどで目にする機会も増えています。これらシェアオフィスは新規事業をスタートアップする産まれたばかりの個人企業や個人事業主が利用するものだというイメージをお持ちの方が多いと思いますが、実は企業に勤めるビジネスマンにとっても活用しがいのある場所にもなっているのです。たとえば主要なオフィス街に複数展開しているシェアオフィスを活用することで、気軽に外でのスキマ時間にちょっとした雑務をこなすことが可能になります。シェアオフィスには必要なWIFI機能やくつろげるソファー、一息つけるドリンクサービスなどが整っているので、自分でWi-Fiの契約をして持ち歩いたり、毎回カフェのドリンク代を支払うといった余計な支出を省きながら、毎月一定額を支払うだけでスキマ時間に生産効率を上げる手助けになるはずです。カフェなどでは広げることができない重要書類や資料などをプライバシーを確保しながら扱えるのもシェアオフィスの利点。細かい数字などの確認もでき、ちょっとした時間でも仕事がはかどりますので、スキマ時間を有益な時間に変えてくれでしょう。

2 ミーティングの内容を記録する

多くのビジネスマンがスマホやタブレットをスケジュール管理やメモ帳代わりに活用しています。ビジネスミーティングでも、手帳よりもPCやタブレットでメモを取ることが当たり前になっています。そのようなメモですが、端末の中に収めてしまうといざというときにどこにしまいこんだかわからなくなることが多いのが難点。そのようなことが無いように、ミーティングの後のスキマ時間を整理整頓や思い出して記録する時間に充ててみてはいかがでしょうか?記憶というのはその直後から徐々に薄れてしまうもの。特に忙しくミーティングを繰り返すビジネスマンにとってはなおさらです。ミーティングや商談を今後の営業に活かし、より精度の高いものにするために、スキマ時間を活用してみてはいかがでしょうか。

3 近くの企業に寄り、関係性を深める

外回りのビジネスマンにとっては、自身が担当する営業エリアが指定されている場合が多いですよね。その地域内の取引先へのルートセールスがメインであれば、先方との商談やミーティングスケジュールのスキマ時間をその地域の別の取引先とのコミュニケーションの時間に割くことがオススメです。通常の商談やミーティングでは事前にスケジュールをあわせて決まった時間に訪ねるものですが、このような事前アポイントが無い状態で先方にお邪魔することで、普段と違ったリラックスしたちょっとしたおしゃべりが新しい仕事を産むことも。気軽にいただけるお茶菓子のようなちょっとしたお土産を持参すれば、なおさら時間を有効活用できるはずです。突然お邪魔するとなると連絡するのに躊躇してしまうかもしれませんが、そこは少し勇気を出して電話することで意外とスムーズに進むことも。スキマ時間が新たな仕事に繋がる可能性があると考えれば、とても生産性が高い時間の使い方ではないでしょうか。

4 商談中に録音した内容を聞き直す

スマートフォンのボイスメモ・録音アプリなどの浸透によって、多くのビジネスマンがそれらアプリを利用しているようです。ミーティングでの細かなミスを排除したり、リマインダーとしての活用が気軽にできるようになり、トラブル回避の観点からも有効活用されています。これらのボイスメモ・録音機能はいわば要約ではなくミーティングすべてを網羅しているため、ポイントポイントでの必要な情報を聞き直すには多少のコツや時間が必要です。そのような聞き直しに最適なのが今回取り上げているスキマ時間。ちょっとした移動の間に、イヤホンでミーティングの復習をすることで、そのミーティングの習熟度が増すこと間違いありません。次回ミーティングでの課題や、それまでに解決するポイントを改めて頭に入れることができますのでぜひ試してみてはいかがでしょうか。

【まとめ】社外でも十分に働ける環境整備が重要

このように、スキマ時間の有効活用は、近年のIT技術・IoT技術の発展によるところが多いこともおわかりになるのではないでしょうか。たとえばWi-Fiの整備無くしては多くのことができなかったはずですし、社外にいながらにして必要なデータにアクセスできるようなクラウドサービスの環境が整わなければ、外での活動にも制約ができてしまい、今回ご紹介したようなスキマ時間の活用はなかなか不可能なままだったはずです。
このように、今後もさらに発展するであろうクラウドサービスやIoT技術を活用し、生産性向上のために時間を有効利用できるよう心がけてみてください。

この記事の情報は2018年03月20日のものです

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