意外と盲点!もう一度見直したい名刺交換のマナーと取るべき行動 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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意外と盲点!もう一度見直したい名刺交換のマナーと取るべき行動

投稿日:2016年04月05日  最終更新日: 2017年09月21日
目次
はじめに
名刺交換のマナー
海外の名刺交換事情
意外と盲点!名刺交換時に取るべき行動
名刺交換を営業活動に繋げるために(番外編)
最後に

はじめに

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ビジネスパーソンが初めて顔を合わせた時に、必ずと言っていいほど行うのが名刺交換。しかしたまに「この人の名刺のマナー少し変わっているな」と違和感を感じたことはありませんか。さて、この時、正しいのはどちらでしょう。もちろん自分だと思う方が大半ではないでしょうか。

ここで今一度、名刺のマナーについて点検してみるのはいかがでしょう。名刺交換にもすっかり慣れて、誰かに注意されることもないので、意外に自分のマナーがおかしいことに気づかずにいるのかもしれません。

万が一、自分の名刺マナーが間違っていることに気づかないでいたら、それだけで大切な取引をひとつダメにしてしまうこともあるかもしれません。

そして、あなたは名刺交換を「その場での挨拶程度」で済ませていませんか?名刺交換は今後のビジネスパートナー作りのきっかけでもあり、売上にも直結する大切な行いです。後々名刺を確認したときに「この名刺の人誰か忘れた!」となっては意味がありませんよね。そこで、今後につなげる為に”意外と盲点”という視点からとるべき行動も合わせて紹介していきます。

名刺交換のマナー

さあ、それではまずは名刺交換のマナーについてもう一度復習してみましょう。

ビジネスにおける上下関係

まずはビジネスにおける上下関係を正しく認識しましょう。
営業活動において上下関係を決定づけるのは、社会的地位や年齢ではありません。お金を出す方(顧客)が目上で、お金をもらうほう(営業)が目下になります。上下といっても過分に卑屈になるためではなく、正しいマナーに則った「振る舞い」のために、このように認識します。名刺交換も、ここでいう目下の者から先に名刺を差し出すのが大前提となっています。

名刺入れにはキレイな名刺がストックされていますか?

これは準備段階のチェックポイントになりますが、折れてしまったり汚れてしまっている名刺を渡すことはマナー違反になります。また、急に名刺交換を求めれられることもあるので、交換するための名刺をきらすことがあってはいけません。意外とこの失敗を犯している方は多いので、外出前にはしっかり確認しておきましょう。

名刺を渡す時

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名刺交換は立って行います。また、テーブル越しで行うのはNGです。きちんと相手の前に立ち、正しい姿勢をとり、名刺は胸の高さに両手で持ちます。テーブルなどを間に挟むと、姿勢が崩れ動作が不自然になり、何よりも名刺交換が「ついでに」行うような軽々しい行為になってしまうからです。初めてお会いするのですから全身で敬意を表すことが大切です。

名刺交換は営業側が先に顧客に名刺を先に渡します。相手の差し出す名刺の位置より低い位置で差し出しましょう。名刺は名刺入れの上に載せて渡します。名刺入れはお盆の代わりと言われます。例えばお茶をお客様に出す時に、湯のみを手で掴んで渡しませんよね。お盆に載せてお持ちします。これと同じと考えれば良いでしょう。

名刺は名刺入れから出します。ポケットやお財布から直接出すのはマナー違反です。名刺が折れていたり、汚れていたりするのは先も話したように論外です。大切な人には美しいものを渡すのです。逆に言うと、相手は美しいものを受け取ることで、敬意を持たれていると感じるのです。

ハキハキと明瞭に「株式会社☓☓の◯◯と申します。」と相手の目を見て名乗り、低頭します。この時、名乗りが済んでからお辞儀をしましょう。名乗りながら頭を下げるのは美しくないのと言葉が聞こえにくくなるからです。その上で名刺を相手に渡します。名前はフルネームで伝えるのが丁寧とされます。

名刺を受け取る時

名刺を受け取る時は、「頂戴いたします。」と言葉を添え、両手で受け取ります。渡す時と同様で、名刺は名刺入れの上に置いてもらいます。この時、相手の会社の名前やロゴの上に指がかからないようにしましょう。

頂いた名刺は自分の胸よりも高い位置で見ます。「◯◯様ですね。」と復唱し確認します。この時、読み方がわからなければ「失礼ですが、お名前はなんとお呼びすればよろしいでしょうか。」と確認をします。このタイミングで聞くのは失礼にあたりません。

テーブルについたら、頂いた名刺は名刺入れの上に載せておきます。商談中に不必要に名刺に触るのは失礼な行為なので気をつけましょう。複数の場合は相手方の並んでいる順番に置きます。名刺入れの上には相手方の役職の一番高い人の名刺を載せます。名刺を名刺入れにしまうタイミングは、商談が終わった後や先方が名刺入れに名刺を入れた後がベターです。

複数で名刺交換をするとき

自社も相手も複数の場合、自社の役職の高い者が相手の役職の高い順に渡します。役職の低い人に先に名刺を渡したり、上司より先に名刺を渡したりするのは絶対にやめましょう。

尚、人数が多く、テーブルの上に名刺を置くスペースがなければ無理に置く必要はありません。失礼しますと一言添えて名刺入れに入れても問題ありません。

海外の名刺交換事情

海外での名刺マナーは日本とは異なるので、その違いを押さえておかないとビジネスシーンで恥をかくことにもなりかねません。次は、最低限知っておきたい海外の名刺事情を特選してご紹介します。

名刺とビジネスマン

名刺の前に、まず握手

海外ではいきなり名刺交換をするのはNGです。初対面かどうかにかかわらず、社交場では相手の目を見てにこやかに握手することが、日本における挨拶にあたります。まず握手を交わし、できれば自己紹介をおこなってから名刺交換するようにしましょう。日本のようにまず最初に名刺を渡そうとするのは、海外の方にとっては「挨拶もせずに要件を伝えようとすること」と同じことになります。握手のマナーは基本的に目上の人から先に手を差し出すのが一般的ですが、相手が女性の場合は、女性から手を差し出すのがマナーとなっていますので気をつけましょう。

名刺交換は必要な人とだけ

日本では商談に参加した全ての初対面の方と名刺交換をするのが一般的ですが、海外では「名刺交換をしておいた方がいいだろう」と思った相手としか名刺交換を行いません。名刺を交換しないまま先方が帰ってしまった、なんてケースにならないために、名刺交換のタイミングが掴めない場合はこちらから申し出ることも大切です。

自由な行動にも驚かない

名刺の扱いは日本ほど重要視されていないので、名刺交換をすると角の曲がった名刺や汚れた名刺を渡される場面に出くわすこともあり、中には商談中に相手の名刺を目の前でメモ代わりに使う方も多いです。そんな時は決して粗雑に扱われていると思わず、国ごとに違う文化なんだと考えておくのが寛容です。しかし最近では日本の名刺マナーが広く知られているため、名刺交換を日本式に合わせてくれるところもあります。対応は柔軟に行う必要はありますが、キレイな名刺を渡すといった基本的なマナーを怠らないようにしましょう。

プライベートで名刺交換する習慣は日本だけ?

名刺はあくまでビジネスのためのツールという認識ですので、日本のようにプライベートで名刺を交換することはほとんどありません。ギフトカードを送る時など、プライベートの時はSocial Cardというものを使用します。Social Cardは名刺とは違い、名前にはMrやMrs、Msなどの敬称が入っており、代わりに住所等はあまり入れません。このように、海外の名刺はビジネス用とプライベート用に分かれていることを頭に入れておきましょう。

意外と盲点!名刺交換時に取るべき行動

さて、名刺交換はビジネスチャンスにつなげるものであり、「ただの名刺交換」で終わってしまうのは勿体ないことです。相手のことを忘れず、そして相手からも良い印象を得ることができるようになるための行動をご紹介します。

新規顧客の発見

裏面を見て会話のきっかけを作る

名刺交換時は基本的に表面に載っている企業マークや理念などを見て会話のきっかけを探しますよね。しかし実は名刺の裏面の方が、会話のきっかけを作れる工夫されたネタが隠れていることが多いのです。実際にあった例をご紹介します。

  • 社長直々の筆ペンで一言メッセージが書かれている
  • 営業マンが好きな「人生の教訓」が書かれている
  • 好きな自社商品を紹介し、理由と一言が添えてある

この内容を見ればすぐに会話のネタとして拾えます。相手の営業マンも「裏面見てくれないかな」とソワソワしているかもしれません。名刺交換時での「数分の会話」は、相手との距離を縮める効果が絶大です。ぜひ裏面を確認するクセをつけましょう。

裏面が白紙であればメモとして活用する

相手の目の前でメモをするのはいけませんが、デスクに戻ってから「相手を忘れないためのメモスペース」として活用しましょう。年齢・話し方・趣味・顔の特徴・会った場所・日付などの特徴や印象を箇条書きにしたり、顔のイラストを描くのも瞬時に思い出せるので効果的です。

連絡宛先を確認しアピール

「近々ご連絡させていただく際は、こちらの電話番号でよろしいでしょうか?」と一言確認することは大切です。なぜなら、相手が電話してほしいと思っている番号にかけることができ、「あなたと今後もお付き合いしていきたい」というのをアピールできるからです。特に後者の場合は重要で、番号を確認するときに「今後○○の件でご連絡させていただきます」などと添えると、相手に今後も付き合いがありそうだという感じを抱いてもらいやすくなります。

相手に名刺を渡す際は時計回り

名刺交換時に何気なく相手に名刺をお渡ししていませんか?実は「時計回り」に回転させてから渡すのが本来の渡し方とされています。まずは、名刺を取り出し正面を自分に向けます。そして時計回りに回転させて名刺交換を行います。これによりスムーズな印象を与え、他の人とは違うなと潜在的にイメージを持ってもらいやすいようです。

名刺交換を営業活動に繋げるために(番外編)

顧客管理を目的とした名刺ホルダー活用術

ビジネスにおいて、名刺を1枚獲得するのにかかるコストはいくらになるかご存じでしょうか。1枚5000円~の価値があると言われ、役職が上がれば上がるほどこの値も上がっていきます。ですので、名刺交換を名刺交換で終わらせてしまうことほどもったいないことはありません。営業活動につなげるには、名刺交換後のアクションが重要です。そこで、名刺交換だけで終わらせない、営業活動へつなげるための4つのアクションを最後にご紹介します。

名刺をカテゴリ別に整理する

いつ・どこで・どんな人と名刺交換したか忘れてしまう事のないように、名刺交換をしたらすぐに名刺を整理してみましょう。その際、後々も探しやすいようにカテゴリ別に分けるとなお良しです。名刺ファイルでも可能ですが、かさばる場合はアプリを使うのもいいかもしれません。名刺管理アプリであれば、すぐにデータ化できて、整理・検索がしやすく持ち運びの負担もないので便利です。

名刺交換後のメール送信

名刺交換後にお礼メールを送ってコンタクトを取るようにしましょう。事前に定型文を作っておいて、その人に合わせた一文を追加していくと良いでしょう。メールでは、相手の業種に合わせて送るメールの内容を変えていくことが大切です。食事のお誘いや仕事の話を交えてもいいですが、いきなりその話をしづら場合は、はじめはお礼と自己紹介程度に留めておき、返信の感じを見てから仕事の話につなげていくなど工夫できると、相手にも悪い印象を与えません。

人脈リストとして管理

カテゴリ別に整理した中で、今後に繋がる人はさらに選別して人脈リストとして管理しましょう。その人脈リストはそのまま営業リストに活用できます。労力がかかりますが、今後に繋げたい人の名刺を他の名刺と一緒に埋もれないように工夫するひと手間が、他のビジネスマンとの差になってきます。

名刺管理サービスを活用

今まで名刺の整理に馴染みがなかった人には、こんなに面倒なのかと思うかもしれません。特に紙の名刺でここまで管理するとなると大変です。これが名刺管理アプリや名刺管理ソフト、クラウドサービスを使ってデータ化してしまえば、フォローやリスト化が容易にできます。無料でも多くのサービスが対応しているので、交換した後に名刺管理サービスに取り込むということを習慣づけていくと活用の幅が広がります。

最後に

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細かくて面倒に感じられた方もいらっしゃるかもしれません。マナーや行動全般に言えることなのですが、根底にあるのは、相手を敬い尊重する気持ちを伝えるためです。これから共に仕事をするパートナーだからこそ、相手を敬う気持ちは大切なのです。初めての出会いの場で最初に行うのが名刺交換です。この時きちんとマナーをわきまえていることが、すなわち相手への敬意を表現することになるのです。相手のことを忘れず、そして相手からも良い印象を得ることができれば今後ビジネスの場で必ず役立つでしょう。

この記事の情報は2017年09月21日のものです

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