キックオフミーティングで今後の関係を円滑に進めるための名刺交換のポイント

はじめに

プロジェクトの開始時に行われることの多いキックオフミーティング。 企業内部で行われることもあれば、複数の関連企業のチームリーダーが集まって行われることもあります。 その後のプロジェクトの方針や目的共有のために行われるとあって、たくさんの名刺が飛び交うのもこのミーティングの特徴と言えます。 今後のプロジェクトを円滑に進めるためにも、参加メンバーとはよりよい関係を築いておきたいもの。しかし、参加人数が多くなると何かとバタバタしてしまったりして、結局名刺交換しか出来なかった…なんて苦い思いを経験した方も多いのでは？ そこで今回は、キックオフミーティングで相手との距離を縮め、プロジェクトを円滑に進めるための名刺交換のポイントをご紹介します。 少しの時間で相手からの印象も大きく変わるはずです。ぜひ参考にしてみてください。

1.名刺交換した後、相手の名前を呼んで挨拶する

「はじめまして、○○と申します」。 名刺交換をする際、このように自分の名前を口にしながら渡す方がほとんどです。 これは相手に自分の名前を覚えてもらうための方法の一つと言えます。 しかし、相手に名刺を頂いた際、相手の名前を復唱する方はどれくらいいらっしゃるでしょうか。 相手の名前に読みにくい漢字が使われていたりすると、確認のために相手の名前を確認することはあるかもしれませんが、改めて名前を復唱することはあまりないかもしれません。 しかし、実は相手に名前を呼んでもらうことで、相手との距離を縮めることができるんです。 これはコールセンターやテレマーケティングなどでも使われている手法です。 電話でのやりとりは、顔が見えない分信用を得るのも難しいものです。 そんなとき、電話をもらった時や保留から戻った際に「お待たせしました、○○さん」と呼んでもらうと、何だか安心しませんか？ この名前をコールする手法を、名刺交換時にも利用しましょう。 名刺をもらった時に「○○さん、今後ともよろしくお願いいたします」と言った形で、一言添えると、わざとらしくなく相手の名前を呼ぶことができます。

2.名刺の情報を元に、軽く言葉を交わす

名刺を交換したものの、どんな相手だったか記憶にない…という経験をしたことはありませんか。 名刺は仕事をする上での、自分の顔ともいうべきツールです。 しかし、渡すだけでは相手の記憶には残りづらいものです。 そこで、名刺をもらったら、名刺の情報から相手と軽く言葉を交わすことを心がけてみてください。相手がデザイナーであれば、名刺のデザインなどについて話をするのもよいでしょう。 少しでも相手と話を交わすことで、相手の印象が大きく変わります。 長く話をし過ぎると、相手に時間を取らせることになってしまうので、交わす言葉は簡単なもので結構です。 相手に興味があるということを示すことが大切です。

3.自分の話をしすぎない

軽く会話を交わすときに注意したいのが、自分の話をしすぎないことです。 人は基本的に自分の話を聞いてもらうことに喜びを感じますが、相手が一方的に話す内容を聞くことをあまり好みません。まして出会ったばかりの人の話には、興味の沸かない人も多いはず。 軽く会話を交わす際は、できるだけ相手から会話を引き出して話をすすめるようにしましょう。 自分の話は、相手の話を引き出すための材料程度に考え、相手の話に相槌を打つような形で話を進めるようにしましょう。

終わりに

いかがでしたか？いずれも明日からすぐに取り入れられるような、簡単なものばかりだと思います。 これから始まるプロジェクトを円滑に進めるためにも、キックオフミーィングの際にはぜひこのような名刺交換術を取り入れてみてはいかがでしょうか？