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海外出張も怖くない!外国人と名刺交換する時のマナーとは?

投稿日:2018年08月28日
初対面の相手と最初に名刺交換を行うのが日本のビジネスルールです。名刺交換のマナーはいろいろありますが、いざ海外へ出てみると日本とは全く異なるマナーに戸惑う人もいます。今回は、日本と海外の名刺交換の違いについてご紹介します。

海外と日本における名刺交換の違いって?

日本では当たり前なことも、海外では失礼にあたる行為と捉えられることがあります。ビジネスでは、基本的に訪問者が相手のマナーに従うのがルールですから、海外で仕事をする可能性がある人は、海外の名刺交換の違いをきちんと押さえておく必要です。これから実際にどのような点が違うのか詳しく説明していきましょう。

いきなり名刺を差し出さない

アジア諸国での名刺交換マナーは日本とほぼ同じなのですが、欧米ではあまり名刺交換を重要視していません。日本の名刺交換のように、いきなり名刺を差し出して挨拶をするのではなく、まず握手を交わすのが一般的。握手をする際のマナーなどは後述しますが、実は初対面の商談相手に対しいきなり頭を下げながら名刺を差し出すのは失礼にあたるのです。

握手を大切にする

欧米では、名刺を交換する代わりにまず握手を交わします。握手では、目上の人が先に手を出します。レディーファーストが浸透している欧米諸国では、女性がいる場合は女性が先に手を差し出すことになっています。握手を求められたら、ガッチリと手を握り返し、相手の目を見て笑顔を見せ、敵意がないことを伝えます。この時、弱々しく握り返したり目を背けたりしてしまうと、取引をする意思がないと思われたり、何か隠し事があるのではないかと思われる可能性があります。最悪の場合、商談が失敗してしまうこともあるので気をつけましょう。名刺交換よりも、最初の握手をしっかりと行うようにしましょう。

受け取りやすさのほうが大切

日本では、名刺を渡す際に相手が文字を読みやすいように渡すのがマナー。例えば縦型の名刺であれば縦に渡し、横型であれば横向きのまま渡しますが、海外では相手が受け取りやすいように縦に名刺を渡すことが多いです。渡す際も、日本のように両手を添えて差し出し、片手で相手の名刺ケースの上に置きつつもう片方の手で相手の名刺を受け取る…というような堅苦しい動作が求められることはほとんどありません。「はい、どうぞ」というような感じで縦に差し出されることが一般的ですので、そのようにやってみてください。

机の上に並べない

日本では、交換した相手の名刺は商談が終わるまで机の上に並べておくことがマナーとされていますが、海外ではその必要はありません。名刺交換マナーが日本とほとんど変わらない国であれば、机の上に並べておいたほうが無難ですが、海外では交換してすぐに名刺をしまいましょう。名刺のしまい方も日本とは異なります。名刺ケースなどにしまうのではなく、胸ポケットやズボンのポケット、カバンの中に直接しまう人も多いです。日本の名刺交換に慣れている人は、そのような行為を目の当たりにするとギョッとしてしまうかもしれませんが、海外では当たり前です。

日本ではタブーとされるあんな行為も…

日本では、名刺交換でタブーとされる行為がいくつかあります。例えば、交換した名刺をすぐにしまうことや、ポケットやカバンに直接しまうことは先ほど書きましたよね。このような行為が海外では行われることがあるように、他にも海外では名刺をメモ代わりに使うことがあります。名刺を交換した人の目の前で直接何かを書き込むなんて、日本ではご法度中のご法度。見た瞬間取引がなくなってしまいそうなレベルのタブー行為ですが、海外では、特にそういった概念がありません。ですから、自分の目の前で名刺に何かをメモされても、驚かないようにしましょう。

日本の名刺に対する考え方とは?

これまで日本と海外の名刺交換の違いについて紹介してきましたが、そもそもなぜこのように大きな違いがあるのでしょうか?それは、日本人に浸透している「アニミズム」という考え方が影響しているからという意見があります。「アニミズム」とは、モノにも魂が宿っているという考え方のことですが、その考え方に基づき、名刺をその相手のように取り扱っているのです。一方海外では、「アニミズム」という考え方がありません。名刺は名前が書いてあるただの紙切れという感覚なのです。そう考えると、名刺をメモ代わりに使う人がいても何も不思議ではありませんよね。

国ごとに異なる名刺の捉え方

ひとくくりに海外といっても、国ごとで名刺交換の方法は異なります。それでは、海外出張の行き先としてよく知られる国の名刺の捉え方を簡単に紹介します。

中国

中国での名刺交換は日本とほぼ同じだと言われていますが、最近では名刺のペーパーレス化が進んでいるそう。日本でいうLineに似たコミュニケーションアプリ「WeChat」を使って名刺交換を行うビジネスマンが増えています。スマホを差し出して、「WeChatで名刺交換をしましょう」と言われるそう。

シンガポール

シンガポールでは、まず握手をしながら挨拶を交わすのが一般的です。名刺交換はありますが、マナーは日本と同様で両手を添えて相手に渡します。名刺を交換したあとのコミュニケーションは、SNSを経由して行われることが多いそう。

アメリカ

上の<海外と日本における名刺交換の違いって?>で述べた事が行われます。名刺交換は握手と簡単な自己紹介が終わったあとか、別れ際に行うことが多いです。名刺を交換すること自体はそれほど重要ではありません。

イギリス

イギリスでは、あまり名刺交換が行われません。ビジネスで名刺を交換する習慣はほとんどありませんが、パーティーでは名前だけが書かれた簡単な名刺を交換することがあります。

フランス

フランスにおける名刺交換では、年長者から名刺を交換するというルールがあります。また、管理職以上の人が行うことが多く、長く付き合う相手のみ渡すという習慣があります。

名刺交換で使えるビジネス英会話4選

海外での名刺交換マナーを理解したあとは、実際に初対面の相手と挨拶をする際のビジネス英会話を覚えておきましょう。よく使われるフレーズをいくつかご紹介します。

はじめて訪れる国の時

『This is my first visit to ●●●.』(●●に来るのは初めてです)

はじめて訪れる国の場合、『This is my first visit to ●●●.』と相手に伝えてみましょう。はじめてだということがわかると、相手が会話をリードしてくれたり、気を利かせて案内してくれたりします。●●●には訪れる国の名前が入ります。

会えて嬉しいことを伝えたい時

『I have been looking forward to meeting you.』(お会いするのを楽しみにしていました)
または
『It’s a pleasure to meet you.』(あなたにお会いできて嬉しいです)

初対面の人と挨拶を交わす時は、会えた喜びを素直に伝えると好印象です。名刺交換よりも握手が大切だということは既に説明しましたが、握手をしながらこのようなセリフを言えるといいですね。

名前が聞き取れない時

『How do you spell your name?』(どういうスペルですか?)
または
『Could you speak slowly?』(ゆっくり話していただけますか?)

話すスピードが速くて名前がちゃんと聞き取れなかったときは、うやむやにせずきちんと聞き返しましょう。上記のような聞き方をすれば、きちんと聞き取れるスピードで話してくれるはずです。

名刺交換を依頼したい時

『Could you exchange business cards?』

名刺交換をするタイミングは、自分が相手を訪問する側であるなら相手のタイミングに合わせましょう。海外では、日本のように名刺交換を重要視していないため、名刺をもらうことにこだわっていない人もいます。もし、相手が最後まで名刺の交換を言い出さなかったら、『Could you exchange business cards?』と言って交換してもらいましょう。

まとめ

海外のビジネスパーソンからすれば、日本の名刺交換作法は堅苦しすぎるかもしれませんが、それは日本にアニミズム文化が浸透しているからです。それぞれの国によって名刺の捉え方は異なりますが、訪れた国によって作法を使い分けられればグローバルなビジネスパーソンとして活躍できるはず。初めて訪れる国のときは、その国のマナーをきちんと確認するようにしましょう。

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