天才でなくてもできる「生産性を向上させる方法」とは? - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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天才でなくてもできる「生産性を向上させる方法」とは?

投稿日:2017年06月21日  最終更新日: 2017年09月20日

慢性的な少子高齢化により、今後の日本は労働力人口が徐々に減少していくことが予想されます。このような世情を受けて、効率的に成果をあげられる「生産性の高い人材」の育成や確保に力を入れている企業も少なくありません。では、「生産性の高い人材」の特徴とは一体どのようなものなのでしょうか。このページでは生産性の概要や、生産性を向上させるコツなどについてまとめてみました。

そもそも生産性とは

生産性とは、投入したコストから得た成果の割合のことを指します。人件費や原材料費などのコストを元手に他のものを生産した際に、「どれだけ効率的にコストを活用できたか」を測る指針ともいえるでしょう。たとえば、少数の労働者からより多くのものを生産できた場合は「ひとりあたりの労働生産性が高い」となり、生産諸要素を効率的に活用できたことになります。

生産性の高いプロセスの確立は、企業の利益をあげるために欠かせない過程です。多くの企業が「迅速に成果をあげられる人材」を求めるのも、生産性の高い事業を行い、企業の成長を効率的に促すためといえるでしょう。

「生産性を向上させる」のは才能のなせる技?

生産性を向上させるにあたって、特別な才能は必須ではないとされています。たとえば多数のノーベル賞受賞者を輩出したベル研究所は、「優秀なエンジニアと普通のエンジニアの大きな違いは、IQの差ではなく、人とのつながりをいかに活かせているかどうかにある」と指摘しています。個人の惰性的な仕事を減らしたり、スキルアップを図ったりする事ももちろん大切ですが、いち社員の視点から会社全体の業務体制をチェックしながら「生産性の向上」を目指してみましょう。

個人の生産性を高めるコツ

では次に、生産性を高めるコツについて見てみましょう。

不要な作業の削減を提案する

業務をするにあたって不要と思われる作業を洗い出し、削減できないかどうか提案してみましょう。たとえば形骸化している定例会議や書類作成などが挙げられます。完全に削減できそうにない場合は、頻度を減らしたり、他の作業とまとめる提案をしたりする方法もおすすめです。不要な作業を減らすことで、本当にやるべき仕事に時間を割きやすくなります。

業務に集中しやすい環境を作る

自分の仕事のフローを見直して、ひとつの仕事に集中しにくい環境になっていないかどうかをチェックしてみましょう。作業の途中で電話や顧客の応対をしなければならなかったり、他の部署から何度も呼び出されたりするようでは、作業効率も大幅に落ちてしまいます。同僚や上司とも相談しつつ、お互いが働きやすい業務体制になるように働きかけてみましょう。

また、業務に必要な知識やソフトウェアを随時更新していくことも大切です。できるだけ周囲にも目を配り、足りないツールがないかどうかや、困っている様子がないかなどをチェックするとよいでしょう。与えられた以外の仕事にも積極的に関わることで、個人としてはもちろんのこと、有力なリーダーとしても認められやすくなります。周囲に認められれば発言権も得やすくなり、業務に集中しやすい環境作りもスムーズに行いやすくなる点がメリットです。参考にしてみてくださいね。

周囲に積極的に協力する

上記でも触れましたが、自分の生産性を高めるには職場の協力が欠かせません。まずは自分から周囲に声をかけて、仕事を手伝ったり知識やノウハウを共有したりしましょう。自分から周囲に協力することで、周りからの支援も受けやすくなります。チームワークを培うことで、より効率的に仕事を進めやすくなる点もメリットです。

会社の生産性を高める方法とは

また、会社全体で生産性の向上に取り組む方法もあります。

社内でノウハウや人脈を共有化する

効率的に仕事を行っている社員のノウハウや人脈を会社全体で共有し、社の生産性をアップさせます。人脈やノウハウを社で共有することによって新入社員の育成が容易になりやすいほか、「意図しない取引先の被り」や「引き継ぎ漏れ」などのリスクを回避することも可能です。特に人脈の情報は属人化しやすいので、クラウドデータベース等を使いながら、全員で情報を共有できるようにしておくとよいでしょう。

たとえば法人向けの名刺管理サービス「Sansan」は、社員が所有する名刺を高い精度でデータ化できるだけでなく、人脈の共有と活用に役立つ機能が充実しています。名刺管理サービスなどのシステムを活かしながら、人脈の共有化に努めてみてはいかがでしょうか。

目標設定を明白にする

会社で取り組むべき事業の目標をもう一度共有することにより、日々の生産性が向上しやすくなります。また、経済産業省の調べによると、海外市場への参入によって生産性の向上が見られるケースもあるとのこと。新しい市場への参入を通して事業内容も刷新されやすいほか、事業成長と社員のモチベーションアップを同時に行う効果もあるのだそうです。

会社の方針をいち社員が決めることはできませんが、「目標をはっきりさせること」や、「新しい事業やスキルへのチャレンジ精神を持つこと」を全員が心がけることで、会社の生産性の向上にもつながるでしょう。

人脈を活かして生産性をアップさせる

最後に、人脈を活かして生産性を向上させる方法についてご紹介しましょう。

「わかる人」に聞ける環境を作っておく

広い人脈を持つ人の強みは、「知識不足をすぐに補えるネットワークがあること」です。仕事でわからない事があった時には「答えを調べる」必要がありますが、幅広い人脈がある人は「答えを知る人」にすぐに連絡をとることができ、効率的に問題を解決することができます。優秀な知識を持つ人と多く知りあうことで、生産性を大きくアップさせることも可能です。

なお、「答えを知る人」と繋がる方法としては、「業務に関する講演会やセミナーに積極的に参加する」「つてを頼って紹介してもらう」「無理を承知で質問したい人にコンタクトをとってみる」などの方法があります。すぐには効果がでないかもしれませんが、周囲と関わりを持とうとする姿勢が新しい出会いを生むケースもあるので、積極的に交流を図ってみましょう。

名刺管理で人脈の整理をする

また、「今の人脈を把握しておくこと」もポイントといえます。いただいた名刺を机の中に溜めたままにしていませんか? 名刺をきちんと整理しておくことで、自分の人脈の可視化ができるようになります。

名刺の管理方法としては、大きくわけて「アナログでの管理」と「デジタルでの管理」があります。どちらの管理方法にもメリットとデメリットがありますが、ついつい名刺を机に溜めてしまう人はデジタルでの管理がおすすめです。

たとえば個人向けの名刺アプリ「Eight」では、スマートフォンで名刺を撮影するだけでデジタルデータに変換することができます。大量の名刺をデジタルデータにしたい場合は、無料のスキャンスポットにて、一括で名刺をデータ化することも可能です。昨今は他にもさまざまな名刺管理サービスが登場しているので、自分に合ったものを是非見つけてみてくださいね。

おわりに

生産性の概要や、生産性を向上させるコツなどについてご紹介しました。生産性をアップさせるためには、個人の積極性やスキルももちろん必要ですが、「働きやすい環境を作るために周囲に働きかけていくこと」が大きなポイントとなります。上記の内容を参考に、人脈の共有化や不要な作業の削減などの提案を行ってみてはいかがでしょうか。

この記事の情報は2017年09月20日のものです

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