名刺管理で秘書業務を効率化
名刺管理で見なおす働き方改革

名刺管理ツールだからこそできる秘書業務の効率化!

投稿日:2012年09月24日  最終更新日: 2017年09月21日
目次秘書業務の重要性まだまだアナログで効率化しづらい秘書業務秘書が喜ぶ名刺管理サービスの機能群Sansanメイシー 秘書業務の重要性 社長秘書・役員秘書としての業務は、名刺の管理や、年賀状や季節の挨拶状配布先リストの作成…
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秘書業務の重要性

社長秘書・役員秘書としての業務は、名刺の管理や、年賀状や季節の挨拶状配布先リストの作成、あるいは重要なお客様が昇進された際のお祝いを手配など、重要な業務ばかりです。企業規模が大きくなるに連れて、役員数も増え、重要なお客様とのやりとりにもセンシティブになるのではないでしょうか。 一方で、ベンチャー・中規模企業の社長・役員の方や、個人事業主の方であれば、ご自身の名刺は自ら管理されているのではないでしょうか。投資家・業界内外の交流や役員向けの勉強会など、名刺の交換の機会が多く、人脈の管理が一層重要になってくるのではないでしょうか。

まだまだアナログで効率化しづらい秘書業務

こういった秘書業務は、重要な業務でありながらも、依然としてアナログな方法で取り組んでいることが多く、次のような非効率な業務をしているのではないでしょうか。 毎年挨拶状を送るたびに社内中の顧客リストを精査して膨大な時間を要している 交換した名刺情報を1件1件Excelに入力していて、追いつかない すぐに必要な名刺を探すのに膨大な時間がかかる 人事異動情報・住所変更の反映が追いつかない 企業プレスリリースをチェックしたり、新聞のクリッピングがとても効率悪い いかがでしょうか、心当たりのある秘書担当者様・秘書室の方も多いのではないでしょうか。

秘書が喜ぶ名刺管理サービスの機能群

クラウド型の名刺管理サービスを、秘書業務の効率化の用途利用が広がっています。 名刺管理ソフトというと、名刺をデータ化するだけ、データ化の精度が悪い、といった印象があるかもしれませんが、しっかりとサービスを選べば、非常に秘書業務を効率化できます。 名刺をスキャンして、正確な社名・氏名が登録された名刺データベースを構築する クラウドなので、外出先から社長も名刺をチェックできる 名刺をリスト化したり、自由にグルーピングして、年賀状や暑中見舞いのリストを効率的に作成できる 正確な社名・氏名をキーワードにWeb上から人事異動情報、企業のプレスリリースをクローリングして自動収集 上記のような機能を実装した名刺管理サービスには、例えば下記のようなものがあります。

Sansan

Link Knowledge機能表の一部

Link Knowledge機能表の一部

メイシー

メイシー機能表の一部

このようなサービスを活用して、秘書業務の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。
この記事の情報は2017年09月21日のものです

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