働き方が変わるクラウドサービス5選 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
名刺管理で見なおす働き方改革

働き方が変わるクラウドサービス5選

投稿日:2018年03月06日  最終更新日: 2018年03月09日
近年、導入する企業が急増し、多くの種類がリリースされているクラウドサービス。利用することにより、働き方にどのような変化が生まれるのか。話題となっているサービスの特徴とともにその効果をご紹介していきます。

働き方を変える鍵はクラウドサービスにあり

クラウドサービスがなぜ働き方を変えるのか

まず挙げられるクラウドサービスのメリットが「業務の効率化」です。書類や社員のスケジュール、顧客情報など、企業には整理しておかなくてはならないデータが山のように存在しますよね。クラウドサービスの利用により、これらの情報管理がすべてデジタル化。事務作業に追われていた時間を削減できるようになります。

さらに、データを会社全体で共有しておけば、部署の垣根を越えて必要な情報を抽出することも可能に。企業が持つ情報を見落とすことなく、有効活用できるようになるでしょう。時間や情報を無駄なく活かすことで業務の効率化が図れるのでは、と期待されています。

そして、クラウドサービスがもたらす働き方への大きな変化がもうひとつ、「テレワークの実現」です。インターネットさえあれば、時間や場所にとらわれずに情報へアクセスできるため、様々な働き方の人に対応。子育てなどと両立させた就業も可能になり、多くの人材を確保することにもつながります。また「今まで通勤だった時間を自己充実の時間に充てる」など個人のワークライフバランスを整えることで、社員のモチベーションも上がり、生産性の向上も期待できるでしょう。

このように、クラウドサービスの活用は様々な観点から新たな働き方をもたらすきっかけとなりうるのです。

働き方を変えるクラウドサービス

ここ最近では、ビジネスSNSや名刺管理といった目的に特化したクラウドサービスを利用し、働き方を変える試みも多く実施されています。今回は、特徴のある5つのクラウドサービスをピックアップしました。

法人向け名刺管理サービス 『Sansan』

名刺管理に特化した『Sansan』は、社内の名刺をひとつのデータベースで管理することができるクラウドサービスです。管理がデジタル化することにより、交換した名刺を整理する煩わしさから解放。部門を超えた名刺管理によって、社員が持つ対外的人脈が手に取るようにわかります。

自分以外の社員が交換した名刺の情報も常に社内全体で共有できることで、企業が持つ人脈を漏らさず生かす組織的な営業の実現も望めるでしょう。メールマガジン配信リストや顧客情報の管理も名刺が持つ正確な情報をもとにして作成できるので、事務作業の負担も軽減、入力ミスや二重入力の回避にも繋がります。営業支援システムやマーケティング支援システムといったサービスとの連携も可能です。

人脈情報、人物情報といった名刺が持つデータをフルに活用することで生産性の高い業務への効果が期待されています。

↓↓クラウド名刺管理サービスSansanの公式webサイトはこちらから↓↓

「働き方改革」プラットフォーム 『TeamSpirit』

勤怠管理ができるサービスとして、注目されている『TeamSpirit』。こちらのサービスでは、出退勤の打刻や経費の計算といった、事務的機能の多くをまとめて行うことができます。出退勤の打刻では、出退社時のICカードによる記録だけでなく、クラウドにアクセスすることによるモバイルでの打刻や、在宅での打刻も可能。今後より加速するテレワークでの勤怠管理にも対応しています。

さらに、出退勤の記録がデータ化されてクラウド上にグラフで表示されるので、残業の状況や工数も一目でわかるように。社員の実労働時間をすぐに把握することができるので、長時間労働の是正にもつながります。実労働時間と成果を照らし合わせ、生産性がリアルタイムで可視化した状況を作ることもできるため、働き方の偏りを解決、生産性向上のためのより良いアプローチも組み立てやすくなるでしょう。

↓↓「働き方改革」プラットフォームTeamSpiritの公式webサイトはこちらから↓↓

オンラインコラボレーション/ストレージサービス『box』

企業内でデータを共有する際に役立つクラウド『box』は、ビジネス向けの機能が多く備わっているサービスです。ビジネスでは、ファイル容量の大きさがネックになることも少なくありませんが、『box』は、ストレージの容量が無制限。「容量が大きすぎてメールで送受信制限された」ということもなく、スムーズなデータのやりとりを行うことができます。
さらに、アップロードしたファイルにパスワード設定や共有設定を行うことで、限られた相手のみ内容を共有。管理者は使用ログの確認、・ループのメンバー管理も行うことができ、高度なセキュリティの中でファイルのやりとりが可能になっています。タブレットやスマートフォンからでもアクセスできるので、「出張先の新しい情報を、すぐに本社と共有」といった素早い情報のやりとりも実現できるでしょう。帰社後の事務作業による負担減少にもなり、ストレスの少ない集中できる労働環境を整えることにも繋がります。

↓↓オンラインコラボレーション/ストレージサービスboxの公式webサイトはこちらから↓↓

クラウド人材管理ツール 『カオナビ』

企業では、的確なタレント(人材)マネジメントが必要不可欠。社員の顔と名前が一致していなかったり、現場の状況把握が疎かになってしまっては、スムーズな業務はできません。『カオナビ』は、そんな人材マネジメントに特化したサービスです。
このサービスでは、個々の人事情報や評価、社員の希望といった、バラバラに管理されがちな情報を一元化。社員が持つ情報をいっぺんにチェックできる人材データベースとしての役割を果たします。
データはすぐに検索・確認できるので、社員の評価、所有資格などを顔写真(アイコン)を見ながら、バランスの良い顔ぶれになるよう人事戦略を練れるほか、社員の顔と名前が一致することで、コミュニケーションの進化にも効果は絶大です。店舗や外出先でもすぐにデータを確認し、複数拠点の業務にも対応しています。
アンケートもサービスを使ってすぐに実施ができ、生の声を拾いやすくなるため、現場の声を反映させた快適な働き方にも繋がっていくでしょう。

↓↓クラウド人材管理ツールカオナビの公式webサイトはこちらから↓↓

ビジネス版/企業版facebook『Workplace』

『Workplace』は、SNS『Facebook』がリリースしたビジネス用SNS。高度なセキュリティ環境を備え、ビジネスに特化したこのサービスは、社内で投稿された情報をニュースフィードに表示、常に最新の情報に触れることができます。
グループ作成の機能を使えば、プロジェクトごとに情報が整理された環境で複数の業務を並行することもできるでしょう。グループの閲覧権限を制限する機能もあるので、開示すべき相手にだけ情報を共有できるのも便利なポイントのひとつです。
その他、音声通話・グループチャットなどの機能もあるため、ファイルをリアルタイムで共有したり、違う場所にいる数人でグループ会議をしたり、と活用の方法は実に様々。情報交換やコミュニケーションに時差がなくなることで、業務の精度向上が期待されています。
基本的な仕様がFacebookとほとんど変わらず、利用にあたって新たな指導も不要であることから、導入に対する安心感も話題を呼ぶ理由のひとつです。

↓↓ビジネス版/企業版facebook Workplaceの公式webサイトはこちらから↓↓

【まとめ】クラウドサービスの利用は働き方改革への第一歩

クラウドサービスは、多面的に業務をサポートする役割を担っています。これらを利用することは社員の生産性を高めるための労働環境を整えることにも繋がり、働き方改革を始めるための第一歩とも言えるでしょう。

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この記事の情報は2018年03月09日のものです

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