営業マンの生産性向上には「クラウド型の名刺管理サービス」が正解 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
名刺管理で見なおす働き方改革

営業マンの生産性向上には「クラウド型の名刺管理サービス」が正解

投稿日:2017年12月20日  最終更新日: 2018年01月04日
外出が多くまとまった作業時間が作れない営業マンのために、名刺管理を使って顧客と向き合う時間を生み出すためのノウハウをお伝えします。

商品やサービスの営業マンの中には、外出が多く、なかなかまとまった作業時間を取れないという悩みを抱えている方も少なくないことでしょう。営業活動で成果を上げるには、生産性を高め、効率よくスピード感のある対応をすることが欠かせません。

営業活動を効率化したいと考えている人におすすめなのが、顧客情報をクラウド上で管理することで生産性を向上させるクラウド名刺管理サービスです。ここでは、特にスマホアプリをうまく活用し、スキマ時間を有効活用する方法をご紹介します。

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名刺管理で顧客と向き合うことに注力できる世界へ

クラウドやスマホアプリを活用した生産性を向上させる方法をご紹介する前に、改めてなぜ生産性を高める必要があるのか、考えてみましょう。

多くの企業の営業担当者は、常に右肩上がりの売上目標や利益目標が設定され、それに向かって営業活動に励んでいます。経営者の視点から見れば、企業が存続、拡大していくために、営業利益を伸ばすことは必須。営業担当者には高い成果を求めるのは当然のことといえます。

しかし、営業担当者の視点に立てば、限られた時間と人員の中で成果を上げ続けるのは、容易なことではありません。そこで営業目標を達成し成果を上げるための鍵は、営業担当者がいかに生産性を向上することができるかにあります。

営業活動における生産性向上とは、「商談時間を短縮する」、「訪問件数を増やす」、「1件あたりの提案金額を高める」、など様々な方法が考えられますが、ここでは特に「ひとりひとりの顧客と向き合う」ために役立つ、名刺のクラウド管理とスマホアプリの活用について説明します。その具体的な方法についてみていきましょう。

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クラウド管理なら、いつでもどこでも手軽に顧客情報にアクセスできる

まず、クラウド管理による生産性向上について説明します。そもそも「クラウド」とは、インターネットに接続されたサーバーに保管されているデータを、手元のパソコンやスマートフォン上で利用することをいいます。最大の特徴は、いつでもどこでも、どの端末からでも利用できることにあり、時間や場所を選ばない利便性の高さが魅力です。クラウドサービスが発達する前は、データが保存されたパソコンから情報を取り出す以外に手段がなかったことを考えると、大きな変化といえるでしょう。

つまり、クラウドサービスを利用すれば、欲しい情報に必要なタイミングでアクセスして活用できるのです。訪問先の住所やクライアントの連絡先、過去の商談履歴などをクラウド上に保管しておけば、顧客との関係性を整理でき、スムーズに確信を突いた深い営業活動を行えるようになります(詳しくは後述します)。

スマホアプリの活用による生産性向上

次にスマホアプリの活用による生産性向上について考えてみましょう。スマートフォンを持っている人であれば、SNSを始めとするコミュニケーションツールやゲーム、メモなど様々な用途で、また電車や職場、道端でと様々な場所でスマートフォンアプリを活用しているのではないでしょうか。

スマホアプリの特徴は、場所を選ばず片手で使用できる手軽さと、各サービスがスマートフォン上で利用しやすいよう最適化されていることにあります。移動中や外出先で、ノートパソコンを広げ作業をするのは気が引けますが、スマートフォンを利用すれば、スキマ時間を使って商談内容の整理などの細かいタスクを潰すことができます。

また、パソコンに比べ画面の小さいスマートフォンでは、一度に表示できる情報に限りがあります。スマホアプリでは必要な情報に的を絞り、小さな画面でも使いやすいように工夫されており、素早く目的の情報にたどり着けるのです。

名刺のクラウド管理で営業活動が効率的に、本質的に

名刺をクラウド管理すると、どのようにして生産性を向上できるのでしょうか。ここでは、名刺管理サービスを利用する場合に考えられる生産性向上を3つの視点から説明します。

名刺を探す手間から永久に解放される

ひとつめは、メールや電話で連絡を取る時に、すぐに連絡先がわかるようになることです。一枚一枚の名刺は小さく重さもほとんどありませんが、大量の名刺をそのまま管理するのは現実的ではありません。五十音順に並べたり、ファイリングしたりと工夫を凝らしても、目的の名刺にたどり着くためには、それなりの時間がかかってしまいますし、ストレスにもなります。

名刺をクラウド管理すると、時間や場所を選ばずに、一瞬で目的の名刺にアクセスできます。また、断片的な情報しか覚えていなくても、会社名や担当者の氏名、住所や電話番号、メールアドレスなど様々な軸から検索できるため、大量の名刺の中から、目視で1枚を見つけ出すというような作業から開放されます。

また、外出先からでも名刺情報にアクセスできるため、同僚にデスクの上の名刺情報を探してもらうといったこともなくなり、同僚の生産性も向上させることができるのです。

商談の記録をいつでも入力、参照できる

過去の商談で得た情報や、提案内容の記録、次のアクションなどといった商談の記録は、帰社後に行っているという人が多いのではないでしょうか。一日に何件も訪問する場合、帰社することには記憶が曖昧になっており、情報が希薄になってしまうことも少なくありません。また、帰社後に入力作業を行うため、業務時間が長くなりがちです。

最近の名刺管理サービスでは、顧客情報の管理として商談情報を記録できるものもあります。訪問を終え、次のクライアントを訪問するまでの間に、スマホで商談の記録を入力することができれば、商談を終えたばかりで記憶が鮮明なうちにもれなく記録できることに加えスキマ時間を有効に活用できます。

登録した内容は次の商談の前におさらいとして電車のなかで確認できるため、営業活動のプラットフォームとして名刺管理サービスを使う営業マンも増えています。

クライアントとのコミュニケーションが活性化する

名刺データには、紐商談履歴の他にも相手の特徴、好み、誕生日などを紐付けることができます。これらを可視化することで、クライアントとのコミュニケーションを活性化することができます。他部署から連絡する場合や担当者の変更があった場合にも、蓄積された情報を踏まえたコミュニケーションがとれ、クライアントとの関係強化が実現します。

名刺管理は営業マンの働き方を変える第一歩

クラウド上で顧客情報を管理すること、またスマホアプリを活用することで、どのように生産性向上が実現するのかを説明してきました。いつでも、どこからでも顧客情報にアクセスできるという点は大きなメリットであり、外出が多く、まとまった作業時間を取れない営業担当者であればあるほど、生産性を向上させることができます。個人情報のクラウド管理と、スマホアプリをうまく併用することで生産性を高め、より高い成果を上げましょう。

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この記事の情報は2018年01月04日のものです

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