クラウド基幹システムの導入のメリット・デメリットとは? - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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クラウド基幹システムの導入のメリット・デメリットとは?

投稿日:2017年08月30日  最終更新日: 2017年09月20日

業務改善を行う中で、「デジタル化」をどうやって進めていこうかお悩みの方も多いと思います。メールやグループウェアなどをクラウド化している企業は多くありますが、基幹システムのクラウド化はスムーズに移行しないケースが多くあります。

 

そこで今回は、基幹システムをクラウド化するメリットとデメリットを見ていきましょう。

基幹システムをクラウド化するメリットとは

会計や人事などのバックエンドの業務を支える基幹システムをクラウド化することで、様々なメリットがあります。

どこからでもアクセスが可能

クラウド化のメリットは何といっても、インターネット上にデータがあることで、国外の支店や支社などからでも簡単にアクセスすることが可能な点です。そして法制度や商習慣などのカバーも、サービス提供事業者が一元で管理をしてくれるケースも。これにより、海外展開が容易になります。

勿論データがクラウドにあるので、インターネットに接続できる環境があれば、パソコンやモバイル端末で好きな時に好きな場所からアクセスすることができます。「営業先でデータを確認したい」「社外で仕事をしたい」というニーズにも対応が可能で、より柔軟な働き方にも対応することができるようになります。

コストを安く抑えることができる

クラウド化のメリットは何といっても初期投資の安さです。またクラウド化をするとメンテナンスやバックアップなどを事業者が行い、料金体系も従量課金制を採用している場合が多いので、運用コストが軽減されます。

そして、インフラ機器の寿命や更新の度に掛かるコストも削減することができるのもメリットのひとつです。

バージョンアップへの対応が必要ない

クラウド化された基幹システムでは、常に最新のシステムを利用することができます。バージョンアップで掛かっていた管理工数を軽減し、業務に支障をきたすことがないのも嬉しい点です。

パッケージ製品だとバージョンアップの際に追加費用が掛かるケースや、保証期限が切れてしまうと、新しい法律に対応できないなどの問題が起きるケースもありました。しかし、これらの問題もクラウド化された基幹システムを採用するのであればクリアできます。

システムを連携することで業務効率が良くなる

沢山の個別システムが独立して稼働していることで、二重に業務が発生するケースは珍しくありません。システムごとに連携が取れることで、業務を効率化することが可能になります。

基幹システムをクラウド化する際のデメリット

安定した稼働が求められる基幹システムの移行は、メリットだけではなくデメリットもあります。

ネットワークの品質が重要になる

クラウドを利用するためには、ネットワークの品質が大切なポイントになります。ネットワーク障害や遅延が起こらないよう、利用形態に応じた適切なネットワークを選択する必要があります。

特に海外展開を行う場合には、海外拠点によって個別のキャリアと契約をしてしまうと、ネットワークの遅延などの問題が発生したときに個別対応が必要になります。グローバルにサービスを展開している企業を選び、窓口を集約するように心がけましょう。

セキュリティにおける課題

基幹システムは業務データが詰まっており、サービスが万が一止まってしまったらシステムを使用することができないだけではなく、業務データを取り出すこともできなくなってしまいます。企業が独自でセキュリティに取り組むよりも、専門家に任せた方が安心といえます。ここで注意したいのが、「セキュリティにおける信頼性」です。

例えばSansanのように、プライバシーマークを取得していたり、PMS(個人情報保護マネジメントシステム)の構築を行っていたり、個人情報保護士資格の取得義務を社員に課している企業もあります。このように、単にセキュリティの技術力が優れているだけではなく、高いセキュリティ意識を持つ企業を選ぶことが大切です。

コストに関する問題点

クラウド化のメリットはコスト面ですが、注意しないとコストがかさんでしまうケースも珍しくありません。

初期投資・運用コストが上がる場合も

クラウド化は初期投資を安く抑えられるケースもありますが、全てを移行する際に大幅なカスタマイズが必要になると費用がかさみ、その上既存の基幹システムとの併用期間が長くなると運用コストがあがってしまいます。

開発や対応でコストがかさむ可能性がある

基幹システムの場合、10以上のシステムと連携を行うケースも珍しくありません。そのため、開発・テストにかかるコストも見逃すことができません。

また、保守や運用が従来のシステムと大幅に代わってしまうと、対応コストや教育コストが掛かってしまいます。運用をスムーズに行うためには、運用設計をしっかりと行うだけではなく、既存のシステムの運用にあわせてカスタマイズを行ったり、可用性の高いシステムを採用したりするのも大切なポイントです。

クラウド基幹システムとぜひ連携したいサービス

障害や誤作動がない「ミッションクリティカルな運用」を実現するためには、可用性や保守性、そしてセキュリティに拡張性など、性能以外にも沢山の点に注意する必要があります。これらを担保しつつ、クラウド基幹システムの効果を高めるのが、クラウド名刺管理サービスのSansanです。

Sansanの信頼性

Sansanのメリットはなんと言っても情報の正確さ。OCRとオペレーター、さらにAIを使った多重入力で正確かつスピーディーにお客様情報を蓄積することができます。もちろん、その情報を基幹システムの顧客の1次ソースとして活用することができます。また、Sansanは信頼性の高いセキュリティ対策を行っており、三井住友銀行をはじめとした大手金融機関や経済産業省、徳島県庁など、高いセキュリティ水準を求められる組織でも導入されています。

使いやすさだけではなく、信頼性の高さを評価し、導入を決定した企業も多くあります。また、導入に際し、運用コンサルタントによるフォロー体制が整えられているのも魅力のひとつです。

参考:Sansan 「ガラス世界最大手のAGC旭硝子がSansanの名刺管理を導入 『攻めのIT』を実践する情シスが全社標準名刺管理システムとして採用

既に使用している基幹システムと連携可能

Sansanは、WebサイトやSalesforceなど、既存の外部システムと自動連携を行うことができます。

 

取り込んだ名刺データを、顧客リストを起点として多彩なアプリにデータ活用することで、営業活動や案件管理そして日報など、業務をより効率化するだけではなく情報共有を円滑に行うことが可能です。

サイボウズのクラウドサービス「kintone」との連携

Sansanは、開発の知識がなくても、必要な業務を合わせたシステムを作成することができる「kintone」と連携をしています。必要なデータベースを作成するだけでなく、SNS機能も備えており、情報共有をより円滑に進めることができるようになりました。

クラウドEAIサービス「PolarisGate」との連携

Sansanと「PolarisGate」の連携により、CRMやMAツールを改変することなくデータの同期を行うことができるようになりました。データの送付先にあわせてデータの形や形式を変更し、連携タイミングの細かい設定を行うことができるのも嬉しい点です。

おわりに

クラウド基幹システムをクラウドにすることでコストカットや業務の効率化を図ることが出来ます。また、Sansanは、ご紹介した以外にも多彩なシステムと連携を行っており、多くのツール間のデータ連携を可能にしています。

基幹システムのクラウド化をお考えであれば、Sansanのような様々なシステムとの連携が可能なサービスを選ぶと良いでしょう。

この記事の情報は2017年09月20日のものです

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