導入メリット丸わかり!名刺管理で働き方を変えた成功事例 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

名刺管理で見なおす働き方改革

導入メリット丸わかり!名刺管理で働き方を変えた成功事例

投稿日:2017年11月22日

政府が提唱した「働き方改革」の取り組みの一環として、社員の名刺を一元的に管理できる「名刺管理サービス」を導入する企業が増えています。

今回は名刺管理サービスの導入メリットを、法人向けの名刺管理サービス「Sansan」の導入成功事例とあわせてご紹介しましょう。

名刺管理サービスの導入を検討されている方はぜひご一読ください。

名刺がデータ化され、目当ての名刺にすぐにたどり着ける

皆さんは、「自分が名刺を探すために使った時間」を意識したことはありますか?弊社が行った調査によると、一人あたりのビジネスパーソンが名刺探しに費やしている時間は1回あたり約6分、1ヶ月あたり約1時間半でした。

多くのビジネスパーソンは、年間にして約1日もの時間を名刺探しに費やしていることになります。社会人歴が長くなればなるほど名刺の枚数は増えていくため、名刺探しの時間もさらにかさんでしまうことに……。

多くのビジネスパーソンが「名刺管理をしなければ」と重い腰をあげるのも、このようなタイムロスを実感しはじめた頃ではないでしょうか。

「名刺を探す時間」を減らすためには名刺管理が不可欠。しかし……

「名刺を探す時間」をカットするには、目的の連絡先をすぐに調べられるように、普段からきちんと名刺を整理しておく必要があります。

ただ、ここでネックとなるのが「名刺を整理する手間」。ファイリングで管理するにしろデジタルデータで管理するにしろ、名刺をあいうえお順や業種別といったルールに基づいて分類するには、名刺の量に応じた手間とコストがかかります。

たとえば、「ホテルせくみ屋」などの宿泊施設を運営するせくみ屋グループ様は、デジタルデータで膨大な名刺を管理しようとしたものの、以下のような課題に悩んだそうです。

事務をしているスタッフが、本業の合間を縫って入力していましたが、大変だったようです。

入力が追いつかないと、記憶が鮮明なうちにアプローチができません。名刺の鮮度が落ちていきます。また、昇進・昇格などへの対応も難しかった。古い役職のままで連絡しては、失礼にあたる。情報は最新でなければなりません。誤字・脱字もある。ミスは起こりうるものですから、ダブルチェックも必要。しかし、人員は割けない。という悪循環に陥っていました。

引用元:地域の情報をメールで配信し、反響営業を確立。これまでの営業スタイルが大きく変わりました-せくみ屋グループ-

デジタルデータでの名刺管理には、「名刺情報を検索しやすい」「名刺データをSFAやMAにも活用できる」などのメリットがありますが、一方で「紙の名刺をデジタルデータに変換する手間や人件費がかかる」といった課題もあります。

このような課題の解消に役立つのが、名刺管理サービスです。

名刺をスキャナに通すだけでデータ化が終わる!

弊社の法人向け名刺管理サービス「Sansan」では、名刺を専用のスキャナに通すだけで、以下のすべての過程を済ませることができます。

  • 紙の名刺の正確なデータ化
  • 取り込んだ名刺データのグルーピング
  • インターネット上の人事異動情報などをもとにした、既存の名刺情報の更新
  • 名刺を交換した人物に関するニュースの収集

名刺情報をビジネスにいかすには、名刺を交換した相手の最新情報を常に把握しておく必要があります。「Sansan」は名刺のデータ化と分類の効率化に加えて、役職等の情報の更新、最新ニュースの収集といった、名刺情報の鮮度の維持もあわせてシステム化することが可能です。実際に「Sansan」を導入された社会医療法人愛仁会様の導入成功例をご紹介しましょう。

まだ導入して2か月。現時点では2つの効果を実感しています。
1つは、名刺管理の作業時間の大幅な削減です。
たとえば、私個人が所有する名刺は2,000枚ほど。これまではメーラーで検索して該当しなければ、2,000枚の名刺の束をシラミ潰しに探すという、非生産的な作業をしていました。ところが、Sansan導入後は、検索窓に名前を打ち込むだけ。一瞬です。一瞬で終わります。数値化するのはむずかしいですが、とにかく一瞬で連絡先はわかります。

引用元:名刺の数は関係者の数、病院運営を効率よく行うためには名刺管理が不可欠でした-社会医療法人愛仁会-

名刺を整理する手間から開放され、本来取り組むべき業務に注力する時間を創出

名刺管理サービスは上記で述べたとおり、名刺管理にかかる時間や手間を大きく削減できるところが強みです。さらに、削減した時間をコアな業務にあてられるようになる点もメリットといえます。

たとえば農業法人を運営している「かわにしの丘 しずお農場株式会社」様は、名刺管理サービスの導入前はお礼状やメールの送信先をリスト化するのに約10日間かかっていたのだそうです。顧客が増えるほどリスト化の時間や人件費もかさみやすく、肝心の「顧客とのコミュニケーション」に集中できないお悩みもあったのだとか。そこで2013年に「Sansan」を導入したところ、現場に以下のような変化が現れました。

(Sansanの)メルマガ配信機能を使っていますが、手紙やハガキ、メールでのお礼状を出すまでの時間と手間が、圧倒的に省けたことです。その分、中身の方に力を入れることができるようになったので、無駄な仕事の量が減りました。はじめは3,000通の配信からはじめたのですが、今はもう4,000通になっていると思います。

しかも受け取った方は、自分宛てに個別でメールが来たという意識が強く「いい意味で」勘違いされているようです。「メール、ありがとう!」や「がんばってください」といった内容から、「今度、北海道に羊を見に行きます」「残念です。九州在住なので行けません」という内容まで、非常にありがたいお言葉を返信いただきます。

引用元:Sansanが6次産業を強力サポート。名刺からより密接な顧客関係を構築-かわにしの丘 しずお農場株式会社-

「Sansan」には、複数の相手にメールを一斉送信できる「メール一括配信」機能が搭載されています。メール一括配信機能を使えば、メールの配信リストをつど作成しなくても、スピーディに最新情報を配信いただくことが可能です。

DMを郵送する場合も、社内の名刺情報をCSVで出力できる「リストダウンロード」機能を使えば、すばやく顧客情報をリスト化することができます。ビジネスの円滑化にお役立てください。

整理した名刺情報に、どこからでもアクセスできる

もうひとつ事例をご紹介しましょう。クラウド型の名刺管理サービス「Sansan」を導入した結果、名刺整理の効率化に加えて、営業活動も効率化されたという「西吉田酒造株式会社」様の事例です。

社長から突然電話がかかってきて、どこどこのだれだれのところに行ってくれと。その際に、すぐ調べてその場に行けるのは非常に便利で役立ちました。
さらに出張の際に、大阪に行ったらこのお店に行こうとか、東京に行ったらこのお店にご挨拶しようなど、地域軸での検索機能を使って、取引先の飲食店さんを検索できるので、すごく良い活用ができているなと思います。

スマートフォンのアプリもありますので、名刺の写真を撮ることによって、データを共有することができるんですね。ネット環境さえあれば、海外で使うこともできます。海外から日本の企業さんと連絡を取らないといけないときに非常に役立っています
引用元:Sansanを活用し、お酒を通じて、新しいネットワークの構築を目指す-西吉田酒造株式会社-

クラウド型の名刺管理サービスには、「インターネット環境さえあればどこからでも名刺情報にアクセスできる」という特徴があります。あらかじめ名刺情報をクラウドで管理しておくことで、日本国内はもちろん、海外からも顧客情報にアクセスすることが可能です。顧客情報を管理している「会社」を中継することなく、いつでもダイレクトに顧客にコンタクトできるところがメリットといえるでしょう。

このように「Sansan」には、名刺の迅速なデータ化のほか、複数の顧客に対して一斉にアプローチできるメール配信機能やスマホアプリとの連携といった、ビジネスに役立つ機能が多数搭載されています。詳しい各機能については、以下のページもご覧ください。

法人向けクラウド名刺管理サービス

↓↓Sansanについての資料をダウンロードいただけます↓↓

正確なデータを元にSFAやMAに活用

また、名刺管理サービスに集約した正確な顧客データは、SFAやMAといった営業支援ツールに活用することができます。

SFAやMAとは

SFA(Sales force Automation)とは、社内の顧客情報や営業活動を組織的に管理するためのシステムのことです。全社員の営業の進捗をひとつのデータベースで共有することにより、現場は営業プロセスを統一しやすくなり、上司やマーケティング担当者からのフィードバックも受けやすくなります。

また、「誰が・どのタイミングで・どこに営業に行くのか」を社内で共有することで、営業先のブッキングを防ぐことも可能です。もちろん、異動や退職に際しての引き継ぎもスムーズに行えるようになります。

一方MA(Marketing Automation)は、マーケティングの自動化に特化したシステムです。社員が顧客に対して行ったさまざまなアプローチと結果を記録し、「どんなコンテンツを、どんなタイミングで発信すれば顧客から良好なレスポンスを得られるのか」を算出することにより、効果的なマーケティング手法を社内で共有できるようになる点が特徴です。
さらに詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

SFAやMAを活用すれば、社員の営業プロセスやマーケティングを最適化し、効率的に収益をアップさせることも可能になります。

ただ、SFAやMAを使って実用的なデータを得るには、正確な顧客データの収集と更新が欠かせません。ここでネックとなるのが、「顧客データの収集と更新にかかる人件費」。たとえばセールスフォース・ドットコムの営業支援ツール「Salesforce」を導入されていた「エクスチュア株式会社」は、以下のような課題に悩んでいたそうです。

Sansan導入前からSalesforceを使用しているのですが、顧客情報の入力は手動で行っていました。会社名・名前・住所・電話番号・メールアドレス・役職などを入力するので、1枚の名刺に数分かかりますが、それが100人となると、とても入力する気が起きませんでした(笑)。スキャナを購入し、OCR機能で何とかしようとしたのですが、精度が悪く、思うような成果が上がらなかったのが課題でした。

Sansan導入前のコンタクト相手は、その時にメールや電話でやり取りしている方だけに絞られていました。疎遠になっている方の名刺情報は、使われることのない情報になってしまっていましたね。

引用元:Sansanを起点に様々なソリューションと連携し、新しい営業手法を確立-エクスチュア株式会社-

一方「Sansan」を導入した後は、顧客情報の手間を「名刺のスキャン」のみに集約できたことから、情報連携の効率化がアップ。顧客情報の管理にかかっていた時間を従来のコア業務であるコンサルティングに充てられるようになり、サービスの導入費を差し引いても月々100万~200万のコストカットを実現したのだそうです。

さらに、「Sansan」で収集した顧客情報を営業支援ツール「Salesforce」にフィードバックし、営業支援ツールでブラッシュアップした顧客情報をさらに他のツールにも流し込むという「情報の循環」を行うことで、今までコンタクトできなかった顧客層にもアプローチできるようになりました。

SansanからSalesforceに流し込んだリード情報というのが、今度はMarketoの方で活用できるようになったので、余すことなく定期的なコンタクトに活用できています。
この仕組みができたことによって、今までコンタクトしていなかった方とやり取りが出来るようになったので、売上アップの効果も実感しています。

引用元:Sansanを起点に様々なソリューションと連携し、新しい営業手法を確立-エクスチュア株式会社-

このように名刺管理サービスには、名刺情報の迅速なデータ化や営業支援ツールとの連携といった、ビジネスに役立つさまざまな効果があります。

全社員の人脈を共有することで、社内外のコミュニケーションに変化

最後に、名刺管理サービスがもたらす大きなメリットをもうひとつご紹介しましょう。

法人向けの名刺管理サービスには、「社が保有する人脈を全社員で共有できる」という利点があります。たとえば大手総合出版社として知られる「株式会社講談社」様は、「Sansan」の導入によって以下のような効果を実感したそうです。

Sansanで他の社員の名刺が見られることで、社員それぞれがいろんな企業に興味を持ちはじめました。全員の名刺がオープンになったので、お客様の情報を自分で取りにいけるようになったんですね。上司の知り合いのところに部下の方が自分で問い合わせにいくとか、他の人の名刺を見て自分たちから営業に行くという流れができはじめていて、変化を感じます。

そしてこれは予想外だったのですが、部署内のコミュニケーションが活発になりました。他の社員が持っている名刺の情報をみてそれについて聞きたいことがでてきたり、自分が聞きたいときに誰に聞けばいいのかがすぐにわかるようなったためだと思います。

引用元:情報共有をスムーズにし、お客様との関係性をフォローしていく-株式会社講談社-

会社が大きくなればなるほど課題となりやすいのが、「顧客情報の属人化」です。社員一人ひとりが持つ顧客情報は、会社の財産そのもの。社員一人ひとりに顧客情報の管理を一任してしまうと、スタッフの異動や退職といった転機ごとに大切な顧客情報も失われてしまいがちです。

また、誰がどんな人とコネクションを持っているのかが社員同士で共有されていないために、社内にいる顧客接点を見逃してしまうケースも……。社員が抱える膨大な顧客情報をひとつのデータベースにまとめ、全社員が閲覧できるようになれば、このような損失を防止できるようになります。

また、誰でも閲覧できる「人脈のデータベース」を作ることで、社員同士が部署を越えてコミュニケーションを取ることも可能になります。社内のコミュニケーションを活性化させたい企業にとっても、人脈の透明化はメリットの大きい取り組みといえるでしょう。

同じく「Sansan」を導入した「学校法人近畿大学」様は、名刺情報の共有によって部下の仕事ぶりがわかりやすくなり、上司と部下の壁を感じさせない働き方を実感しているそうです。

部下がどういう人と名刺交換しているかを把握できるようになったので、外で一生懸命やってくれているということが伝わり、安心して仕事を任せられるようになりました。
これからは情報をオープンにしていく時代なので、私が誰と会っているか、部下にも把握してもらいたいと思っています。(中略)…同じ情報を共有することで、部下と上司の壁がなくなるというか、フラットな関係になってくる。組織の文化と仕事の進め方が根本的に変わってきている感じがします。
引用元:組織内の名刺が全て可視化されたことで、働き方が根本から変わる-学校法人近畿大学-

まとめ

名刺管理サービスをはじめとする「名刺管理ツール」には、名刺情報の自動整理や人事情報の更新、最新ニュースの紐付けといった、ビジネスを円滑にするさまざまな機能が搭載されています。

仕事を進めるうえで欠かせない、しかし自分でやるにはちょっとわずらわしい雑務をシステムに一任することで、自分のリソースをコアな仕事に注力することが可能です。名刺管理にかかる手間や時間のロスにお悩みの方は、「名刺管理サービス」の活用をぜひご検討ください。
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この記事の情報は2017年11月22日のものです

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