働き方改革全盛期の今こそ名刺管理に注目すべき - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

名刺管理から働き方を変え、収益を最大化する

働き方改革全盛期の今こそ名刺管理に注目すべき

投稿日:2017年11月09日  最終更新日: 2017年11月10日

働き方改革が声高に叫ばれる昨今ですが、「何をすれば改革を成すことができるのか」について、未だ解決策を見いだせていない企業は少なくありません。錯綜する情報に翻弄され、さまざまな方法を試してみたものの、費用だけがかさんでしまった…と頭を抱える人事担当者も多いでしょう。

何が「働き方改革」につながるかは、企業の置かれている状況や事業内容、所属人数などによって異なります。情報が錯綜するのはそのせいともいえますが、なかには働き方改革に直結する可能性があるにもかかわらず、この分野では注目されにくい領域もあります。それが「名刺管理」です。

そこでこのページでは、年々高い注目を集めている名刺管理が働き方改革につながる理由についてご紹介します。

名刺管理マーケット規模が拡大し、2021年で100億円に

名刺管理が働き方改革につながることについて、まずは近年の市場動向から読み取ってみましょう。2017年10月に発表されたシード・プランニングの調査によると、2010年時点で6.4億円だった名刺管理サービス市場は、ここ数年急速に拡大。2021年には15倍以上となる100億円近くに達し、名刺管理サービスとMA、SFA、CRMなど他サービスとのデータ連携が増加していくと予想されています。

参考:調査研究レポート「名刺管理サービスの最新市場と関連ビジネス動向 2017」(2017年10月 シード・プランニング調べ)より

わずか10年程度でここまで名刺管理サービス市場が拡大を続けているのは、「名刺管理サービスを導入することで得られるメリットが大きいから」ではないでしょうか。これまでの名刺管理は、「あるとより便利」なものでしたが、名刺をデータ化するだけで蓄積されるCRMとして機能するため、これからは「ないと困るもの」として評価されていることがわかります。

ここからは、実際に名刺管理が働き方改革に与えるインパクトについて見てみましょう。

インパクト1:一人ひとりの業務が効率化され、生産性が高まる

まず挙げられるのが、一人あたりの仕事効率性アップによる生産性の拡大です。名刺管理サービスの利用によって、これまで手間だった以下のような業務からほぼ開放されることになります。

  • 名刺を整理し、管理する
  • 連絡先を知るために目当ての名刺を探す
  • 探した名刺をもとに電話番号やメールアドレスを手打ちする

また利用する名刺管理サービスによっては、以下のようなこともできるため、一人あたりの生産性を大幅にアップすることができるようになるのです。

  • 名刺情報をもとに名刺交換した企業の組織図を可視化する
  • 名刺情報をもとに名刺交換した相手の経歴を可視化する
  • 名刺に案件を紐付けて商談内容をの蓄積する

生産性を上げることの重要性

ここまで生産性にクローズアップしてきましたが、それには大きな理由があります。それは社員一人あたりの生産性を上げることが、業態や職種を問わず、今後企業の大きな課題となることが予想されるからです。これは国全体が直面している「少子高齢化」と大きな関係があります。

総務省が発表した2015年の国勢調査の結果を見てみると、労働力人口は前回調査よりも295万人も減少しています。

参考:【日曜講座 少子高齢時代】労働力人口減少…国際分業や「質」への転換を 論説委員・河合雅司(1/3ページ) – 産経ニュース

また、2010年には8,000万人以上いた生産年齢人口(15歳から64歳までの人口)も、2030年には6,700万人ほどと、1,300万人以上も減少することが明らかになっているのです。

参考:国内人口推移が、2030年の「働く」にどのような影響を及ぼすか | 2030年の「働く」を考える(株式会社リクルートマネジメントソリューションズ)

すでに新卒採用で苦戦している企業も多く、今後人材を獲得することがより一層難しくなることが予想されます。こうした流れがさらに加速する中で、社員一人あたりにかかる業務負担が重くなることは避けられません。つまり、一人あたりの生産性が大幅にダウンすることが予想されるのです。

社員の生産性の落ち込みは、会社の売上や利益に大きく影響します。さらに、仕事が属人化している場合はなおのことでしょう。今後企業が生き残っていくためには、社内の一人あたりの生産性を高めるとともに、標準化できる仕事は標準化することが大切なのです。

とはいえ、「生産性のアップ」および「仕事の標準化」のふたつの課題を解決するのはなかなか大変ですよね。しかし、名刺管理サービスを利用すれば、このふたつの課題を同時に解決することができます。

自力での名刺整理が生産性をダウンさせている?

2017年に行った調査では、名刺を保持しているオフィスワーカーのうち、半数近くとなる52.3%が「名刺を保持していて整理に時間をかけている」と回答。名刺管理が本業にかけるべき時間を大幅に割いている現状が伺えます。

引用:クラウド名刺管理のSansan、 オフィスワーカーの「働き方改革に関する意識・実態調査」結果発表 〜働き方改革、成功の鍵は生産性向上〜 | Sansan株式会社

また別のデータでは、ビジネスパーソンが名刺探しに費やす時間が1年間に20.5時間にのぼるとのデータがあります。

参考:ビジネスパーソンは名刺探しに1年で20.5時間費やしている!1人あたりの平均名刺枚数は1,383枚 〜名刺に関する実態調査2015〜 | Sansan株式会社 | Sansan株式会社 – クラウド名刺管理

つまり、名刺探しの時間や整理の時間を短縮できれば、さらに生産的に仕事ができるようになる可能性があるかもしれないのです。実際に、先に紹介した調査では、生産性を上げる施策が必要だと感じているオフィスワーカーは88.3%にのぼっています。

その点、名刺管理サービスを導入すれば、OCRや名刺情報の入力代理サービスなどを利用してデータ化の時間を短縮することができます。また目的の名刺情報も簡単に検索できるため、名刺整理にかかる時間を大幅に削減でき、本業に力を入れることができるのです。

こうした点から、今後も名刺管理サービス市場はさらに増加すると見込まれているのです。

インパクト2:人脈のを活用したビジネスが加速する

名刺管理サービスが注目されているのは、こうした理由だけではありません。名刺情報を有効活用することで、新たな人脈を見つけることができることも、注目される理由のひとつとなっています。

今後さらに人脈が重要視される理由

ビジネスにおいて人脈を広げることが重要だというのは、多くの方が認識されていると思います。しかし、今後はさらに、「イノベーションを起こすような人脈を作ること」が重要視されるでしょう。

それは今後、市場の成熟に伴い、既存の業種や従来のビジネスだけでは、今後企業を大きく成長させることが難しくなるためです。業種を問わず、今後は従来にはない、新たなイノベーションを生み出していくことが、企業の成長および生き残りには必要になってくるでしょう。

こうした中で注目すべきなのが、スタンフォード大学の社会学者であり、ノーベル経済学賞受賞の呼び声が高い人物、マーク・グラノベッターが提唱する「弱いつながり」です。

「弱いつながり」が現状を打破する力を生む

弱いつながりとは、会社の上司や同僚、両親や親友などとは異なり、接触回数も心理的な距離も遠い人とのつながりを指します。展示会で名刺交換した、ゴルフコンペで名刺交換した程度のつながりというとわかりやすいかもしれません。

早稲田大学ビジネススクールの入山准教授の研究によれば、こうした「弱いつながり」を多く持つことで、大きなイノベーションを生み出せる可能性は高くなるそうです。

ビジネスでは「強いつながり」を持つ人ほど、業種や職種が同じだったり、同じネットワークにいる人だったりすることが多い傾向にあります。結果、人は違っても情報の内容は同じだったり似通っていたりすることが多いのです。

一方、「弱いつながり」でつながった相手は、いずれも業種や職種が違ったり、商売相手になり得なかったりするものです。つまり一人ひとりが持つ情報も、また商圏も違ってくるということ。こうした人たちからさまざまな情報を得ることで、これまで考えつかなかったようなアイデアが生まれる可能性が高くなるというのが、近年の世界的な経済学のスタンダードとなっているのです。

参考:弱いつながりの強さ:早稲田大学ビジネススクール准教授・入山章栄が解説する、世界標準の人脈術 | BNL (Business Network Lab) | ビジネスネットワークを究めるインタビューメディア

事実、2013年のこちらの調査結果では、「会社に貢献している」と感じている営業担当者ほど、名刺交換枚数が多いということが明らかになっています。

引用:デキる営業ほどスマホを使いこなし、たくさん名刺交換をしている?! 営業社員のスマホ活用と名刺に関する実態調査 | Sansan株式会社

実績のある営業担当者は、もしかすると「弱いつながり」から情報を入手し、さまざまな切り口で営業活動を円滑に進めているのかもしれません。

とはいえ、弱いつながりは意識的に築けるものではありません。だからこそ、多くの名刺情報を整理し、社内で共有できる名刺管理サービスが必要なのです。

名刺管理サービスで「弱いつながり」からチャンスを得る

例えばSansanを利用すれば、今机に眠っている名刺情報からも、すぐに「弱いつながり」を作ることができます。Sansanには返信率の高いメール配信機能がついているほか、相手企業に関するニュースを自動的に配信してくれるので、切れ目なく相手との接点を持つことが可能となります。

また顧客とのやり取りを残すことができるので、社内の別の人間が顧客と接点を持つ際も、過去の履歴から相手の人となりや趣味などを知ることができるのです。

切れ目のない縁をつくること、そして相手とコミュニケーションを取れる材料を残しておくことは、弱いつながりを持続させるための大切なポイントです。

またこうした機能があれば、弱いつながりから取引先を得ることもできるでしょう。実際に、Sansanを導入した株式会社NOKIOOでは、過去の人脈の掘り起こしから取引先を増やすことができたそうです。

名刺交換した方に対しては、定期的にメール配信することでリレーションを構築できるようになり、東京の大手企業との取引を始めることができました。これはSansanを使って過去の人脈を掘り起こしたからです。

引用元:Sansanから過去の人脈を掘り起こし、リレーション構築に繋げる | Sansan – 法人向けクラウド名刺管理サービス

これも「弱いつながり」を持続できたからこその効果のひとつと言えるのではないでしょうか。

「弱いつながり」については、以下記事で詳しく紹介していますので、合わせてご覧ください。

インパクト3:正確なCRMとして利用できる

名刺管理サービスが働き方を変える理由は、データの正確性という点からも説明することができます。近年多くの企業がSFAやMAといったツールを導入していますが、日々増える取引先のデータを正確に網羅するデータベースが求められるようになりました。実はこれらのツールに正確性を添加できるのも名刺管理サービス導入の大きなメリットなのです。

データの正確性が求められる理由

SFAやMAツールの情報は、相手とコミュニケーションを取ったり分析したりするための基盤となります。そのため情報が間違っていると、相手とコンタクトが取れなかったり、間違った情報で分析が行われ、正確な分析ができなかったりする可能性が出てくるのです。

せっかく使いやすい、もしくは精度の高い分析ができるSFAやMAを導入しても、もとの情報に誤りがあっては元も子もありません。そのためデータの正確性が重要視されるのです。

しかし多くのSFAやMAでは、顧客情報を手入力したりOCRを使ってデータ化することが少なくありません。手入力では手間がかかりますし、一人で入力するとタイプミスなどが起こる可能性もあります。

こうした問題を解決するのが、名刺管理サービスです。

名刺管理サービスがデータの正確性に一役買う?

名刺管理サービスの中には、SFAやMAツールとデータ連携できるものがあります。より正確に名刺情報をデータ化できる名刺管理サービスを利用すれば、相手の連絡先を間違って入力してコンタクトが取れなかったり、正確な分析ができなかったりといった失敗を防ぐことができるのです。

名刺管理サービスの中には、Sansanのように人の手によって名刺情報をデータ化するものがあります。Sansanの場合、オペレーター名刺情報を手入力するため、OCRよりも正確に名刺情報をデータ化することができます。

これなら社内の人間を使って手入力で名刺情報を入力するよりも効率的に、かつ素早く名刺情報をデータ化することが可能です。こうした名刺管理サービスによってデータ化された情報をSFAやMAツールに活用できれば、より正確に相手にコンタクトを取ることができます。また顧客分析なども正確に行うことができますよね。

また同時に、名刺管理ツールならではのメリットも得られます。すでに記事内で触れた通り、サービスによっては部署の枠を超えて社内全体の人脈を可視化できるほか、相手企業の組織図を生成することも可能に。SFAやMAツールに加えてこうした情報があれば、より確実にキーマンを押さえられたり、刺さる提案ができるようになるのではないでしょうか。

SFAやMAツールには、名刺管理ができるものも多数あります。しかし、そこに正確性が伴わなければ、効果的な営業ツール、もしくはマーケティングツールとして利用するのは難しいでしょう。より正確に、より効率的に働くために、名刺管理サービスはSFAやMAツールを導入している場合にもメリットがあるツールだといえるのです。

まとめ:名刺管理は働き方を変える強力なツール

さまざまな観点から、名刺管理が働き方を変える強力なツールとなり得るという点についてご紹介しました。

「名刺管理」はアナログでも、またExcelなどでも管理することができます。しかし、名刺情報を活用するためには、アナログや個人管理では限界があるのも事実です。

今後労働人口が減少する中で、社員の生産性や効率性を高めながら、企業が売上や利益を残していくためには、これまでの働き方を見直す必要があります。名刺管理ツールは、その一助となるさまざまな機能を備えているのです。

過去にないほど、働き方への見直しが重要視される昨今、企業の問題を解決するためにも、またイノベーションを生むためにも、この機会に名刺管理ツールを導入してみてはいかがでしょうか。

この記事の情報は2017年11月10日のものです

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