起業したら導入したいビジネスインフラになるサービスまとめ - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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起業したら導入したいビジネスインフラになるサービスまとめ

投稿日:2017年09月14日  最終更新日: 2017年09月20日

起業したばかりの頃には、少人数で起業運営にかかるすべての業務を行わなければならないため、業務過多になりがちですが、起業運営をサポートする製品やサービスをうまく活用することによって、少人数であっても効率よく運営することができます。

ここでは起業後から大企業に至るまで様々な企業で必要となるビジネスインフラについて解説します。導入すべき理由や選定のポイントをおさえた上で、特に起業後に導入すべきツールを3つご紹介するので、ぜひ検討してみてください。

起業後にビジネスインフラを導入すべき理由

企業では、営業をはじめとするお客様とやり取りを行うフロントオフィス業務と、経理や総務、労務など企業が事業を展開する上で裏方となる業務を担うバックオフィス業務があります。

起業し、会社を成長させていくには、フロントオフィス業務とバックオフィス業務の双方をうまく機能させなければなりませんが、煩雑な作業が多くなかなか手が回らないということも少なくありません。そこで導入したいのが「ビジネスインフラ」です。

ビジネスインフラとは、移動手段や物流システム、通信インフラ、メールソフト、顧客情報の管理機能、SFA(Sales Force Automation:セールス・フォース・オートメーション)など事業運営を行う上で必要なシステムやツールのことを言います。

特に起業したばかりの頃は、少人数の従業員であらゆる業務をこなさなければなりません。より簡単にミスなく業務を遂行できる環境を整えておくためにも、ビジネスインフラの導入は必須とも言えるでしょう。

最適なビジネスインフラを選ぶポイント

では、自社に最適なビジネスインフラはどのように見つけたら良いのでしょうか。ここからは、その選定ポイントをご紹介します。

自社のサービスや運用形態に合っているか

まず1つめのポイントとして、自社のサービスや運用形態に合っているのかを見極める必要があります。各ビジネスインフラはシステムやツールによって運用ルールが異なります。自社の運用形態と異なる仕組みを取っているビジネスインフラを導入しようとすると、運用形態を改めたり、仕組み合致させるために一手間かかったりと、効率的な運用ができません。導入に自社サービスや運用形態との親和性を確認しておくことをおすすめします。

他サービスと連携できるか

2つ目のポイントとして、APIが開放されているか、もしくは他のサービスと連携がしやすい仕組みになっているかを確認しておくと良いでしょう。API(Application Programming Interface:アプリケーションプログラミングインタフェース)とは、サービスの提供会社がその一部を公開して、他のソフトウェアと機能を共有できるようにしたもののことをいいます。APIが公開されていれば、他のサービスに機能を埋め込み、サービス同士を連携することができるようになります。

ビジネスインフラとして活用されているサービスやツールは、その一つ一つをとってみても、業務を効率化し円滑な事業運営に貢献してくれます。しかし、各サービスを連携させることで、1つのツールだけでは実現できない新たな活用法が生まれ、業務の効率化や営業活動の推進に役立つのです。

長く使い続けられるか

速いスピードで時代が動くこの時代、起業当時は数名だった従業員が、数年で数百名規模にまで成長することも珍しくありません。企業の成長後も使い続けられるイメージが湧かないサービスは、どこかで他サービスに乗り換える等のコストが発生してしまいます。ビジネスインフラとして企業を根幹で支えるシステムだけに、「企業のフェーズに関わらず長く使えるか?」というのは重要な視点となるでしょう。

厳選!起業したら導入すべきビジネスインフラ3選

企業の成長に役立つビジネスインフラは数多く存在します。ここでは、起業したら導入すべきビジネスインフラを3つピックアップし、各特徴や利用シーンをご紹介します。

Kintone

Kintoneはサイボウズ株式会社が提供しているビジネスアプリ作成プラットフォームで、エクセルの読み込みやドラッグ&ドロップを使うだけで簡単にアプリの作成を行うことができるのが特徴です。ビジネスの現場では、売上金の管理や出費の管理、勤務時間の管理など様々なシーンで、Excelなどを用いたデータ集計が必要となります。その度に高度な関数を組んでいては、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーが発生する可能性もあります。できるだけシステム上で管理し、誰でも手軽に利用出来る環境を整えておくべきでしょう。

Kintoneで作成できるアプリの例としては、カレンダービューから一覧で確認できる機能やコメントの受信機能がついた「日報アプリ」、売上管理や顧客分析を一画面に集約した「販促プロジェクト」などがあります。その他、自社の事業運営に必要なアプリの作成についても、プログラミングが不要なため、エンジニアがいない企業であっても簡単に作成することができます。開発だけでなく、システムメンテナンスの手間がかからないという点も魅力と言えるでしょう。またKintoneは、APIを活用して他のサービスと連携したり、JavaScriptやプラグインを使った高度な開発なども可能です。プログラミングに関する知識はあるものの、開発費を安く抑えたい、できるだけ早くアプリを完成させたいという場合にも活用しやすいツールだと言えます。

Office 365

Office 365は、日本マイクロソフトが提供しているビジネスシーンで必須とも言えるツールです。メーラーの役割を果たすOutlookや文書作成ソフトのWord、表計算ソフトのExcel、プレゼンテーションなどに活用出来るPowerPointなど多くの企業で活用されているツールです。Windows、Mac、iOS、AndroidなどのOSを用いた環境で利用出来るため、社内でも外出先でも場所を選ぶことなく、ドキュメントの作成や編集、共有などを行うことができ、業務の効率化に非常に役立ちます。

デバイスを横断してドキュメントを管理したり、同僚ドキュメントをシェアしたりするためには、オンラインの環境でファイルを管理し、コンテンツを共有できる仕組みが必要です。Office 365では、「OneDrive」という共有アプリに1ユーザーあたり1TBのストレージが割り当てられるため、すべてのファイルをオンライン上で管理することができます。

また、Outlookでは法人メールアドレスに会社名を使うことができるため、認知の拡大や、信頼度を高める効果が期待できます。メールよりも深いコミュニケーションが必要になった時には、ビデオや音声によるオンライン会議によって、遠方の顧客や出張中の社員と密なやり取りをすることもでき、ビジネスのあらゆるシーンをサポートしてくれるのが、Office 365といえるでしょう。

Sansan

Sansanは、Sansan株式会社が提供している名刺管理サービスです。ビジネスシーンで出会った人とは必ず名刺交換をするため、社内には大量の名刺が溜まっていきますが、カード上の名刺のままでは管理がしづらく活用しきれないという企業が多いのではないでしょうか。Sansanを活用すれば、すべての人脈が集約・共有されるため、企業が持つ外交情報を一元管理するツールとして有効活用できるようになります。

例えば営業活動をする際、相手企業に知り合いがいる社員がいるとしたら、その人脈を活用してコミュニケーションをとることで、より円滑に営業活動ができる可能性が高まります。Sansanで名刺をデータ化し、人脈情報を共有することで、社員それぞれが情報を確認し、誰と誰がいつ出会ったのかなどといった細かな情報までを入手することができるのです。

また、名刺情報が自動で正確にデータ化されるため、業務の効率化も実現できます。検索機能やタグ機能を用いることで、目的の名刺をすぐ見つけることができたり、大量の名刺を持ち歩かずとも手元のスマートフォンから情報を確認することができるなど、様々なシーンで業務効率化が実現し、本来取り組むべき業務に集中して取り組めるようになります。

おわりに

ビジネスインフラを導入すべき理由や選ぶ際のポイント、おすすめのビジネスインフラをご紹介してきました。起業したばかりの頃は、できるだけ出費を抑えたい時期でもありますが、業務を効率化するビジネスインフラをうまく活用することで、それ以上に高い成果につなげることができます。自社のサービスや運営形態に合うビジネスインフラを見極め導入してみてはいかがでしょうか。導入にあたっては長期的に利用できるよう、数年後の企業の状態を見越して検討するとよいでしょう。

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この記事の情報は2017年09月20日のものです

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