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働き方改革の失敗事例からコスト削減の成功の法則を学ぶ

投稿日:2017年06月23日  最終更新日: 2017年08月10日

業務改善は経費削減よりも多くのコスト削減ができるだけではなく、会社全体の生産性アップが見込めます。けれども、必然性を感じていても、新しい施策が定着しなかったり、思ったように結果が出ない方も多いと思います。

今回は業務改善の失敗例を元にして、改善策や対処法をどうやって考えていくのかをご紹介します。

業務改善の必要性について

業務改善とは広義での「コスト削減」です。経費削減のように目に見えるものだけではなく、ムダな工数を減らし、スムーズに業務に取り組めるというメリットがあります。この章では業務改善の必要性、そして同一視されやすい経費削減との違いについて紹介します。

なぜ業務改善が必要とされているのか

業務改善の本質は、社内の生産性をあげることにあります。業務の効率化はもちろん、品質や業務プロセスも一緒に改善することができ、企業改革にも大きな影響をもっています。

業務改善は、経費削減よりも高い効果が得られることが期待されます。例えば経費削減のために印刷コストを下げても、その成果は全体の数パーセントでしょう。しかし、特定の人しかできなかった仕事をマニュアル化した場合、多くの人がその業務ができるようになりますよね。そうすると生産性があがるだけではなく、得意な人が業務を請け負うことができるようになり、業務時間の短縮も見込めます。

このように業務改善の魅力は、ひとつの行動で複数の効果を得られることです。そのため多くの企業で業務改善が必要だと認識され、積極的に取り組んでいる企業が多くあるのです。

経費削減と業務改善の違いを理解する

大きな違いは「他社の方法を流用できるかできないか」という部分です。経費削減は、知識を持っていれば業種や企業関係なく活用可能です。反対に業務改善は、プロセスや人の動きが関わってくるので知識や手法を流用することは難しく、独自の手法を求められます。また、高い効果を得られますが、現状把握や改善策を実施するには時間がかかります。

経費改善 業務改善
期間 短期~中期間 中期~長期間
手法 さまざまな企業の手法を応用できる 課題やプロセスが異なるため自社独自のやりが多い
メリット ・難易度が低く結果につながりやすい

・取組開始後すぐに結果を出せる

・ひとつの施策で複数の効果を得られる

・大幅なコスト削減が実現する

デメリット ひとつひとつの取り組みの効果は少ない 難易度が高く失敗する例もある

業務改善は経費削減に比べて実現難易度が高く、失敗するケースが後を絶ちません。同じ過ちをしないよう、失敗例をみていきましょう。

知っておきたい、業務改善の失敗例

業務改善ではそれぞれ課題が違えども、業務改善にありがちな失敗例は一貫しています。この章では失敗例をしないための事例と、その失敗をしてしまった場合の改善策を紹介します。

ケース1:複雑化する日々の業務

業務を簡素化するはずが、複雑になってしまうケースです。「便利なはずだ」と次々に工程を増やしてしまっては、負担が増えて生産性をさげるだけです。

改善策

業務改善に必要なのは、ひとつひとつの工程を丁寧かつ簡略化することです。業務改善では、品質・コスト・効率化を重要としており、作業工程を減らし、コスト減少しながら品質アップを目指します。施策を定着させるためにも、現場の実情に即した改善を行うように心がけましょう。

ケース2:手当たり次第に改善策をとる

いろいろな施策を試したいからと、一度に全ての業務改善を行ってしまうケースです。

改善策

大きな理由として、実行する社員が業務改善策を実行することに捕らわれてしまい、業務に支障をきたす場合があるということです。業務を改善して会社をよくしていきたいと思うのは当然のことですが、いきなり複数の施策を導入しては社員に負担がかかってしまいます。問題点に優先順位をつけ、段階的に取り組みましょう。

ケース3:評価基準の定義があいまい

評価基準があいまい評価のボーダーラインや定義があいまいだと、データを取って次に活かすことができません。「なんとなく」「取り急ぎ」で業務改善を開始するのは、社員から反感を買いますし、そもそも評価基準がしっかりしていなければ、施策の成否を決めることができません。

改善策

業務改善を行う場合、行動指標を定義しデータを取りましょう。どの施策や方法が効果的かを判断する材料になりますし、業務改善策の結果が目に見えて判断しやすいという特徴があります。

例えば営業業務プロセスの改善を行うと仮定し、目的は満足度の向上だとします。契約後のフォローアップを充実させることで、問い合わせやクレームが減れば営業の工数を削減できます。

1件の商談に対し、どんな形でアフターフォローしたらクレームや問い合わせが減ったかを数値で記録することで、どういう対応が顧客の満足度をあげるのかがわかりますよね。目的を明確に持ち、数値を定義することを心がけて実行してみましょう。

業務改善が難航したときの対処方法

業務改善をスムーズに行うには、大きくわけて3つのポイントがあります。気を付けるべき点と、対処法について紹介していきます。

結果を出そうと急がないこと

焦っても結果はいい方向に転がりません。難航している時こそ、業務改善プロセスの見直しや、プランが合っているかどうか、問題点はどこかといった部分に注目してみましょう。

慣例化している不要なことをやめる

惰性で行っていることは廃止し、効率的なフローの提案を行いましょう。業務改善は一種の企業改革でもあるので、いつまでも古い慣習にこだわらず新しい風を取りいれる選択をしましょう。

また、新しい取り組みよりも既存のやり方を優先する人がいます。その場合新しいフローがいかに効果的であるかを理解させ、協力を仰ぐ必要がありますよね。チームメンバーの全員が施策に取り組むためにも、ディスカッションを行い、改善提案をより良いものにするように心がけましょう。

チームメンバーに当事者意識を持たせることが、改善策定着のポイントです。

業務改善策が複雑化していないか見直す

意外と見落としてしまうのが、改善策の複雑化です。効率的な業務プロセスを作っているのに、確認フローが多すぎてしまうとかえって複雑化し生産性が下がってしまいます。

既存のフローの問題点、改題点を見極めることで不要コストが浮き彫りになります。業務改善にもPDCAを活用し、どんどん新しい方法を模索して簡略化していきましょう。

業務改善はできることから始めるのが成功の秘訣

いくら業務改善案が充実していても、実行する社員に意志がなくては意味がありません。どのように行えば失敗のリスクが減るのか、成功の秘訣を紹介します。

業務改善はマイペースに行うこと

業務改善は競合や市場にとらわれず、自社のペースで行えるのが魅力のひとつです。長年積み重ねてきた習慣を根本から見直そうというのですから、すぐに結果がでるものでもありません。「急がば回れ」ということわざがあるように、問題点をしっかりと見極めて、準備を整えてから取り組みを始めることが成功の秘訣です。

顧客管理の抜け漏れをなくす

売上につながるマーケティングや営業部署では、日々多くのクライアントとの出会いがあります。そのため顧客管理が個人で行われ、会社のデータベースで共有されていない企業も多くあると思います。連絡の重複で対応が二度手間になったり、担当者が退職や休職した際、引継ぎが円滑に行われないケースも珍しくありません。

顧客管理をしっかりと行うことは業務改善におけるコスト削減にもつながります。費用対効果がよく、効率的に使えるASPを導入してみてはいかがでしょうか。

ASPとは

Application Service Providerの略称をASPといいます。アプリケーションソフトをパソコンにダウンロードしなくても、ネットワーク上でそのサービスを利用できるものです。

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最後に

業務改善は難易度が高く、綿密な準備を行わないと失敗のリスクが高まります。見切り発車は決してせず、中長期的に行うものとして自社のペースで確実に改善策に取り組みましょう。

急がず、焦らず、自社の抱える問題とじっくり向き合うことが大切です。

現状の組織の在り方に問題意識を感じている方には、こちらの資料がおすすめです。

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