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WEB会議にルールはある?いま知っておきたい!人と差がつくオンラインのマナー・お作法|オンラインで名刺交換

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新型コロナウイルス感染症の影響で、在宅勤務のテレワークで社内外とのWEB会議・ビデオ会議を行うケースが増えています。しかし、オンライン上でのコミュニケーションは対面でのコミュニケーションとは異なるため、相手に悪印象を与えていないか不安を感じている人も多いのではないでしょうか? そこで今回は、テレワークでWEB会議をする際に気をつけたいマナーやルールを分かりやすく解説します。

WEB会議にルールはある?いま知っておきたい!人と差がつくオンラインのマナー・お作法

”Zoomマナーの全部が「くだらない」とは言い切れない理由

ビジネスシーンでは、テレワークの増加により、ZoomなどのWEB会議ツールを使った新しい働き方が、当たり前になってきました。

それに伴っていま、その「Zoom」の名前がついた“Zoomマナーなるものが誕生し、SNSなどネットで話題になっています。

Zoomマナーには、次のようなものが挙げられています。

・上司など立場が上の人より先に退出するのはNG
・上司は一番最後にログイン。
・逆光になる場所で画面に映るのはマナー違反。
・ミーティング中の視線は、カメラ50%、画面50%の割合で。

理屈が通っているものもありますが、中には謎マナーも生まれています。

「くだらない」、「ネットのネタでしょ?」といった意見もありますが、中には、オンラインならではの特性を背景としたWEB会議のコツが「マナー」や「ルール」として広まっているものもありそうです。

WEB会議を成功させるコツは、ルールやマナーにヒントがあった

ルールやマナーには「これ必要?」というものもありますが、意外とWEB会議を円滑に進めるためのヒントが隠れているケースもあります。ルールやマナーというと堅苦しいものに感じるかもしれませんが、「スムーズに会議を進めるための注意点」と捉えると、ビジネスシーンにプラスに作用します。

WEB会議を成功させるためのコツについて、次項から詳しく見てみましょう。

オンライン環境を考慮したハード面でのコツ

テレワーク環境のハード面で会議を妨げることがないよう、オンライン環境を考慮したコツを簡単にまとめてみました。

  • ネット回線環境
    ネット環境によっては、突然音声が途切れたり、映像のフリーズが生じたりします。WEB会議が途中で中断しないよう、ネット回線の安定性や速度は事前に確認しておく必要があります。
  • マイク
    パソコンやスマホのマイクは、思っている以上に細かい音まで拾ってしまいます。基本的に発言する時以外は自分側のマイクをオフ(マイクミュート)にしておけば、不要な雑音をシャットアウトできます。WEB会議を開催する前に、司会進行役を決めておき、その人が発言者を指名する、発言者は自分が発言する時だけマイクオンにする、といったルールを決めておくとスムーズです。
  • WEBカメラ
    表情やうなずきで意思表示ができるため、カメラはできる限りオンにしておくのがおすすめです。互いの表情が見えることで、より対面に近いコミュニケーションを図ることができます。
    自宅の部屋が映ってしまうことに抵抗がある場合は、バーチャル背景機能を活用してみてください。また、どうしてもカメラをオフにしたい場合は、最初だけ映像をオンにして、声をかけてからカメラをオフにすると印象が良いでしょう。

オンラインのコミュニケーション特性を考慮したコツ

リアルの対面とは異なる環境でも適切なコミュニケーションがとれるよう、オンラインの特性を考慮したコツを簡単にまとめてみました。

  • 5感をすべて使えない
    WEB会議では視覚(映像)と聴覚(音声)しか使えず、会議中の雰囲気や空気感を肌で感じることはできません。
    リアルの対面と比べて、視線や態度、声のトーンの微妙な変化を感じとることが難しいため、「言いたいことがうまく伝わらない」、「話がかみ合わない」といった状況に陥りやすくなります。
    WEB会議で重要なのは「言葉」と「表情」。気持ちをしっかりと言葉で表し、表情豊かにリアクションをとることで、コミュニケーションが深まります。
  • 発言方法
    WEB会議では、順番に発言しないと互いの音声がかぶってしまいます。
    発言したい時は「〇〇ですが話してもいいですか?」、「〇〇さんに質問があります」というように、自身が発言することを伝えてから話し始めると円滑に議事が進みます。自分の発言が終わったら「以上です」と添えることで、他の参加者に発言が終わったことが分かりやすくなります。
    また、WEB会議では「ファシリテーター(司会進行者)」 の存在も重要です。ファシリテーターが会議の雰囲気づくりに努め、発言者を指名したり、発言を促したり、議論をリードしたりすることで、よりスムーズに会議が進みます。
  • 意思疎通
    リアルの会議に比べて、WEB会議では発言しないで終わってしまう人がいる、1人だけが発言して終わってしまうといったケースが起こりやすいです。積極的に発言したり、うなずきなどのジェスチャーを取り入れることで、自分の意思を表明すると良いでしょう。
    また、WEB会議の前にはアジェンダを作成し、議題や会議を行う目的を参加者に周知することも大切です。そのWEB会議で行うタスクが明確になって、会議が見当違いの方向性に向かってしまったり、不必要に時間が長引いたりするのを避けることができます。

在宅勤務の生産性のためにGoogleが挙げている6つのヒント

ここで、Googleがブログで公表している「生産性とコラボレーション~在宅勤務でビデオ会議を利用する際の 6 つのヒント」をご紹介します。

Googleのスタイルが正しいわけではありませんが、世界的なネット企業が経験して得たノウハウから、自社や自分のスタイルにも取り入れられるヒントが見つかるかもしれません。

  1. 適切な環境を選ぶ
    ビデオ通話をする際は、背景などの周囲の環境に気をつけてください。また、ノートパソコンを使用する場合は、安定した場所に置きましょう。
  2. いつでも誰でも招待できる
    いつでも簡単に会議をセットアップして、組織内外のメンバーを招待できるようにしておきます。海外など遠隔地にいるメンバーも参加できます。また、会議の予定は自動でGoogleカレンダーへ設定されるので手間がかかりません。
  3. 音声がよく聞こえない場合は字幕をオンにする
    騒がしい場所にいて高性能ヘッドホンを持っていない場合は、自動字幕起こし機能を使用します。
    ※英語のみ対応の機能です。
  4. 共有したいものだけをプレゼンテーションする
    意図したものだけが画面共有されるように、1つのウインドウ(アプリ)だけを共有してプレゼンするようにします。
  5. 画面のレイアウトを変更して気になるものにフォーカス
    WEB会議アプリ「Google Meet」にあるレイアウト変更機能を活用すると、他の人が画面共有している間もレイアウトを切り開けて、特定の画面をフォーカス(大きく表示)することができます。
  6. 私生活を少しだけ見せる
    関係性や会社のカルチャーにもよりますが、私生活が少し見えることで同僚との関係が深まり、仕事以外のことで共感が生まれることもあります。

出典:Google Cloud|在宅勤務でビデオ会議を利用する際の 6 つのヒント
https://cloud.google.com/blog/ja/products/productivity-collaboration/6-tips-for-better-video-calls-when-working-from-home

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Web会議のルール

WEB会議で気をつけること(基本ルール編)

WEB会議では、リアルの対面ではないからこそ気をつけたいポイントがあります。

これをルールとして理解・周知することで、WEB会議でスムーズなコミュニケーションをとることができる上、相手に好印象を与える効果も生まれます。

具体的には次のような基本ルールを決めておくと良いでしょう。

WEB会議前に、アジェンダや資料を参加者に共有しておく

オンラインに限りませんが、特にWEB会議では、参加者が会議の目的を認識していないと進行の妨げになることがあります。

司会進行役(ファシリテーター)を決めておく

WEB会議を円滑に進行するファシリテーターを決めておきましょう。参加者同士の発言(音声)がかぶったり、発言したい人が発言機会を逸したり、といったことが避けられ、コミュニケーションがとりやすくなります。

主催者は早めに参加(ログイン)して、参加者を待つ・声がけする

主催者や司会進行役の人は、例えば5分前にはWEB会議に参加(ログイン)して参加者を待つようにするのがおすすめです。参加者がログインしたら、名前を呼んだり挨拶をして声がけをしましょう。出席者の確認ができ、本題に入る前のアイスブレイクにもなるほか、音声や接続環境の確認にもなります。

発言していない時は自分の音声をミュートに

雑音で他の参加者の発言を邪魔しないよう、発言する時以外はマイクをオフ(マイクミュート)にするのがおすすめです。

予定時間より少し早めに切り上げる

一般的なリアルの会議と同じように、WEB会議でも1時間単位で設定されるケースが多いようです。続けてすぐ次の会議予定を入れている人もいるため、1時間ぎりぎりまで開催するのではなく、予定終了時間より10分から15分前に切り上げるとスマートです。

そのためには、事前のアジェンダや資料の共有、進行の時間配分が大切になります。

WEB会議で気をつけること(営業・商談で人と差をつけるTips編)

「あ、この人、慣れてるな」と思われるようなスマートな振る舞いによって、オンライン営業やオンライン商談でも人と差をつけることができます。

「あの人とのオンライン商談はスムーズにやりとりできた」、「訪問時と変わらないくらい印象に残った」という気持ちを相手先に抱いてもらえば、その後のアプローチもしやすくなり、営業活動にも良い効果をもたらします。

WEBカメラと目線の位置を合わせる

特にノートパソコン内蔵のWEBカメラは、普通に作業している時と同じ位置では下から顔をあおるような画面映りになって好ましくありません。WEBカメラと目線の高さを同じ位置にすると、対面時と同じような視線にすることができます。

ノートパソコンの下に厚めの本を置いて高くしたり、市販の「ノートパソコン台」を使ったりすると良いでしょう。

自然光で画面映りを良くする

自宅であれば、自然光が顔の正面方向から当たる窓際などの場所でパソコン作業するのがおすすめです。

天井照明のみの場合は上から光が差すため、顔が暗く映ったり、不要が影が落ちたりします。顔全体に光が当たることで、顔色が良くなり、画面越しでも自分の表情が伝わりやすくなります。

夕方や自然光を取り入れるのが難しい環境では、スタンドライトを活用しても良いでしょう。

音声、ビデオのオンオフを使い分ける

音声やビデオは臨機応変にオンオフを使い分けるのがポイントです。ネット回線が不安定な時やWEB会議システムのラグがひどい時は、ビデオをオフにしましょう。映像の通信・処理データ量が少なくなって、不具合が解消されることがあります。

途中参加、気になったことはチャットも活用

WEB会議に招待され、やむを得ず途中参加する場合は、WEB会議の進行を止めないためにテキストチャットだけで挨拶を済ませてしまいましょう。

気になったことやちょっとした疑問はチャットを活用して書き込めば、議事を止めることなくコミュニケーションをとることができます。

適度なルールやマナーを知って、WEB会議をスマートにこなそう!

新型コロナウイルス感染拡大を機にテレワークを導入する企業が急増し、今後のビジネスシーンではWEB会議やオンライン商談を主催する・参加する人が、さらに増えていくと思われます。

ルールやマナーというと堅苦しいものに感じる人もいるかもしれませんが、この記事で解説したように、会議を円滑に進めたり、より快適なコミュニケーションをとるためのコツと考えてみてはいかがでしょうか。

WEB会議やオンライン商談でのスマートな振る舞いが、あなたのビジネスにプラス効果をもたらしてくれる、きっかけになるかもしれません。

この記事の情報は2020年06月26日のものです
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