名刺管理で見なおす働き方改革

オンライン名刺交換のメリットとは?紙からデジタルへのシフトで始まる、すごいビジネス効果まとめ|オンラインで名刺交換

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今回は、オンラインでの新しい働き方の課題と、それをサポートする「オンライン名刺交換」がもたらす導入効果やメリットについてご紹介します。

オンライン名刺交換のメリットとは?紙からデジタルへのシフトで始まる、すごいビジネス効果まとめ|

ビジネスシーンでは、テレワークをはじめ、WEB会議の積極的な活用、オンライン商談やウェビナー(WEBセミナー)の導入など、オンラインでの新しい働き方が急速に広まっています。

業務のIT化は、ここ数年の働き方改革の取り組みの中で早くから本格導入をしてきた企業もありますが、IT環境整備や自社文化に合った対応について、これから本格的に検証・改善をする企業も少なくないでしょう。

そこで今回は、オンラインでの新しい働き方の課題と、それをサポートする「オンライン名刺交換」がもたらす導入効果やメリットについてご紹介します。

オンラインでもスマートに名刺交換。場所を選ばず、タイミングを逃さない

従来の働き方では、直接顧客と担当者が対面して紙の名刺交換をするのが当たり前でした。しかし現在、商談や会議は対面からオンラインへと移行し、ZoomSkypeなどを活用したビデオ通話で行うケースが多くなっています。

ビジネスシーンでは欠かせない名刺交換ですが、オンラインで初対面同士となる場合、紙のように名刺交換はできません。オンラインで初めて会ったけれど名刺交換をしないままになっている人も意外と多いのではないでしょうか。

こうしたオンライン上での課題を解決してくれるのが、クラウド型名刺管理サービスSansanの「オンライン名刺交換」です。自分の名刺情報がデジタル版の名刺として生成され、オンライン商談やミーティング中にメールやチャットなどで送ることができます。

デジタル名刺にアクセスできるURLは複数人に対して同時送信できるので、大人数のミーティングなどでも会議の流れを止めることなくスマートに名刺交換が行えます。もちろん、「Sansan」を使っていない相手にも送信が可能です。

オンライン上では互いの挨拶も手短に済ませてしまうことになりがちで、挨拶のタイミングも頭を悩ませる問題ですが、「オンライン名刺交換」ならスムーズに行うことができます。

たった1枚のオンライン名刺交換で得られるメリットとは?

紙の名刺を保管して顧客管理する状態では、名刺情報を最大限活用するのは困難です。ITを活用したオンライン名刺交換に切り替えることで、名刺情報を最大限ビジネスに活かすことが可能になります。

次項で挙げる、紙の名刺が持つ特徴をオンライン名刺交換でさらに活用することができます。

企業が公式提供している正確な顧客情報を得られる

名刺には、その人が所属する会社の情報が正確に記載されています。会社が公式に提供している情報なので、単なる連絡先としての意味合いだけでなく、名刺交換した人の情報を保証してくれる信頼感が生まれます。

昔から日本のビジネスシーンにおいて、名刺交換は貴重な営業施策としての効果がありました。この貴重な出会いの機会をオンライン上で行えるのが「オンライン名刺交換」サービスです。

ZoomSkypeなどでビデオ通話をしている最中でも、相手を知る機会を逃すことなくスマートに正確な情報を得ることができます

名刺情報の共有により、社外の誰と名刺交換しているのか人脈が可視化される

紙の名刺交換では、取得した名刺情報の整理や社内での情報共有をアナログで行うことになります。

名刺をデジタル化するにはデータ入力を行う手間がかかる上、担当者によって管理方法が異なります。名刺交換を最後に担当者ごとの会社のデスクで名刺情報が眠ってしまうケースも少なくありません。

「オンライン名刺交換」では、こうしたデータ入力の手間を省き、相手の名刺情報をすぐにデジタル化して取得できます。自分の名刺情報も同様に相手にすぐに送付でき、先方の手間を割くことなくデジタルデータとして活用してもらうことが可能です。

オンラインでの出会いがすぐにデータ化されるため、リアルタイムでの社内共有もできます。共有された名刺情報は統合されることで、名刺交換した人脈を会社の財産となるので強い組織づくりに役立ちます。

名刺交換履歴、人事異動情報を反映した高品質な顧客データを保有できる

名刺交換や名刺に記載された情報は、さまざまなビジネスチャンスを生みます。名刺交換の履歴や相手方の昇進・異動などのタイミングが可視化できれば、最適な営業アプローチが可能になります。

紙の名刺管理でも、接触履歴や人事異動情報を調査して突き合わせることはできますが、他社に在籍している人の最新の肩書きや所属部署を、人の手でリアルタイムに更新するのは相当の労力と時間を要し、現実的ではありません。

名刺情報をデジタルデータで管理すれば、顧客の部署異動などの人事異動の履歴だけでなく、名刺交換した相手がどのような地域、業界と名刺交換を行っているのか傾向なども把握が可能です。

常に名刺交換した相手の最新情報をデータベースに反映させることができるので、高品質で生きた顧客データを保有できるようになります。

オンライン名刺交換が活用されるビジネスシーンとは?

ビジネスシーンにおいて、紙の名刺交換という従来のスタイルがなくなり「オンライン名刺交換」が当たり前になった時代。私たちのビジネスシーンは、どのように変わるのでしょうか?

主なビジネスシーンを想像しながら具体的に見てみることにしましょう。

空気感がつくりづらいオンライン商談・WEB会議も、アイスブレイクで会話を活性化

オンライン商談やWEB会議を行った際の課題としてよく挙げられるのが、相手との距離感や空気感に関することです。モニター画面越しにコミュニケーションをとらなければならないため、目と耳からの情報を基にした会話しかできない難しさがあります。

オンライン商談やWEB会議の場では、緊張感をほぐしてコミュニケーションを円滑にし、相互の理解を深めるアイスブレイクが対面時よりも大切と言われています。

対面であれば、オフィスや近隣のお店、訪問する途中の駅の様子など、アイスブレイクとなる会話のネタは比較的、容易に見つけられます。しかし、オンラインではその場で得られる情報が圧倒的に少ないためなかなかアイスブレイクがうまくいかないという経験をした人もいることでしょう。

オンライン名刺交換を活用すれば、手間なく名刺情報を交換することができ、自分や相手の苗字や所属部署など会話のきっかけとなるネタも探しやすくなります。相手の目を引くようなプロフィールを添えて、アイスブレイクの活性化を狙っても良いでしょう。

複数人が参加するシーンでも、オンラインの名刺交換で漏れなく情報把握

大規模なプロジェクトになると、商談先の担当者以外にも相手先の上司や部門をまたがる同席者が出席して大人数になるケースも多くなります。

対面時の訪問であれば、商談の冒頭に一人ずつ名刺交換を行っていけば問題ありません。しかし、オンラインでは商談時間を長くとりづらいため、順番に自己紹介する時間をわざわざ割けない場合がほとんどです。

「オンライン名刺交換」であればURLを一括送信でき、商談の流れを中断することなく簡単に名刺情報を相手に渡せます。他の参加者を待たせる時間が発生しないので、対面での商談以上に打ち合わせがスマートに進行します。

また、相手からオンラインで名刺情報を取得できれば、一人ひとりの肩書きや部署もすぐに取得でき、打ち合わせ中に相手の情報を把握せずに話が進んでしまうなどの抜け漏れを防ぐことができます。

オンライン名刺とデータが活用できるシーン一覧

名刺交換は、会社の部署を問わずさまざまなビジネスシーンで行われています。これらの散らばった名刺情報をデジタルデータ化することで、関連業務の効率化や高度化を図ることが可能です。

オンライン名刺が活用されるビジネスシーンを、部署や関連業務別に見てみましょう。

 

部署 関連業務
営業 ●    顧客開拓

●    顧客管理

●    営業管理

マーケティング ●    リード創出

●    顧客育成

購買/調達 ●    サプライヤ戦略

●    代替発注先候補管理

●    BCP対応

情報システム ●    発注先の強み管理
総務 ●    年賀状手配

●    オフィス管理

広報・IR ●    メディア管理

●    アナリスト管理

人事 ●    リファラル採用促進

●    エージェント管理

●    タレントマネジメント(採用・配属・人事考課の戦略的人事管理)

R&D ●    シーズ管理
経理 ●    支払・請求管理

●    交通費精算

秘書 ●    慶弔管理

●    VIP管理

●    会食管理

オンライン名刺の活用が、新しいビジネス価値を生み出す

デジタル化された名刺情報をオンラインで交換することで、名刺情報は顧客データとして資産化され、新たなビジネス価値を生み出します。

「オンライン名刺交換」が当たり前になった次のステップでは、次のようなさまざまな展開が可能になります。

オンライン名刺交換で始まる新しいビジネスの世界へ

働き方改革への取り組みや新型コロナウイルス感染症対策により、オンライン上での新しい働き方の重要性はますます高まっています。

これまでの業務の在り方やビジネスカルチャーには、長年行われてきた理由や良さというものがあります。ただ一方で、時代の移り変わりと共にビジネスの在り方は変化して進化してきたのも事実です。

ビジネスシーンにおける名刺交換も、ビジネスに上手に取り入れることで、当たり前の風景になるのかもしれません。

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この記事の情報は2020年06月26日のものです
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