名刺管理で見なおす働き方改革

気をつけて!テレワーク中のWEB会議でありがちな失敗あるある|オンラインで名刺交換

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今回は、SNSやネットで見かけたオンラインミーティングでよくある失敗例をご紹介します。みんな同じ失敗経験者!という「あるある」に共感しながら、次からは同じ失敗を繰り返さないように気をつけましょう。

気をつけて!テレワーク中のWEB会議でありがちな失敗あるある

新型コロナウイルス感染症対策で在宅勤務のテレワークを導入する企業が増えました。これをきっかけに、自宅からWEB会議・ビデオ通話でオンラインミーティングに初めて参加した人もたくさんいるようです。
リアルとは異なる新しい環境になかなか慣れなかったり、ちょっと恥ずかしい失敗をしたり、というエピソードをSNSやブログでも見かけるようになりました。「良かった!自分だけじゃなかったんだ」と、ホッとしている人もいるのでは?
そこで、今回は、SNSやネットで見かけたオンラインミーティングでよくある失敗例をご紹介します。みんな同じ失敗経験者!という「あるある」に共感しながら、次からは同じ失敗を繰り返さないように気をつけましょう。

テレワーク(在宅勤務)で開催機会が増えた、自宅&WEBならではのあるあるは?

新型コロナウイルス感染症対策のため、テレワーク(在宅勤務)を実施する企業が急速に増えました。

政府が推奨する働き方改革や東京オリンピック・パラリンピック開催に向けて、すでに本格導入をしていた企業もありますが、今回の緊急事態で初めて完全テレワークを経験した人も多いはずです。

調査データからも、テレワークの増加傾向が現れています。

東京都が都内の企業を対象に実施した緊急調査(511日発表)によると、企業(従業員30人以上)の3月と4月のテレワーク導入率は、2.6倍と大幅に増加しました。

【東京都の調査結果】
 ・3月のテレワーク導入率:24.0%
・4月のテレワーク導入率:62.7%

出典:東京都防災ホームページ|(第330報)テレワーク導入率緊急調査結果と事業継続緊急対策(テレワーク)助成金募集期間延長をお知らせします!~都内企業のテレワーク導入率が大幅に増加~

在宅勤務のように平常時とは違う環境下で仕事をしていると、「通勤時間がなくて楽!」といったメリットを感じる一方、思いがけない失敗に遭遇します。
特に、仕事をするための環境としては想定されていない自宅で行うオンラインミーティングにまつわる話は、オンラインでの働き方ならではの新しいエピソードが盛りだくさんです。

テレワークあるある:オンライン商談?慣れてますよ!と言ってはみたものの…

「インターネットなら慣れていますよ!」と大見得を切ってオンライン商談を行ったものの、実際にやってみるのと、知ったつもりでは大違い。テレワークでの慣れない雰囲気と環境にアタフタしてしまった人もいるのではないでしょうか。

  • 商談なのに1人トークショーになってしまった
    テレワーク導入で、新規顧客と初めてオンライン商談をすることに。ネットは慣れているとタカをくくっていたら、60分間ずっと自分1人で一方的にしゃべっている状態になってしまい、商談失敗。オンラインでの会話のやりとりの難しさを痛感した。
  • プレゼン資料がデスクトップから行方不明に
    オンライン商談中、準備しておいたはずのプレゼン用資料がデスクトップに見当たらない!あるはずなのに、なぜか見つからない。しかもWEB会議の画面がじゃまをして、データを探すのにも、ひと苦労。事前にプリント資料を持参していたリアル商談と比べて、より事前準備が大切と知った。

Tips:リアル商談よりも事前準備&コミュニケーションを綿密に!

リアルの対面時と違い、オンライン商談では画面を通して得られる情報が限られています。それは自分だけでなく、お客様など相手も一緒です。

リアル商談と同じ意識で臨むと、失敗の原因になります。画面を通して伝えることを事前にまとめて、一度はシミュレーションしておくのがポイント。オンライン商談用にプレゼン資料を作り直したり、コミュニケーションの取り方を意識的に変えましょう。

【パソコン設定で使えるTips】

・デスクトップを整理しておく。⇒すっきり画面でファイルの迷子を回避

・商談顧客ごとにフォルダを作成。⇒必要なファイルを1つのフォルダにまとめておくと分かりやすい

・マウスカーソルは大きめに設定しておく。⇒画面共有で特定の場所を指すのに伝わりやすい

どうしても互いに緊張感が出てしまうオンライン商談の冒頭、オンラインで名刺交換をすれば、その情報をネタに会話のきっかけが生まれアイスブレイク効果が期待できます。

スマートにデジタル名刺を交換できる「オンライン名刺交換」であれば、オンライン商談でコミュニケーションをサポートしてくれます。

sansan|オンライン名刺交換  https://jp.sansan.com/online-meishi/

テレワークあるある:そんなつもりは…うっかり音声・映像ON/OFF操作ミス

WEB会議ツールは、音声と映像のON/OFFが設定できます。この操作ミスで、思わぬ恥をかくことも…。音声・映像のON/OFFあるあるをご紹介します。

  • 音声参加のつもりが、操作ミスで寝起き姿が大写し
    映像はミュート(OFF)して音声のみでオンラインミーティングに参加するはずが、うっかり映像ONのまま参加。寝ぐせだらけで油断しきった自分のダルそうな顔が、画面に大きく映し出されてしまった。
  • オンラインになると、なぜか大声に
    リアルの対面ではそうでもないのに、オンライン上では声が届かない気がして声が大きくなってしまう。それを見ていた家族からは、「声をそんなに大きくしなくても大丈夫なのに」と指摘されるが、それでも直らない。
  • 生活音がダダ漏れ
    WEB会議が始まった途端、宅配便が到着してインターホンの音が鳴り響く。同居人のトイレを流す音がどこかから聞こえてくる。普段は静かなのに、なぜかWEB会議中というタイミングで生活環境音が鳴り響いてしまう。

Tips:一流のビジネスマンは習慣にこだわる!

オンラインミーティングは、これまでになかった新しい働き方。新しいオンラインでのビジネス習慣に自分を慣れさせることも大切です。

音声の問題は、自分が発言する時以外はミュート(OFF)しておくことで、ほぼ回避できます。

また、WEB会議へ参加する時は、必ず音声・映像のON/OFF設定を指さし確認する習慣を身につけましょう。慣れはじめが最も危険です。常に一定の緊張感をもって臨むようにすると良いでしょう。

オンライン上での音声や映像のやりとりが実際に相手にどのように聞こえているのか、WEB会議の録画機能を使って自分の言動を確認して事前にチェックしてみるのもおすすめです。

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テレワークあるある

テレワークあるある:いま映り込んだのは何?…私生活が垣間見える背景問題

在宅勤務となると、自分の生活空間で仕事をすることになります。そうなるとWEB会議の最中に生活感満載の情景が相手に見えてしまうことも

  • 予想外の場所までカメラに映り込む
    WEB会議に向けてカメラテストをした時点ではちょうどいい画角だったのに、いざ始まったら想像以上に画面が広角に。左右が思ったよりも広い範囲でWEBカメラに撮られ、部屋の隅々まで映り込んでしまって恥ずかしい思いをした。
  • 大事な場面でペットが登場
    いままで部屋でおとなしくしていたペットの猫が、WEB会議が始まったらパソコンに興味津々。モニターの前を頻繁に横切り、会議に集中できなかった。
  • 子どもに「仕事中」は通じない
    書斎がなくリビングで仕事をしているため、幼い子どもが仕事と分からず乱入。「静かにしていて」と言っても伝わらず、しまいには自分の後ろで泣きじゃくってしまった。

Tips:バーチャル背景機能を活用してTPOを!

ZoomなどのWEB会議ツールは、自分の画面に好きな画像をバーチャル背景として設定できる機能があります。「Snap Camera」というアプリを使えば、バーチャル背景機能がないWEB会議ツールでも同様の設定ができます。

自分の生活環境を見られたくないという人は、積極的にバーチャル背景機能を使ってみましょう。

ミーティング相手の目を引く背景画像を設定して、アイスブレイクのきっかけにしたり、気分に合わせて画像を選んだりすれば気分転換にもなります。

WEB会議ツールで使えるバーチャル背景用の画像は、自分で撮った写真を設定できるのはもちろん、多くの企業が無料配布しているものも使えます。

個人がテレワークなどで使用するのに限って設定できる有名キャラクターもの、ウケねらいのもの、美しいリゾート地やイケてるオフィスなど、TPOに合わせて使えるものがたくさん見つかるはずです。SNSGoogleで検索してお気に入りの画像を探してみてください。

◆バーチャル背景アプリ「Snap Camera」  https://snapcamera.snapchat.com/

テレワークあるある:WEB会議だから下半身は部屋着のままでOK!?

D2Cブランド kay meが、働く女性を対象に行った調査によると、回答者全体の約7割が、「オンライン会議」がある時は会議前に着替えて「会議服」を意識すると回答しています。

「オンライン会議」用の服は、「上だけきちんとする」人は約5割。「まったく着替えない」、「普段着」、「パジャマ」という人も合わせて約2割いました。

在宅勤務では自分を律するのは自分だけ。1日中在宅勤務の場合、どこまで服装を気にするのかは人それぞれです。だからこその失敗エピソードをご紹介します。

  • 見えるところだけ完璧に。下半身は部屋着のまま
    部屋着から仕事着に着替えるのが手間なので、WEB会議がある時はシャツの上にジャケットを羽織るだけ。上半身は完璧なのに、カメラに映らない下半身は部屋着のままで参加している。
  • カメラ映えする服を選んだら、バーチャル背景に服の色が同化!
    少しでも表情を明るく見せようと服を選んだら、うっかりバーチャル背景と同じ色を選んでしまい、服と背景が同化!画面に自分の顔だけが浮かぶ様は、ホラー映画のようだった。

Tips:テレワーク向けファッション&コーディネートを取り入れて!

世界のビジネスエリートや政治家は、洗練された立ち居振る舞いができるような印象管理術に長けています。アメリカ大統領選のスーツに「赤いネクタイ」というのは、よく知られた印象管理術のひとつです。

ビジネスシーンにおいても、身だしなみがもたらす存在感は避けて通れません。ファッション雑誌やブランドサイトなどで、堅苦しくないテレワークに合った着こなしのコーディネートや洋服も提案されているのでチェックしてみましょう。

テレワークあるある:これが自分の顔!?…WEB画面の映りを少しでも良くしたい!

角度や光によって、運転免許証なみにイケてない時があるWEBカメラの映り具合…。

社内チームスタッフだけが参加するのであれば雰囲気でごまかせるものの、偉い人が出席する大切なオンラインミーティングや、顧客とのオンライン商談では、少しでも相手に好印象を残したいものです。

  • 「体調悪いの?」とノーメイクで心配される
    テレワークが続くと、女性の場合はメイクする機会が激減。突然のWEB会議になり、ノーメイクを眼鏡でごまかそうとしたけれど、「体調悪いの?大丈夫?」と、みんなから心配の声が…。周りのノリに合わせて体調が悪いフリで乗り切ったけれど、社内の人とのミーティングで良かった。
  • 薄暗い照明効果で、気分はアニメの悪役
    なるべく部屋を映さないように白い壁を求めた結果、薄暗い照明の下で仕事をすることに。WEB会議に登場する姿は、さながらアニメや特撮ものに出てくる悪役の秘密基地のような映りに…。

Tips:画面映えするセッティング&メイク術のコツを習得!

WEBカメラ映えするためには、ちょっとしたコツがあります。普段、パソコンを使っている時とは違うポイントを抑えておきましょう。

家具ブランドのイケアでは、次のような「テレビ会議映えのコツ」を紹介しています。

  • 顔に光を当てる
    なるべく自然光が顔に当たる場所で作業するのがベスト。光が足りない場合は照明に工夫を。
  • カメラの位置を上げる
    ノートパソコンの内蔵カメラは、カメラ位置に注意。目線と同じくらいの高さまで上げると◎。

◆イケア|テレビ会議に使えるインテリアバーチャル背景 https://www.ikea.com/jp/ja/campaigns/virtual-background-gallery-pub8c14b670

また、資生堂は「在宅勤務時の美容テクニック」を紹介しています。

  • カジュアルだけどきちんとした印象を与えるコツ
    メイクテクニックのキーワードは「生命感」と「血色感」。
  • 目もとメイク&口もとメイクがポイント
    目もとで生命感を、チークと口もとで血色感を演出する。

◆資生堂|在宅勤務時の美容テクニック https://corp.shiseido.com/jp/news/detail.html?n=00000000002881

スマートにオンラインミーティングをこなせる、ビジネスハック術を身につけよう!

誰もが最初はテレワーク未経験者。新しいオンラインでの働き方ですから、今回ご紹介したような「あるある」も、過渡期のほほえましいエピソードと考えると気持ちも楽になりそうです。

オンラインミーティングに慣れていない参加者が失敗しても「そういえば、そのあるある、自分もやってしまった!」、「〇〇さんも同じことをしたよ!」と広い心で受け止めてあげるようにしましょう。

とはいえ、大切な取引先や商談相手とのオンラインミーティングでは致命的な失敗がないように、ここで取り上げた「あるある」を参考に、スマートにWEB会議やオンライン商談をこなせるようにしておきたいものですね。

 

この記事の情報は2020年06月26日のものです
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