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オンライン商談ツールで営業活動を効果的に!メリット・デメリットを比較解説|中小企業の働き方改革

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2020年4月、新型コロナウイルス感染症拡大に伴って発令された緊急事態宣言を受けて、外出自粛など企業の営業活動は大きな影響を受けました。これまでのような対面での営業活動が難しくなる中、注目を集めているのがテレワークでも営業活動が可能な「オンライン商談」です。 そこで今回は、オンライン商談のメリットとデメリットをわかりやすく解説します。近年、国を挙げて推進されている働き方改革と生産性向上にも役立つ、新しい働き方のスタートです。

オンライン商談ツールで営業活動を効果的に!メリット・デメリットを比較解説

オンライン商談とは?

「オンライン商談」とは、パソコンやスマートフォン、タブレット端末を活用して、オンライン上で行う商談のことです。

インターネットを通じて音声や映像のやりとり、資料データの共有ができる機能を使用することで、離れた場所にいる相手に対しても、スムーズな営業提案やコミュニケーションをとることができます。

顧客とのやりとりがオンライン上で完結するため、移動時間の削減など効率的な営業活動ができ、以前から効率的な営業スタイルとして注目されてきました。

実際に対面する場合と比べて勝手が違うため、営業スタイルを変えていくことは避けて通れませんが、日報や営業活動といった業務管理をはじめ顧客管理のデジタル化など、マネジメントや営業戦略の強化につながるメリットが十分あります。

オンライン商談のメリット

オンライン商談では、従来の訪問・対面での営業スタイルに比べて効率的に営業活動を行うことが可能です。コスト削減や商談件数アップの効果も期待できます。しかし、従来の営業スタイルに慣れている企業や営業マンにとって、訪問せずにオンライン上で行う営業活動は不安も大きいはずです。

では、実際にオンライン商談を活用するとどのようなメリットがあるのでしょうか、少し詳しく見ていきましょう。

  • メリット①:移動時間の削減、コスト削減
  • メリット②:遠方の顧客への営業アプローチが容易に
  • メリット③:リードタイムの短縮
  • メリット④:商談の効率化、成約率アップ
  • メリット⑤:営業活動・商談履歴の可視化
  • メリット⑥:人材の早期育成

メリット:移動時間の削減、コスト削減

オンライン商談は、顧客のもとへ訪問して対面する必要がありません。そのため、移動時間が不要となり営業担当者の負担が軽減されます。これまで移動にあてていた時間を商談の事前準備や顧客フォロー、他の優先すべき業務に振り分けることができます。また、1日あたりの商談数を増やすことも可能となり、成約数・売上の底上げも期待できます。

さらに、移動にかかる交通費や残業代などのコストが大幅に減ります。オンライン商談では紙の資料を用意する必要もないため、ペーパーレス化が促進され、印刷代の削減にも効果があります。

メリット:遠方の顧客への営業アプローチが容易に

訪問営業の場合、近場の限られたエリアでしか営業活動を行うことができない場合がほとんどです。全国的に営業活動を展開しようとすれば、支社・出張所の開設や、出張費(交通費・宿泊費)の負担が大きくなってしまいます。

オンライン商談には営業エリアに制限がありません。インターネット接続環境さえあれば、オンライン商談ツールを活用して、どこにいても商談ができます。日本各地、または海外の顧客にもアプローチできるため、より多くの商談が可能となります。

なかなか訪問できず、これまで機会を逸していた新規顧客開拓や顧客フォローも実現できるでしょう。

メリット:リードタイムの短縮

従来の訪問営業では、特定の場所に集まるための日程・場所の調整が不可欠で、アポイントメントから商談開始までのリードタイムが長くなってしまう傾向がありました。スケジュール調整に時間がかかり、商談が遅れれば遅れるほど商談相手のモチベーションは下がってしまいます。

オンライン商談を活用することで、場所に縛られないスムーズな日程調整ができるようになり、リードタイムを大幅に短縮することができます。また、複数人の出席者がいても、オンライン商談の日時とURLさえ共有しておけば、手軽に出席者を追加することも可能です。

メリット:資料の素早い共有など商談の効率化

オンライン商談ツールには、画面共有や資料共有の機能があります。オンライン上で必要な資料や書類を簡単に提示することができるため、対面時と変わらないプレゼンを進めることができます。

また、オンライン商談では従来の訪問営業のように、事前に資料を印刷して用意する必要はありません。データで資料を作成し、パソコンなどに保存しておくだけで、商談をスタートすることができます。印刷費や配送費などコスト面にメリットがあるだけでなく、大切な資料の紛失も防ぐことができるでしょう。

メリット:営業活動・商談履歴の可視化

オンライン商談では、パソコンやツール機能を活用することで、営業活動の記録を簡単に残すことができます。

いつ、誰と、どんなやりとりをしたのかなど、商談内容をいつでも振り返ることができる録画機能、議事メモの自動書き起こし機能、SFA(営業支援)やCRM(顧客管理)ツールとの連携もスムーズにできます。

商談履歴が可視化されることで、営業担当者の営業活動を把握・管理するマネジメントが効率的になるばかりでなく、次のアクションへもスムーズに移行可能です。

メリット:人材の早期育成や情報共有によるチーム強化

オンライン商談は移動時間がかからないため、商談にかかる時間を削減し効率化できます。

また、属人的だった営業スタイルがITツールを活用してデジタル化されることで、チーム内・社内全体での情報共有が容易になり、ノウハウの蓄積やトークスクリプトの活用が、より効果的に行えるようになるでしょう。

オンライン商談のデメリット

オンライン商談にもデメリットはあります。どのようなデメリットがあるのかを確認した上で、事前の対策をとっておく必要があります。

オンライン商談を活用する際、どのようなデメリットがあるのか、少し詳しく見ていきましょう。

  • デメリット①:事前準備や相手に合わせた柔軟な対応が必要
  • デメリット②:インターネット環境に左右される
  • デメリット③:手軽にできるためキャンセルされるケースも多い

デメリット:事前準備や相手に合わせた柔軟な対応が必要

使用するオンライン商談アプリ・ツールによっては、商談相手にアプリ・ツールの事前登録やインストールをしてもらう必要があります。意外と手間がかかるため、機会損失の大きな要因となります。オンライン商談専用のアプリ・ツールの中には、相手方の事前登録やインストール不要、相手のメールアドレスも不要、即時ワンタイムパスワードを発行してオンライン商談を開けるものもあります。

商談相手が対応可能なオンライン商談環境や、デジタルリテラシーに応じて、丁寧な説明や事前準備など柔軟に対応することが不可欠です。

デメリット:インターネット環境に左右される

当然ですが、インターネット接続環境が不安定だと、映像や音声が途切れて、商談相手とのコミュニケーションがとりづらくなります。また、自宅などオフィスと異なる環境では、容量の大きなファイルを送信(アップロード)するのに、想定外の時間がかかったり、Wi-Fi環境が不安定だったりする場合もあります。

オンライン商談を行う際は、相互のインターネット接続環境を確認して、安定した状態で商談できるように留意しましょう。場合によっては、代替の連絡手段として携帯電話を用意して、いざという時の対応ができるようにしておくと良いでしょう。

デメリット:手軽にできるためキャンセルされるケースも多い

対面での商談にも同様のケースはありますが、オンラインの手軽さから、心理的に気軽にキャンセルしやすいという傾向があります。物理的に時間をかけてわざわざ出向くことがないため、会議室の予約も必要なく、約束を忘れがちになります。

オンライン商談を行う際は、なるべくアプローチから近い日程で設定して、相手のメールアドレスなどへのリマインドを送るのがおすすめです。

 

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オンライン商談を成功させるコツとは?

オンライン商談を成功させるコツとは?

オンライン商談のメリットとデメリットを認識した上で、実際にオンライン商談を進めるときのコツをご紹介します。

これからチャレンジしようとする人や、オンライン商談に苦手意識を持っている人でも、コツをつかんで慣れることで、対面と変わらないスムーズな商談ができるようになるでしょう。

オンライン商談の事前準備のポイント

  • 商談で使用する資料の作成
    オンライン商談だけでなく対面の商談時でも同様ですが、商談相手について下調べをして、ニーズに合った資料を作成しておきましょう。商談の流れをイメージしながら作成すると、当日はスムーズに商談を進めることができます。「パソコン内の資料が見当たらない」、「想定外の質問が寄せられた」などと慌てることがないよう、しっかりとシミュレーションして必要な資料を準備しておきましょう。
  • ツール・アプリのインストール、操作マニュアルを送付
    オンライン商談で使うツール・アプリのインストールや会員登録などの事前準備が必要な場合は、なるべく早めにセットアップをしておきましょう。商談相手にもその旨を説明し、わかりやすい操作手順を事前に案内してください。
  • 商談内容の確実な共有
    オンライン商談では微妙なニュアンスや雰囲気の変化を察知しにくい傾向があります。対面での商談に比べてコミュニケーションの食い違いが起きる確率も高いため、商談内容の事前・事後の共有は確実に行いましょう。
    商談目的、商談で確認した事項、次のステップなど、お互いに資料や議事・ToDoメモを共有した状態であれば、効率的な商談ステップを踏むことができます。
  • 音声・映像、照明の調節
    使用するツール・アプリ、イヤホンやマイク、WEBカメラによっては、音声が聞き取りにくかったり、映像品質が悪かったりすることがあります。五感が制限されるオンライン商談では、こちらの表情を伝えやすくするためにも、明るい部屋や照明で商談を行うことをおすすめします。オンライン商談前には必ず、音声と照明のチェックを忘れないようにしましょう。
  • 服装・身だしなみのチェック
    実際に対面するわけではないため、服装などの見た目は見落とされがちです。しかし、オンライン商談で相手が受け取る情報は限られており、顔・上半身と音声、背景となります。この少ない情報のうち見た目の印象は重要です。相手に悪印象を与えないように、対面と同じように身だしなみのチェックを怠らないようにしましょう。

オンライン商談中のポイント

  • 余裕を持ってログインしておく
    オンライン商談では、余裕を持ってログインして、相手を待たせることがないようにしておきましょう。アポイントメント時間を過ぎても相手の参加が確認できないときは、ログインに手間取っているかもしれません。電話やメールで確認し、ログインできるようサポートしましょう。
  • 言葉や表情に注意を払う
    オンライン商談では、対面よりも自分の意図やニュアンスが伝わりにくい可能性があるため、誤解を招きかねない表現は避けるように気をつけましょう。早口や曖昧な表現は避け、丁寧な言葉遣いを心がけると良いでしょう。
    また、対面とは異なり、自分の顔が近い距離でモニター画面に映し出されます。WEBカメラとの距離を適切にとっておくのがおすすめです。
  • 会話のキャッチボールを心がける
    オンライン商談では、こちらの熱意や感情を伝えたり、相手の反応を読み取ったりすることは対面と比べて難しくなります。一方的にこちらが説明しているだけでは、相手の集中力も続きません。普段以上に会話のキャッチボールを心がけて、小まめに会話のテーマを区切ることで、ちょうど良い相手との距離感をつかめるはずです。

ネットで人気のオンライン商談ツール

オンライン商談は、ビジネスでよく利用されているオンラインミーティングツール(WEB会議・ビデオ会議システム)でも行えます。無料・有料のプランによって利用できる機能は異なりますが、ZoomSkype for businessMicrosoft teamsGoogle Meetなどのツールがあります。

ただ、一歩進んだツール導入を目指すとしたら、オンライン商談専用に提供されているツールがおすすめです。専用ツールは、相手先でのツールのインストールやログインが不要で、ホワイトボード機能、議事録の自動文字起こし機能といった商談に役立つ細かな機能が用意されていて、スムーズにオンライン商談を進められます。

BellFace(ベルフェイス)

営業に特化したWEB会議システムで、インストール不要で使用できます。

商談相手に「ベルフェイス」サイトを検索・アクセスしてもらい、「接続ナンバーを発行」することで即座にオンライン商談を開始できます。紙の資料のような操作性で、互いのマウス位置が分かったり、画面上の資料をページめくりすることもできます。

営業側にしか表示されないトークスクリプト機能、自動セールスフォース連携、録画機能、同時編集メモ機能、WEBカメラの映りを良くするビューティーモード機能などを備えています。 

◆公式サイト:https://bell-face.com/

B-ROOM(ビールーム)

商談相手と営業側の双方でインストール不要のオンライン商談ツールです。

接続方法は2つあり、メールアドレスを知っている相手へURLを送信して接続してもらう方法と、メールアドレスを知らなくてもワンタイムパスワードを伝えて入力してもらい接続する方法があります。

商談前の自動リマインドメール送信、上司なども同席できる最大4拠点接続、ポインター表示が可能なプレゼンモード、商談相手には見えないステルスメモやトークスクリプト機能などを備えています。 

◆公式サイト:https://www.broom-online.jp/

Mee2box(ミーツボックス)

インサイトセールス専用のオンライン商談ツールです。

セールスコールの際、ブラウザで自社ホームページなどへ商談相手を誘導、「商談を始める」ボタンを商談相手に押してもらうことで即座にオンライン商談が開始できます。

普段使っている営業資料の共有・送付、営業側の管理画面にだけ表示される非公開商談メモ、音声通話の自動文字起こし機能、録画録音機能、11のやりとりの途中で他の人をコールする機能など、商談に必要な機能を備えています。

◆公式サイト:https://mee2box.com/

オンライン商談のやり方をつかんで、営業力強化を!

オンライン商談を導入し、これまでにない営業活動のノウハウをためることで、コストを削減しながら、より効率的に営業活動を行うことができます。営業支援や顧客管理など各種ITツールと連携させることで、見込み顧客の効果的なアプローチや顧客満足度の向上など、営業戦略の強化につながります。

今後ビジネスシーンでは、対面営業での良さは活かしつつも、オンライン化がますます進んでいくと思われます。営業活動の強化や業務効率化にもつながるオンライン商談について、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。

この記事の情報は2020年06月03日のものです
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