名刺管理で見なおす働き方改革

テレワークのチーム管理に苦慮するマネジメント層は7割。課題解決のために対策したことは?

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現在、新型コロナウイルス感染症対策のひとつとして、企業のテレワーク導入が注目されています。 Sansan株式会社では2020年3月、テレワーク導入済みの企業の経営者(トップマネジメント層)、管理職(ミドルマネジメント層)400人に対してアンケート調査を実施しました。この調査結果から分かった、テレワーク導入企業でマネジメント層が感じている課題やその解決策について解説します。

テレワークのチーム管理に苦慮するマネジメント層は7割。課題解決のために対策したことは?

テレワークによりマネジメント層の7割がチームメンバーの行動管理に苦労

実際にリモートワーク/テレワークを導入した企業のマネジメント層は、業務を行う上での課題をどのように感じているのでしょう?

今回の調査結果によると、マネジメント層の約7割が挙げた課題は、「管理が必要なチームメンバーの行動が見えにくい」という点でした。

Q:リモートワーク/テレワークを推進するにあたって、どのような課題がありますか。それぞれあてはまるものをおしえてください。

テレワークによりマネジメント層の7割がチームメンバーの行動管理に苦労

  1. 管理が必要なチームメンバーの行動が見えにくい
    ・あてはまる:22.3
    ・ややあてはまる:48.5
    ・あまりあてはまらない:20.3
    ・あてはまらない:9.0
  2. チームメンバー同士で情報共有ができていない
    ・あてはまる:11.0
    ・ややあてはまる:41.8
    ・あまりあてはまらない:33.8
    ・あてはまらない:13.5
  3. データや情報の管理にセキュリティ面でリスクがある
    ・あてはまる:13.3
    ・ややあてはまる:37.8
    ・あまりあてはまらない:32.0
    ・あてはまらない:170
  4.  会議が非効率になる
    ・あてはまる:10.3
    ・ややあてはまる:37.0
    ・あまりあてはまらない:32.5
    ・あてはまらない:20.3
  5. 営業部門はリモートワーク/テレワークが向かない
    ・あてはまる:14.0%
    ・ややあてはまる:31.3%
    ・あまりあてはまらない:34.3%
    ・あてはまらない:20.5%
  6. 顧客情報などの機密情報は社内からでないとアクセスできない
    ・あてはまる:12.3%
    ・ややあてはまる:30.5%
    ・あまりあてはまらない:30.0%
    ・あてはまらない:27.3%

リモートワーク/テレワーク環境下では、チームメンバーはオフィスの同じ場所に集まるのではなく、それぞれ別の場所で仕事をすることになります。そうした状況では当然ながら、メンバーの姿は見えず、すぐそばで声をかけるわけにはいきません。マネジメント層にとっては、普段とは違う環境で部下をマネジメントすることへの戸惑いは大きいでしょう。 

調査結果を見ると、「管理が必要なチームメンバーの行動が見えにくい」との課題に、「あてはまる」(22.3%)、「ややあてはまる」(48.5%)と回答した人の合計は70.8%にのぼり、メンバー管理の難しさを感じているマネジメント層の戸惑いが浮き彫りになっています。

また、「チームメンバー同士で情報共有ができていない」との課題に、「あてはまる」(11.0%)、「ややあてはまる」(41.8%)と回答した人の合計は52.8%と過半数になりました。マネジメント層から見ると、チームメンバーの行動が見えにくいだけでなく、メンバー同士のコミュニケーションにも不備を感じているという実態が明らかとなりました。

以上の結果より、マネジメント層にとってテレワークを成功に導くためのポイントは、普段の業務と同様に、いかにメンバーの業務管理や進捗把握を行うのか、という点にあると言えるでしょう。

テレワークの課題解決のためにマネジメント層が実施した取り組みとは?

リモートワーク/テレワークを導入することで、業務を円滑に進めるために何が障壁となるのか、さまざまな課題が明らかとなります。それでは、こうした課題に対して具体的にはどのような解決策を講じれば良いのでしょうか?

調査結果から、実際にマネジメント層が取り組んだ施策を見てみましょう。

 Q:前問にあたり、実際に実行、または検討したことをおしえてください。(いくつでも)

※前問は「リモートワーク/テレワークを推進するにあたって、どのような課題がありますか。それぞれあてはまるものをおしえてください」との質問。

テレワークの課題解決のためにマネジメント層が実施した取り組みとは?

  1. 社外からでも安心して作業出来るセキュリティ体制の整備:47.5%
  2. メンバーの行動の可視化/業務報告システムの整備:44.0%
  3. どこからでも社内システムにアクセス可能なスマートフォンなどのデバイス支給:39.8%
  4. 業務時間の可視化のためのシステムの整備:39.3%
  5. 顧客情報に社外からでもアクセス出来る環境の整備(データをクラウド上に置くなど):35.3%
  6. アナログからの脱却における体制の整備:21.5%
  7. 顧客や営業の情報を共有出来る環境の整備:19.3%
  8. 属人化した顧客情報の共有体制の整備:15.5%
  9. あてはまるものはない:11.3%

調査結果を見ると、最も回答数が多いのは、「社外からでも安心して作業出来るセキュリティ体制の整備」(47.5%)でした。リモートワーク/テレワークでは、通常のオフィス内とは異なる環境での、情報漏えい防止やパソコンへのウイルス感染防止などのセキュリティ対策が求められます。
回答数が最も多いことから、マネジメント層の間ではセキュリティ対策の重要性が認識されていると言えますが、セキュリティ対策以外にも、より具体的な業務にかかわる取り組みもほぼ同じような割合で挙げられています。

  • 「メンバーの行動の可視化/業務報告システムの整備」(44.0%)
  • 「どこからでも社内システムにアクセス可能なスマートフォンなどのデバイス支給」(39.8%)
  • 「業務時間の可視化のためのシステムの整備」(39.3%)
  • 「顧客情報に社外からでもアクセス出来る環境の整備(データをクラウド上に置くなど)」(35.3%)

テレワークの3大要素は、セキュリティ対策、業務の可視化、クラウド化

前項まで見てきたように、マネジメント層がテレワークをスムーズに活用するための課題として、大きなくくりで見ると、次の3つの要素がポイントと考えていると言えるでしょう。 

  1. セキュリティ対策
  2. 業務やメンバーの行動の可視化
  3. リモートワーク/テレワークのためのハード面・ソフト面の整備(どこでも仕事ができるクラウド化)

それぞれ、どのような留意点があるのか少し詳しくご紹介します。

①セキュリティ対策

総務省が発表している「テレワークセキュリティガイドライン」(第3版)によると、テレワークのセキュリティでは、以下の3つのバランスがとれた対策を実施することが重要だと示しています。何か1つに不備があれば、他の対策を講じても全体のセキュリティレベルの向上にはつながりません。

  • 「ルール」(セキュリティポリシーや業務管理ルールなど)
    テレワークでは、業務にかかわる情報をオフィス外で利用することになります。そのため、データの取り扱い方法、仕事をする場所で注意するべき点など、どのように業務を進めれば安全を確保できるのか、あらかじめ仕事のルールを決めておくことでセキュリティ対策が向上します。
  • 「人」(従業員への教育・啓発活動など)
    ルールは、実際に仕事をする人が、ルールに則った業務や管理を行うことによってはじめて効果が発揮できます。ルールが必要な意味を理解した上で適切なルール運用が行えるよう、従業員への教育・啓発活動を継続して行うことが大切です。
    これにより、従業員自身がセキュリティリスクから守られるというメリットがあることも大きなポイントです。
  • 「技術」(インフラ整備など)
    どのような場所であっても普段のオフィスと同様のセキュリティ環境で仕事ができるよう、技術的な対策を講じることもテレワークには不可欠です。自社のサーバへのアクセス方法、不正アクセス対策、ウイルス対策、ID・パスワードによる認証など、「ルール」や「人」ではカバーできない部分を技術的に補完します。

②業務の可視化

テレワークに限ったことではありませんが、チームメンバーが、どのような業務を行っていて、どのくらいの進捗なのか、といった業務を把握することは、勤怠管理をはじめ、営業戦略や人事評価のためにも欠かせないマネジメントのひとつです。

労務管理、営業日報、顧客管理、名刺管理、営業支援といったバックオフィス業務は、ITツール・アプリを活用してデジタル化することができます。個々人の業務把握が容易になるだけでなく、チーム全体の業務がリアルタイムに可視化できるようになることは大きなメリットと言えます。

③クラウド化

リモートワーク/テレワークのためにハード面・ソフト面を整備することは、どこでも仕事ができる環境を整えることです。そこで多くの企業が導入しているのがクラウド型の業務ツール・アプリです。

「クラウド化」とは、例えば紙文書や自社サーバで管理していた業務システムや顧客管理データを、すべてインターネット上に保管して、外部からは必要に応じてアクセスして業務を行う方式へ移行することです。

インターネット上にデータを保存・管理して運用するSaaS(Software as a Service)サービスが、さまざまな業務向けに提供されており、導入コストも自社でシステム構築・管理するよりも安価で済みます。いつでも、どこでも、パソコンでもタブレットでもスマートフォンでも、場所や時間を選ばずにアクセスが可能となります。万一の非常時でも、クラウドでデータ管理していれば安心です。

対応ポイントを押さえて、適切なテレワーク導入を

今回の調査結果から、テレワーク導入にあたっては3つの対応ポイントがあることが分かりました。いずれもテレワーク導入だけでなく、近年、国を挙げて推進されてきた「働き方改革」への取り組みに不可欠なICT環境の整備に欠かせないものです。

テレワーク導入を入口として自社の課題をひとつずつ解決していくことで、業務効率化や生産性向上などの経営改善を図ることも目指せます。

今後、より一層、自社でのテレワークを推進する際には、対応ポイントを押さえて最適化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

テレワーク導入手順などについて詳しくは下記をご覧ください。

テレワーク導入方法は?導入手順書や国のガイドラインのポイントを解説|中小企業の働き方改革

業務効率化のアイデア・成功事例から見るITツール活用|中小企業の働き方改革

「テレワークに関する調査」結果について

調査名:テレワークに関する調査

調査方法:インターネットよるアンケート調査

調査期間:2020313日〜316

調査対象:リモートワーク/テレワークを既に実施済みの企業に勤める、チームメンバーの管理・評価をする立場にある役職者

調査サンプル数:400

調査実施者:Sansan株式会社

 

 

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この記事の情報は2020年06月03日のものです
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