名刺管理で見なおす働き方改革

名刺交換のマナーが変わる!?オンラインで商談から名刺交換まで!顧客管理も容易に!

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急速に普及が進みつつあるテレワークは、これまでのビジネスの在り方を大きく変えようとしています。 場所や時間に縛られることなく仕事ができるITツールの活用に注目が集まり、特にWEB会議システムを利用してチームミーティングや社外との商談を行うことも特別なことではなくなりました。高まるニーズに合わせ、Sansan でも、2020年6月に「オンライン名刺交換機能」を新しくスタートさせます。 今回は、オンラインでの新しい働き方が加速する中、営業活動に欠かせない商談や名刺交換、顧客管理について解説します。

名刺交換のマナーが変わる!?オンラインで商談から名刺交換まで!顧客管理も容易に!

オンラインの名刺交換が当たり前の時代に!

今までの営業活動では、商談相手と対面し、印刷した紙の名刺交換を行うのが常識でした。しかし、WEB会議システムを利用したオンライン商談が浸透してくると、当然、紙の名刺交換はできないため、手軽に互いの名刺情報を交換できる方法が求められます。

そこで登場するのが「オンライン名刺」です。社員一人ひとりが、オンライン名刺を持つことで、WEB会議をはじめオンラインでの営業活動の際、スムーズに名刺交換をすることができます。これにより、顧客情報の取得や顧客フォローの強化へとつながり、機会損失を防ぐことができるのです。

名刺交換を行う意味とは?

そもそも名刺交換は、ビジネスの出会いの場で欠かせないコミュニケーションのひとつです。名刺交換を行うことで、お互いの名前や部署、役職、連絡先、メールアドレスなどが明らかとなり、その後の営業活動や顧客管理、人脈形成に役立ちます。

さらに、名刺に記載された名前や役職などの情報をもとに会話を広げることで、商談前のアイスブレイクのきっかけとなり、コミュニケーションを弾ませる役割も担ってくれます。

オンライン商談で、名刺交換マナーは不要に

多くの新社会人が入社オリエンテーションで教えられるのが名刺交換のやり方です。名刺交換のタイミングから名刺の手渡し方、しまい方、複数人いる場合に役職を考慮した名刺交換の順番など、世にあふれるビジネスマナーに頭を悩ませた人も多いことでしょう。

オンライン商談の機会が増えると、紙の名刺交換マナーは不要になります。かといって、営業活動に必要な情報収集の機会が失われるわけではありません。名刺情報をデジタル情報として素早く交換できることで、顧客管理データへの反映や名寄せなどもスムーズに実現するなど、営業活動の本来の目的に集中できることは大きなメリットと考えられるでしょう。

オンライン名刺ツールの導入で、営業活動が変わる!

オンライン名刺を有効に活用すれば、企業や組織の営業力をさらに強化することできます。

オンライン名刺には、どのような機能があり、どのような営業支援が可能なのか、ポイントを挙げてご紹介します。

法人向けクラウド名刺管理サービス「Sansan」とは?

Sansan」は、83%のシェア(20201月 シード・プランニング調査)を占める業界トップの名刺管理サービスです。専用スキャナーやスマートフォンアプリを使って紙の名刺を読み取るだけで、名刺情報をクラウド上の顧客データベースに簡単に登録できます。

これまで入力担当者が一枚一枚パソコンで手入力していた作業は不要になり、属人的に担当者が管理していた名刺情報を社内全体で一元管理することができます。これにより、自社と関わりのある顧客情報が集約され、部門を越えた人脈の共有や可視化も可能になります。

名刺情報を顧客データベース化する基本機能とセキュリティ対策

「Sansan」では、名刺交換した人の情報を、手間なくデータベース化できます。企業・部署・役職などの情報と紐付けられるため、所属企業・部署、グループ企業などの区分けに関係なく、その人物の情報を1つの顧客データとしてまとめることができます。これにより、高精度な名寄せの実現が可能です。

また、大切な名刺データは、高度なセキュリティで守られているのでリスク対策も万全です。データセンターとの通信はすべて暗号化されており、セキュリティ専門会社による定期的なネットワーク診断やアプリ診断を実施しています。「Sansan」はセキュリティ意識の高い大手金融機関や官公庁でも導入されています。

名刺情報に接触履歴や商談メモを紐付けて、顧客アプローチを強化

商談相手との接触履歴(面会・メール・電話など)を名刺管理のデータに紐付けることで、条件に応じたソートや検索ができます。商談メモの蓄積や共有が手軽にできるため、営業チームメンバー同士の連携強化を図れます。また、接触履歴や商談メモは、日報や活動報告として活用することも可能であり、営業以外の部門の方も利用できます。

さらに、社員一人ひとりの強みが可視化されていくこともポイントです。顧客企業と接点が多い自社の人物は誰なのか、営業部門以外も含めた名刺交換の情報が共有されるので、最適な顧客アプローチを検討することができます。従来の営業活動では発見することができなかったような人脈の活用は、組織の活性化へとつながります。

顧客データがリアルタイムにアップデート

今までチームや部門ごとに点在していた顧客の接点情報が、「Sansan」を利用すれば1つに集約されます。
名刺交換をした人の昇進や出向など人事異動の情報も、リアルタイムで情報がアップデートされていくため、常に最新の顧客情報を持つことができます。

また、営業支援システム(SFA)や顧客管理システム(CRM)、マーケティングオートメーション(MA)など、社内でお使いのシステムとSansanを連携させることで、顧客データを有効的に活用できます。これにより、顧客へアプローチする際に「適切なターゲットか判断できない」「状況に最適なアプローチがしづらい」といった、今まで生じていた課題を解決することが可能になります。

オンライン名刺交換サービスがスタート!

6月にスタートする「オンライン名刺交換」機能を利用すれば、オンライン商談時や、オンラインでのビジネスイベント参加時にも手軽に名刺交換ができます。

オンライン名刺交換の特徴

オンライン名刺交換の特徴は次の通りです。

  • 「Sansan」ユーザー同士で、名刺送付用のURLを送り合うことで、名刺情報の交換が可能
  • 商談相手が「Sansan」ユーザーでない場合でも、QRコードの送付で名刺情報を送付可能
  • 紙の名刺印刷にかかっていたコストを削減し、手配する管理部門の作業時間も削減
  • 名刺交換のマナーや交換タイミングに悩むビジネスマナーのストレス解消

簡単で手軽なオンライン名刺交換の利用方法

テレワークなどのWEB会議で対面している商談相手に対し、チャットやメールなどで簡単に名刺交換を行えるようになります。自分の氏名やメールアドレス、社名や肩書だけではなく、「Sansan」に自身のプロフィール写真を登録していれば、その写真データも併せて送付可能です。

オンライン名刺を受け取った相手は、簡単な操作だけで、受け取った名刺情報を自身の電話帳や「Sansan」に登録することもできます。

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オンライン名刺交換で営業がこんなに変わる!

オンライン名刺交換で営業がこんなに変わる!

オンライン名刺交換を実際の営業活動に取り入れると、業務はどのように変わるのでしょうか?

Sansan」の機能と具体的な営業業務と照らし合わせながら、営業パフォーマンスを最大化するための流れを見てみましょう。

名刺交換時のアイスブレイクをきっかけに相手との距離感が近くなる

商談でまず最初に互いの情報をやりとりする名刺交換は、相手との会話のきっかけをつかんだり、初対面同士で緊張した場の空気をリラックスさせる絶好のタイミングです。仕事の話に入る前に共通の話題で盛り上がることができれば、心の距離感が近くなり、話を聞いてもらいやすくなります。

名刺情報を即座にオンラインで交換することでアイスブレイクになるネタ探しが容易になって、スムーズな商談運びも可能になります。

大人数が参加する商談・会議でも、全員の名刺情報とキーマンの把握がスムーズに

商談や会議などに相手方が大人数で参加する場合があります。紙の名刺を机の上に並べて、名前や部署、それぞれの社内での立ち位置などについて、本題に入る前に、頭の中で整理しようと必死になった経験を持つ人は多いかもしれません。23人であれば短時間で整理はつきますが、5人、10人となった場合にはその場で整理するのはなかなか難しいものです。

そんな時でもオンライン名刺交換であれば、すべての人の名前、部署、役職などを聞き逃すことがなく、自分にとってキーマンが誰であるのかも素早く整理できます。

API連携で営業基盤が強化される

オンライン名刺交換で登録された顧客データは、世界シェアNo.1の営業支援・顧客管理ソリューション「Salesfore」とAPIで連携させることができます。データ入力や更新にかかる負荷は最小限で、データの利活用が手軽にできるようになります。

オンライン商談をはじめ、オンライン上で開催される商談会、セミナー、ビジネス交流会など、オンラインで名刺交換した人の名刺情報をスムーズに顧客データに記録できます。
また、過去にどのような営業担当が顧客と会って、どのようなアプローチをしていたかもデータベースで把握でき、見込み顧客の発掘や優先順位付けといった精度の高い営業管理も可能になります。

このようにオンライン名刺交換を入口にすると、営業支援システム(SFA)、顧客管理システム(CRM)、マーケティングオートメーション(MA)まで、一気通貫の営業基盤の構築可能です。これまで属人的に行っていた営業アプローチは一新され、より効率的で顧客満足の高い営業活動ができるようになるでしょう。

顧客の基本情報をスマートに取得、あらゆるシーンで活用

Sansan」のサービスでは、帝国データバンクの企業情報(一部有償)や、名刺交換した人物の属性データ(役職ランク・部署・職種カテゴリ)が自動で付与されます。付与される情報は、所属企業の登記情報、資本金、従業員数、決算期、株式公開の有無などの企業情報、担当者の部署・職種分類、役職ランクなどです。

これにより、相手企業をリサーチする手間が省け、いち早く本来の営業業務に集中することができます。

専用アプリをインストールすれば、外出先からスマートフォンで営業活動に必要な情報へアクセスできるため、いつでもどこでも商談相手に対して的確なアプローチが可能になります。

オンライン営業の留意点

オンライン名刺交換をはじめオンラインでの新しい営業スタイルには、多くのメリットがある一方、留意点もあります。次に挙げるようなオンライン特有の課題に対しては、事前準備を怠らないようにしましょう。

  • 安定した通信環境の確保
    WEB会議を利用する際、不安定な通信状況では音声や映像が途切れてしまい、オンライン商談の妨げになります。安定したインターネット接続が可能な環境にあるか、定期的にチェックしておくと安心です。パソコンの設定、インターネット接続環境、WEB会議ツール・アプリの設定に気をつけましょう。
  • 相手のITリテラシーを考慮する
    WEB会議やオンライン名刺交換では、相手がITツールやオンライン商談に慣れている人ばかりではないことを意識する必要があります。ITツール・アプリを利用するための分かりやすい手順をテンプレートであらかじめ用意したり、ユーザー登録やログインが必要な場合は事前に情報を共有したり、丁寧にフォローしておくと良いでしょう。
  • 代替手段を用意しておく
    オンライン商談では、慣れている人同士でのやりとりでも、インターネット回線やパソコンの障害が起きることもあります。代替手段として、WEB会議とは別の連絡手段として、チャットツールや互いの携帯電話番号の交換を事前にしておくのがおすすめです。

オンライン商談に必要な基本機能とおすすめのツール・アプリ

オンライン名刺交換をはじめ、オンライン商談を利用すると、交通費をかけずに遠方の顧客にも営業アプローチをかけられるため、営業活動の幅がこれまでよりも広がります。環境さえ整えば、今日からでもオンライン商談は実現可能です。

オンライン商談をするために必要な環境や仕組みについて簡単に確認してみましょう。

オンライン商談に必要な機能

オンライン商談には、WEB会議ツール・アプリの利用がおすすめです。音声だけのやりとりと違い、お互いの顔をモニター画面に映せるほか、資料ファイルの画面共有やチャットでのやりとりも可能です。

WEB会議ツール・アプリは、有料・無料サービス、インストールの要・不要、セキュリティ対策、利用できる細かい機能などにより、さまざまなサービスが提供されています。

オンライン商談に必要な基本機能は次の4つです。

  • オンライン上の商談場所であるURLを発行して相手を招待する(メールやチャットでURLを通知可能)
  • 音声・ビデオ通話ができる(必要に応じてON/OFFが可能)
  • 画面共有ができる(資料ファイルやブラウザなど指定の画面を相手に共有)
  • パソコン(Windows/Mac)、スマートフォン、タブレットで接続可能

オンライン商談におすすめのWEB会議ツール・アプリ

オンライン商談に利用されている代表的なWEB会議ツール・アプリをご紹介します。

  • Zoom
    https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
    世界中で1日当たり3億人の利用がある(2020年4月22日時点)WEB会議ツール・アプリの世界標準のひとつ。プランによって参加者は最大1,000人まで可能。1対1、最大40分間までは無料アカウント(基本プラン)でも利用可能。
  • Cisco Webex Meetings
    https://www.webex.com/ja/video-conferencing.html
    世界最大のコンピュータネットワーク機器開発会社Ciscoが提供するWEB会議ツール・アプリ。通常、用意されているプランで最大200人まで参加可能。無料(個人)プランは、1会議当たり100名まで参加可能、24時間まで、回数無制限。

これ以外にも、インストール不要で商談用のURLを即時発行できるようなオンライン商談専用に提供されているツールもあります。詳しくは下記の記事も合わせてご覧ください。

オンライン商談ツールで営業活動を効果的に!メリット・デメリットを比較解説|中小企業の働き方改革

社員一人ひとりがオンライン名刺を持つ時代に!

オンライン名刺交換は、単に「WEB会議で名刺交換ができる」というスタイルだけに着目していると、せっかくの可能性も限定的になってしまいます。
名刺交換からはじまった顧客との接点が、名刺管理データへとデータベース化・可視化されたり、営業活動を促進するさまざまなデジタルツールとつながったりすることで、自社の大きな資産を形成できる点に最大のメリットがあります。

これまでは訪問営業に代表されるように、リアルに顔を合わせて特定の場所へ出向くことが重視されるビジネスの在り方が一般的でした。しかし、IT技術の発展により、対面でのコミュニケーションと比べて遜色のないWEB会議ツール・アプリが普及しています。

また2020年5月に政府が発表した新型コロナウイルス感染症を想定した「新しい生活様式」の中では、働き方の新しいスタイルとして「名刺交換はオンライン」という実践例を示しています。
こうしたオンライン化の時流に乗り遅れず、社員一人ひとりがオンライン名刺を持つ体制を先んじて整備することは、これからの事業活動へのプラスとなることでしょう。

この記事の情報は2020年06月03日のものです
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名刺管理の関連資料

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