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テレワークとは何か?言葉の意味や導入メリットを簡単に解説|中小企業の働き方改革

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近年の働き方改革や2020年の年明けからの新型コロナウイルス感染対策の影響で、「テレワーク」という言葉を耳にする機会が増えました。しかし、言葉としては知っていても、実際のところテレワークの詳しい内容はよく知らないという人もまだまだ多いかもしれません。 今回は、テレワークの基礎知識や、テレワーク導入によるメリット・デメリットなどについて分かりやすく解説します。

テレワークとは何か?言葉の意味や導入メリットを簡単に解説

「テレワーク」の定義と基礎知識

テレワークと聞いて、イコール在宅勤務のことだと認識している人もいるかもしれません。しかし、広い意味で言えばテレワークと在宅勤務はまったく同義ではありません。

次項から、テレワークの言葉の意味や詳しい内容を見ていきましょう。

「テレワーク」の言葉の意味は“会社から離れた場所で働くこと”

テレワークとは、テレ(Tele=離れた場所)とワーク(Work=働く)を組み合わせてできた造語です。

情報通信技術(ICT=Information and Communication Technology)を活用し、仕事をする場所や時間にとらわれない柔軟な働き方ができる環境を総称して、テレワークと呼ばれています。

前述した在宅勤務はテレワークの形態の一部であり、テレワークはあらゆる「ICTを活用して離れた場所で働くこと」を指す包括的な言葉です。

「テレワーク」する場所は、在宅勤務に限らずさまざまな形態がある

それでは、自宅で仕事をする在宅勤務以外のテレワークには、どのようなものがあるのでしょうか?

テレワークに該当する働き方には、次のようなものが挙げられます。

【テレワークで働く場所の例】
・自宅(在宅勤務)
・モバイルワーク(営業活動など外出先で業務を行う)
・会社が設置するサテライトオフィス
・カフェ
・コワーキングスペース(オープン設備が整備された共働コミュニティスペース)
・新幹線や飛行機の中
・帰省先や旅行先

テレワークでは基本的には、パソコンと携帯電話があればどこにいても仕事ができます。企業に雇用されているワーカーの場合は、リモート接続機器・設備を通じて社内ネットワークにアクセスすることで、オフィスにいるのと同じ環境下で仕事をすることができます。

もともと、企業に属さないフリーランス(個人事業主)やクラウドソーシング(オンラインのやりとりだけで受発注が完結する仕組み)での仕事の場合は、場所や時間にとらわれず、それぞれのライフスタイルに応じたテレワークをしているのが一般的です。

業務効率化や密なコミュニケーションをICT環境の整備で実現するテレワーク

テレワークでは、コミュニケーション手段としてさまざまなITツールが活用されています。

例えば社内会議や商談などの打ち合わせは、Web会議システムを導入し、パソコンのモニターで互いの顔を見ながら行うことが可能です。特に、クラウド型のアプリケーションやサービスを利用すると、特定の端末にアプリケーションやデータを保持しないでWeb上で一元管理するため、インターネット接続環境があれば、アクセス・操作する端末を選ばずに作業することができます。

テレワークに活用されるデジタル環境には次のものがあります。

  • パソコン、タブレット、スマートフォンなどの利用端末
  • リモート接続(社内サーバへ外部からアクセスできる)
  • リモートデスクトップ(社内にあるパソコンを外部から操作できる)
  • クラウド型のアプリケーション(作業データが社内サーバではなくWeb上に置かれている)

また、テレワークに活用されるITツールには次のようなものがあります。

  • Eメール
  • チャット、メッセンジャー
  • Web会議システム
  • ファイル共有・管理システム
  • クラウド型スケジュール管理ツール
  • クラウド型タスク管理ツール
  • クラウド型FAX送受信システム

テレワークでは、こうしたICT環境の整備なくしては成り立ちません。

これまでの海外のテレワーク事情と日本の導入率

日本ではここ数年の働き方改革や2020年の年明けからの新型コロナウイルス感染対策で注目を集めているテレワークですが、海外のテレワーク事情はどのようになっているのでしょうか?

これまでに実施された調査データをもとに、海外と日本の違いについて見てみましょう。

世界では約5人に1人が頻繁にテレワークを実施している

海外でのテレワーク普及状況について、総務省がWebサイト「テレワーク情報サイト」で公開している調査データを見てみましょう。

なお、20203月末現在、世界的な新型コロナウイルス感染拡大を受けて、渡航制限や外出禁止令を出す国々が増加しています。ここでご紹介するデータは、新型コロナウイルス感染拡大が発生する以前の、世界および日本でのテレワーク普及動向となりますのでご了承ください。

【世界のテレワーク事情】
・世界中で約5人に1人が頻繁にテレワークを実施している
(世界的なリサーチ会社IPSOS社が2011年に24か国を対象にした調査結果による)
・テレワーク普及が特に進んでいる国は、アメリカ、カナダ、フィンランド
・テレワークは、1970年代のアメリカで、自動車通勤による大気汚染や交通渋滞対策として始まった
・テレワーク先進国のアメリカのテレワーク人口は、全就業者の20%、導入企業率は85%

調査時点で世界で最もテレワークが進んでいるのはアメリカでした。在米企業のうち85%がテレワークを導入済みで、週のうち1日もオフィスには出勤せず、全業務をすべてテレワークで完結する「フル・テレワーク」は34%となっています。

日本企業のテレワーク導入率は19.1%

日本においてテレワークが注目されるようになったきっかけは、近年、国を挙げて取り組みが進んでいる“働き方改革”です。残業時間を短縮し、ワークライフバランスを向上させることを目指した結果、必ずしも出社して働くだけでなく、各自が働きやすい場所と時間に仕事をするという考え方が浸透していったのです。

総務省の「平成29年通信利用動向調査」から見る導入率は次の通りです。

【日本のテレワーク事情】
・日本企業のテレワーク導入率は19.1%
・導入企業のうちテレワーク形態は、モバイルワーク63.5%、在宅勤務37.6%、サテライトオフィス11.1
・企業のテレワーク導入率のグラフは下図参照

企業のテレワーク導入率の推移

総務省|令和元年版 情報通信白書|図表2-4-2-2 企業のテレワーク導入率の推移

これまで日本のテレワーク普及率は少しずつ増加する傾向を示していましたが、大きな社会情勢の変化を受けて急速に拡大するものと見られています。

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新型コロナウイルスの感染拡大予防とテレワーク対応の状況

新型コロナウイルスの感染拡大予防とテレワーク対応の状況

2020年の年明けからの新型コロナウイルス感染対策により、テレワークを実施した企業は大企業を中心に多く見られています。ただしいずれも、急きょ導入したわけではなく、今回の緊急事態よりも前からテレワーク環境の整備を進めていた企業が、テレワーク対象となる従業員・部門の範囲を拡げたり、実施期間を延長して対応していることが多いようです。

大阪商工会議所が会員企業489社を対象に行った緊急調査『「新型コロナウイルス感染症への企業の対応に関する緊急調査」結果について』(2020312日発表)によると、有効回答数275社のうち、新型コロナウイルス感染対策のために「在宅勤務・テレワークを実施した」と回答したのは、資本金3億円超の企業では54.7%であるのに対し、資本金3億円以下の企業では9.5%にとどまっています。

導入していない企業の理由としては、次のような理由が挙げられました。

  • ICT環境整備が整っていない
  • 仕入先などと対面の打ち合わせが必須という慣習がある
  • FAXなど紙ベースの受注対応をしているため
  • 顧客からの問い合わせを主に電話対応しているため
  • もともと工場生産などテレワークに向いていない業種である

このように大企業以外の中小企業や、もともとテレワークへの対応をとっていない企業においては、テレワークへとすぐには移行できないそれぞれの事情があることが分かります。

国や各自治体では、長期化する危機対応に関して、テレワークを導入したくて資金面などで踏み切れない企業に対しては、従来の導入助成金の適用促進や緊急対策でその支援策を打ち出しています。

テレワーク導入メリット・効果とは?

次に、テレワーク導入によりもたらされるメリットについて見てみましょう。

今回のコロナウイルス感染拡大予防のような非常時の事業継続のほか、企業と従業員それぞれに、次のようなメリットがあると考えられます。

企業にとってのメリット

企業には、事業運営面での効果や、働きやすい職場づくりによる人材確保などのメリットが生まれます。具体的には、次のような点がメリットと言えます。

  • 人材の確保・育成
  • 業務プロセスの革新
  • 事業運営コストの削減
  • 非常時の事業継続性(BCP)の確保
  • 企業内外の連携強化による事業拡大
  • 競争力の向上
  • 人材の離職抑制・就労継続支援
  • 企業ブランド・企業イメージの向上

自然災害や伝染病の蔓延などの緊急事態が起こった時でも、スムーズにテレワークに移行できれば事業を中断することなく、安定した企業経営が継続できます。

また、育児や介護などが必要な時など、働く人のライフスタイルに応じて柔軟な働き方が認められている会社に勤めるという安心感は、従業員のモチベーション向上や会社への信頼感の高まりをもたらし、離職率の低下にもつながります。

従業員にとってのメリット

従業員にとっては、オフィスの喧噪に邪魔されずに業務に集中できること、育児や介護との両立が可能になることなどのメリットが生まれます。具体的には、次のようなメリットが挙げられます。

  • ワークライフバランスの向上
  • 生産性の向上
  • 自律・自己管理的な働き方ができる
  • メンバー同士のコミュニケーション強化
  • 仕事全体の満足度向上と労働意欲の向上

育児や介護で職場から離脱をせざるを得なかった人でも、一人ひとりの事情に応じた柔軟な働き方を可能にするという点は大きなメリットです。

また、オフィスへ出社できない(出社するのに不安を感じる)状況の中で無理をして出社しなくても仕事ができる環境があることは、従業員にとって安全面や健康面におけるメリットです。

テレワークの導入・実施手順のガイドラインとポイント

テレワークの導入は、明日から導入しようと思ってもできるものではありません。事前に導入にあたっての計画や手順を整理して自社にあった検討をすることが大切です。

厚生労働省がテレワークの導入・運用を解説したガイドブックを公表していますので、詳しくはそちらを参考にしてみると良いでしょう。導入・実施手順をするポイントとステップは次のように進めると良いでしょう。

  1. テレワークの全体像をつかむ
    自社でテレワークが可能な事業・業務はどの程度あるのか、テレワークができない場合の代替案はどんなものが考えられるかなど、自社におけるテレワークの全体像を洗い出します。
  2. 全体方針を決定する
    テレワークの導入目的を明確にし、主導する部署や担当者を決定します。その後、テレワークを行う上での基本方針(テレワーク・ポリシー)を策定しましょう。
  3. ルールをつくる
    テレワークの対象業務と対象者、実施頻度などの社内ルールを策定します。現行ルールに抵触してしまう部分は保留にし、できるところから部分的に始めるのもいいでしょう。
  4. ICT環境をつくる
    テレワークを実現するためのICT環境を整えます。ノートパソコンやスマートフォン、タブレットの貸与・支給から、会社のサーバへアクセスできるリモート接続設定まで、業務を社外で行うために必要なICT環境は、さまざまです。
  5. セキュリティ対策をする
    テレワークでは、従業員が社外で業務を行うことになるため、あらかじめセキュリティに関するルールや対策を講じる必要があります。特に、個人情報や社外秘の情報漏洩については、社内での取り扱いとは異なる厳しい対策が求められます。
    例えば、プリントされた資料の社外持出禁止、セキュリティ対策を施した社用パソコンの利用徹底、カフェなどのオープンスペースでは内容を周囲に聞かれる恐れがあるためテレビ会議をしないなど、厳格なルールと従業員へのモラル教育が必須です。
  6. テレワークを試験的に実施し、評価。環境やルールを改善する
    まずは少人数でテレワークを試験的に実施してみて、評価・検討してみることが大切です。実際にテレワークをしてみることで、実態とそぐわない点があったり、対策がもれていた点が見えてきたりするなど、課題や設備の不足が見えてきます。
  7. テレワークを拡充・運用する
    少人数の試験実施を経て課題を改善できたら、テレワーク対象者を段階的に拡大させていきます。対象者の業務内容や職種、部門や事業所ごとなど、テレワークに必要な環境整備の進捗と合わせて拡充するようにします。

詳細な手順は、厚生労働省のWebサイトでぜひチェックしてください。

◆厚生労働省|テレワークではじめる働き方改革~テレワークの導入・運用ガイドブック
https://work-holiday.mhlw.go.jp/material/pdf/category7/01_01.pdf

テレワークの目的設定から環境整備まで、自社に合った導入促進を

社会情勢に応じて劇的な変化を見せる労働環境において、テレワーク導入は1つの選択肢であり、さまざまなメリットをもたらす働き方でもあります。

これまで普及するスピードが遅かったテレワークですが、新型コロナウイルス感染対策による在宅勤務の推奨により、企業におけるテレワークの導入が急速に注目を集めています。とはいえ、テレワークにはICT環境整備や運用ルールの計画的な検討が不可欠です。この記事を参考に、ぜひ自社の実態に合った適切な検討をしてみてください。

 

この記事の情報は2020年04月10日のものです
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