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営業日報の方法とそれぞれの課題について

投稿日:2015年12月08日

はじめに

営業日報

営業にとって、日報は欠かせない業務のひとつです。しかし、営業日報の存在意義には賛否両論があるのも事実です。ただの管理のための報告で終わってしまっている、営業の負担を増やしているだけなど、社内の不満で挙がることも少なくありません。

とはいえ、営業日報も次につながるツールとなっていれば、有益であるのは間違いありません。皆さんの会社はどのように営業日報を管理していますか?

営業日報に必要な情報

営業日報の形式は会社によって異なりますが、必要な情報はある程度絞ることができます。

多くはその日の商談記録として蓄積されていき、管理者はその日報を基に、アドバイスを加えたり、営業が抱える課題を指摘することができます。

また営業マンにとっては、日々の自己管理として過去の商談を思い出すことができます。営業日報に必要である主な情報を以下に挙げます。

  • 訪問先企業
  • 訪問理由
  • 商談結果
  • 訪問件数
  • 受注件数
  • 今日の売上
  • 今月の売上
  • 翌日の訪問リスト

営業日報では主に、どのようなアプローチをかけて、どのような結果になったのかを報告しますが、受注に至らなかった場合は、管理者はアプローチの手段や商談の方法に問題がなかったかを判断するツールとしても役立ちます。

また、訪問や受注の件数を数値で見ることで、現在の状況や今後の課題を探ることも出来ます。売上や件数といった数字の動きは、課題発見のために最も分かりやすいデータです。

営業日報にはどのような方法があるか

営業マン

営業日報には色々な報告手段がありますが、場合によっては営業負担が大きくなったり、せっかくの毎日の報告が有効に活用できないということも起こり得ます。それぞれの報告の特徴と課題をご紹介します。

日報テンプレートでの報告

会社で統一した日報テンプレートがあり、それに従って報告する方法です。報告内容としては、上記で挙げたような日々の情報を共有することで、営業マンの動きを把握することができます。

しかし、テンプレートからの報告だけだと、毎日の報告だけに留まり、蓄積された情報が今後の営業に繋つながらない場合があります。

エクセルなどで報告

売上などの数字を管理していくために、Excelを活用している企業が多いです。計算式を入れたファイルを用意しておき、そこに毎日数字を入力していけば、営業の状況が数値管理できます。

ただ、ファイルデータがないと確認できないため、事業間をまたいで全体で共有しづらいという点があります。そして、過去のデータを蓄積していくと膨大な容量になってしまいます。

SFA・CRMの機能としての営業日報

今まで多くの企業が抱えていた、こうした課題解決のため、SFAやCRMに営業日報の機能が含まれていることが多くなりました。SFAやCRMを利用すれば、営業日報を今後の営業につなげていくために、顧客情報などと連携して使用することができます。

また、営業負担を軽減させるために、選択式で報告ができたり、モバイルやタブレットから営業日報が出せるようになっていることも特徴の一つ。営業日報が今後の有効なデータとして蓄積されていきます。他方、新しく導入するのであれば、社内で定着するまでに時間がかかりがちだというデメリットもあります。

まとめ

営業日報のそれぞれの方法と課題をご紹介しました。営業日報の方法はなかなか正解が見つからず、日々改善を繰り返しながら試行錯誤しているケースも多いのではないでしょうか。

営業日報は以下3つの点に着目して、日報を有効活用していきたいところです。

  • 営業負担が少ない
  • 必要なデータが取れている
  • 今後の営業に繋がる

そして昨今クラウド名刺管理を営業日報として利用しているケースも増えてきています。営業マンは名刺をスキャンするだけという気軽さからそれが可能なのかもしれませんね。

営業日報の方法改善を検討している方は、以上の点をぜひ参考にしてください。

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