名刺管理で見なおす働き方改革

ビジネスマン必見!名刺交換で相手側に好印象を与える方法を伝授!

投稿日:2016年06月14日  最終更新日: 2017年09月21日
必ずと言って良い程ビジネスシーンで発生する名刺交換ですが、その名刺交換で第一印象が決まるといっても過言ではありませんので、名刺交換の際には、相手に好印象をあたるためにも、慎重にするよう心がけたいものです。 名刺交換をする…
名刺交換 必ずと言って良い程ビジネスシーンで発生する名刺交換ですが、その名刺交換で第一印象が決まるといっても過言ではありませんので、名刺交換の際には、相手に好印象をあたるためにも、慎重にするよう心がけたいものです。 名刺交換をすることによって、相手側の「顔」「名前」「職位」が分かります。相手側にもこちらの事をわかってもらう事が出来ます。名刺交換は、自分自身や会社の信用にも繋がる事です。 そこで、今回は「名刺交換で相手側に好印象を与える方法を伝授!」致します。

名刺交換をなぜするのか?

まずは、名刺交換の基礎からみていきます。 そもそも、名刺交換をする意味ですが、相手先に訪問した際自分を知ってもらう為に行います。 名刺は、あなたの「分身」ともいえる大切な物。 名刺交換を問題無く出来る事により、相手側に好印象を与える事が出来ます、顔を覚えて頂けます。そんな為にも、日頃から対策をしておきましょう。

名刺交換するまでの進め方

さて、名刺交換で相手側に好印象を与える方法ですが、これからお伝えする事を実際に名刺交換をしている場と思って頂き、想像しながらみて頂ければ幸いです。下記では、それぞれの場面での名刺交換の方法を説明しています。

相手先への訪問前日にすることは?

名刺のストックは、大丈夫ですか? 意外と相手先への訪問日当日になってストックが無いという事があります。自分自身の名刺の管理も大切です。 名刺の残りが少なくなってくれば余裕を持って発注しておきましょう。名刺は、前日のうちに在庫を確認し名刺ケースをビジネスバックに入れおくと、忘れ物をしないですみます。

相手先への訪問当日にすることは?

名刺はしっかりと名刺ケースに入っていますか? 名刺が箱に入ったままだったり、名刺ケースに入れずそのままで持ち歩く事はしない様にしましょう。名刺は必ず名刺ケースに入れて持ち歩きます。 また、名刺ケースは直ぐ取り出せる位置にしまっておきましょう。

相手先へ到着時にすることは?

相手先の所に入る前に、再度名刺ケースの位置を確認しておきましょう。名刺交換の際に、名刺の場所を探して戸惑う事がないようにする為です。 また、身だしなみのチェックも同時に行いましょう。ビジネスバックのチャックも事前にあけておくのもポイントです。名刺以外にもPCやペン、ノート等直ぐに取り出せます。

相手先へ入室した時にすることは?

相手側が入室するまで、案内された場所で待機します。 その際に、相手側の人数を予想して名刺を予め名刺ケースから取り出しておきます。名刺ケースの上に何枚か重ねて持っているのが良いでしょう。 相手側が入室してきたら、立って迎えます。その際注意点があります。相手先に訪問した人数によって名刺交換する順番も決まってきます。 これから初めて名刺交換を経験する方も覚えておきましょう。今後、そういう場に遭遇する時があるかと思いますので、事前に把握しておくともしもの時に役立つでしょう。 ■1対1で名刺交換をする方法 1対1の場合は、相手側が入室されたら席を立って迎えます。 名刺交換の際は、テーブルをまたがずに前へ出て行いましょう。その際に名刺をケースを左手、名刺を右手で差し出し、相手の名刺を左手(名刺ケースの上に置いてもらう感じで)で受け取ります。本来は、両手で名刺を差し出すのが主流でしたが現在は先に述べた方法に変わりつつあります。名刺を渡す際には、一言「社名」「名前」を名乗りましょう。 名刺の向きにも注意して下さい。名刺の方向は相手の方向を向いている状態です。 名刺が自分の方向に向いたまま名刺交換をしてしまうと、相手側では一度名刺を持ち直す必要があり、失礼にあたりますので注意が必要です。 相手側の名前の読み方がわからない場合は、名刺交換の時に失礼にならないように確認しましょう。 ■ 複数人で名刺交換をする方法 複数人の場合は、役職によって名刺交換の順番が決まってきます。 例えば、今回相手側に訪問したのは、「あなたと」「あなたの部長」だと想定しながら説明致します。 相手側の例は、こちらと同じパターンを想定します。
  • 「あなたの部長」と「相手側の部長」
  • 「あなた」と「相手側の残っている人」
相手側も、複数人いる場合は同じ様に役職の高い人から名刺交換をしていきます。 名刺交換の際は、こちらから先に行うのが良いとされていますが、相手側から名刺交換を先に求める事も暫しあります。 その際は、一言(申し遅れました等)添えてから名刺交換をする様にしましょう。 名刺

名刺交換が完了した後にすること

無事名刺交換を終えたら、交換した名刺はしまわずにもったまま座席に戻ります。 相手側が先に着席した後に、こちら側も座ります。 着席した後は、テーブルに名刺を並べます。ここでも並べ方の基本があります。 交換した名刺は、自分からみて左斜め前になります。目上の人が上に来る様にして並べます。 以外と、名刺交換後に名刺をしまってしまう方もいらっしゃいますが、NGです。 相手側との話し会いが終わるまでは、名刺はテーブルの上に置いたままです。 また、名刺の並べ方がわからず適当に置いてしまうのもNGです。相手側は、常にこちら側を見ていますので注意しましょう。 テーブルに置いた名刺を、落とす事のないようにもしましょう。 相手の名刺に書き込むような事も避けましょう。どうしてもメモを残す場合は、相手先を出てから名刺にメモを残します。

相手側との話し会いが終了した後にする事

相手側との話し会いが終了したら、テーブルの上に置いた名刺をしまいましょう。 しかし、名刺をしまう際にも注意点があります。それは、相手側が先に名刺をしまい初めてからこちら側も合わせて名刺をしまう様にします。 先走って名刺しまってしまうと、相手側に不快感を与える事にもなりかねません。 名刺交換した名刺のしまい方については、静かに名刺をずらしながらしまいましょう。くれぐれも、名刺を曲げる事のないようにします。

まとめ

如何でしたでしょうか? 今回は、「名刺交換 で相手側に好印象を与える方法を伝授!」をご紹介しました。 一見、名刺交換は難しそうにみえますが、決して難しい事ではありません。 名刺交換は、社会人になればどなたでも経験する事ですし、経験を積めば自然的に挨拶の様に出来るようになります。 上記の事は、基本から応用までとなっているので本番でこれらの事が出来れば、相手側からは好印象を持って頂ける事でしょう。 名刺交換は、相手側との顔合わせで非常に大切なビジネスマナーです。 名刺は、相手の連絡先等が書かれた重要な情報源となります。帰社した後は、名刺管理を徹底的に行い情報を共有しましょう。 名刺を頂いた後に良くあるパターンが、名刺交換後頂いた名刺をうまく管理出来ない状態のままで名刺をそのまま放置してしまうことです。 名刺交換を行った後でも名刺管理をしっかり行わないといけません。名刺を交換した日付、相手との会話内容等を残しておくように心がけましょう。 また、不要になった名刺などはそのまま廃棄する事は、個人情報の悪用されるケースに繋がりますので、シュレッダーにかけるなどして廃棄するのがおすすめです。 これからは、名刺交換をする際今回ご紹介させて頂いた事を思い出して頂き、名刺交換を通じて相手側に好印象を与えるきっかけになれば幸いです。 最後までお付き合い頂き有難うございました。
この記事の情報は2017年09月21日のものです

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