名刺管理で見なおす働き方改革

【名刺管理で働き方改革】名刺を企業で管理することで起きるパラダイムシフトとは

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社会人が仕事中に得た人脈は、その人の大切な情報資産です。転じて、「仕事中に交換した名刺は個人のものであり、名刺管理も個々で行う」という価値観も根強く残っています。 しかし一方で、個人の持つ名刺(人脈)を個人の所有物に留め…

社会人が仕事中に得た人脈は、その人の大切な情報資産です。転じて、「仕事中に交換した名刺は個人のものであり、名刺管理も個々で行う」という価値観も根強く残っています。

しかし一方で、個人の持つ名刺(人脈)を個人の所有物に留めずに、企業全体で共有してビジネスを拡大している企業も徐々に増えています。今回は、名刺を企業で管理することで起きるパラダイムシフトについてご紹介しましょう。

名刺が持つ「人脈の可視化」としての価値

名刺は一見、「個人情報がまとまった小さな紙」にすぎません。しかし、名刺を受け取るシチュエーションを考えてみると、そこには当然ながら「相手」がいます。つまり名刺をもらっているということは、その人と面識があるという証に他ならず、名刺の束はこれまでつちかった人脈を可視化できるデータベースにも等しいものであるといえるでしょう。

自分の人脈を可視化できていれば、新しい顧客を探したい時や、ツテをたどりたい時といったビジネスのあらゆるシーンに人脈を活用しやすくなります。また、異動や退職といった「誰かに人脈を引き継ぎたい時」にも、最小限の作業で情報をまとめることが可能です。

名利管理の重要性

ただ、名刺を「人脈のデータベース」としてビジネスに有効活用するためには、ひとつ心がけておかなければならないことがあります。

それは「名刺管理の習慣化」です。名刺がきちんと管理されていなければ名刺探しに時間がかかってしまうほか、自分が今どんな人脈を持っているのかを把握することさえ難しくなります。もちろん、営業先のリストへの転用や、後任者への引き継ぎなどにも活かしにくくなるでしょう。

名刺管理の具体的な方法と「落とし穴」

必要な情報を必要な時に引き出すために、以下のような方法で名刺管理を試みる人が多いです。

  • ホルダーやファイルを使って紙の名刺を分類する
  • スマートフォンの「名刺アプリ」を使う
  • パソコン用の名刺管理ソフトを使って管理する
  • パソコンのオフィスソフトに名刺のデータをまとめる

しかし、多くのビジネスパーソンにとって「名刺管理」とは優先順位が低く、億劫になりがちな雑務でもあります。

さらにSansan株式会社の調査によると、名刺ファイルなどのアナログツールを使って名刺管理をしている人の約6割が不便を感じているという結果に…。中には、せっかく管理に時間をかけても手間に見合うだけの成果が感じられず、名刺管理をやめてしまう人も珍しくありません。

名刺管理を企業で行うことによるインパクトとは

名刺管理はビジネスに大いに役立つものの、個人では名刺の整理が難しく、おろそかになってしまうこともあるという難点も持ち合わせています。

では仮に、名刺を社員一人ひとりが管理するのではなく、企業全体で管理するようにした場合は、社員や企業にどのようなメリットが生まれるのでしょうか。具体的なメリットを3つご紹介しましょう。

1.名刺管理をする手間からすべての社員が解放される

まず社員個人のメリットとしては、名刺管理をする手間から解放される事があげられます。

名刺管理をするためには、主に3つのものが必要です。1つめは、名刺を分類するための道具。名刺ファイルやホルダー、アプリといった名刺管理ツールの中から使い勝手のよいものを探して、実際に試してみる必要があります。

2つめは名刺を分類するためのルール。名刺をどのように分類するのか、どうすれば使いやすい分類となるのかを試しながら最適化していきます。

3つめは時間。ツールの準備やルールの作成の他、実際の試行錯誤にも時間が必要です。
個人での名刺管理が億劫になりやすいのは、これら3つのものを用意するのが面倒になりがちだからといえます。

企業が社員全員の名刺を管理する際は、企業側が名刺情報を管理するためのシステムを用意するケースがほとんどです。よって社員は、名刺を分類するためのツールの準備や、ルールの作成などを企業側に一任することができます。

企業が社員全員の名刺情報をデータベースにして共有してくれるので、「あの名刺はどこにやったっけ?」と机の中を探す手間から解放されるところもメリットといえるでしょう。

2.企業全体で持つ人脈が可視化され、利用できるようになる

企業が社員全員の名刺を体系的に管理するメリットとしては、企業の持つ人脈が可視化される事があげられます。

名刺は上記で述べたとおり、社会人同士の面識の証であり、人脈の記録でもあります。企業が社員の名刺を管理・記録するようにあうれば、自社の誰がいつ、どんな人と接点をもったのかがリアルタイムにわかるようになります。

また、社員全員の接点と人脈を一元的にデータベース化することで「自社の人脈の可視化」が容易になり、各部署が持つ人脈の思わぬ共通点に気づけたり、意外な人の人脈にいるキーマンを発見できるようにもなるでしょう。もちろん、社員の人脈をアプローチリストとして使ったりなど、営業活動やマーケティング活動に活かすことも可能です。

3.顧客のデータベースが手に入る

企業が社員全員の名刺を管理するメリットは他にもあります。

大きな魅力として挙げられるのが、「顧客情報の属人化を防げる」という点です。
個々で名刺を整理する従来の名刺管理では、社員全員が得た顧客接点だけでなく、顧客の好みやパーソナリティまでもが属人的な情報になりがちでした。しかし社員全員の名刺を企業が管理し、さらに業務で得た顧客情報もひとつのデータベースに統合していく流れを作ることで、顧客情報の個性までわかる有意義なデータが収集できるようになります。つまり、顧客情報の属人化を防げるようになるのです。

情報戦と言われるこれからの時代を生き抜く際にあたって、社員全員の人脈を集めたデータベースは大きな資産となるでしょう。

「名刺は誰の所有物?」割れる社会人の価値観

社員全員の名刺情報を企業が管理するメリットをご紹介しましたが、名刺という情報財産を会社のものにするという点については難色を示す人もいます。

株式会社Sansanが現役の営業員を対象に行った意識調査によると、「名刺は会社のもの」と答えた営業員が全体の約40%、「個人のもの」と答えたのが約30%、「どちらのものでもある」と答えたのが約30%でした。このように、名刺の所有権については人によって価値観が異なるため、企業で名刺情報を管理するかどうかについては社員との話し合いが必要となるでしょう。

先進的な企業はすでに「名刺情報の一元化」に取り組んでいる

一方、名刺情報の一元化が生むメリットにいちはやく着目し、社員の理解と協力を得て「企業での名刺管理」をスタートさせている企業も徐々に増えています。企業全体での名刺管理をスムーズに行うために、法人向けの名刺管理サービスを導入する企業も珍しくありません。

法人向けの名刺管理サービスとは

法人向けの名刺管理サービスとは、企業が全社員の名刺を管理するためのシステムをトータルで提供するサービスのことです。たとえば法人向けの名刺管理サービス「Sansan」を導入した後は、以下の事が可能になります。

  • 名刺を専用の端末でスキャンするだけで全社員の名刺を一括管理できる
  • PCやスマホからいつでも自社の持つ名刺情報を閲覧できるようになる
  • 名刺を交換した相手の人事情報が自動的に配信されるようになる
  • 全社で名刺情報を共有できるので、部署間の連携がしやすくなる
  • 異動や退職といった社員の流動があっても、顧客情報を保持できる

このように、名刺管理サービスを社に導入することにより、紙の名刺のデータ化や人脈のデータベースの構築、名刺情報のクレンジングといった「名刺管理」を効率的に行うことができ、営業や部署間の連携にも活用できるようになります。名刺管理を企業で行うに至った各社の経緯と結果を、法人向けの名刺管理サービス「Sansan」の導入事例とともに見てみましょう。

各部署間の連携が容易に -株式会社富士通マーケティングの場合-

株式会社富士通マーケティング様は、中堅民需市場向けの製品の開発や、ICT導入のトータルサポートを行っている企業です。富士通グループの中核的な存在としても知られている企業であり、抱えている見込み顧客や社員の数も膨大といえます。

そこで課題となったのが、「社内が保有する人脈の不透明さ」。特にマーケティングを実行するにあたって、社内の顧客接点の見落としや各部署間の連携のしにくさが課題になることが多く、打開策を模索していたのだそうです。そこで解決の一手として、社員全員の名刺を一元的に管理できる法人向けの名刺管理サービス「Sansan」の導入に踏み切りました。

富士通マーケティングでは、営業担当がフォローしたい見込み顧客とマーケティング部門がリストアップしたアプローチ先が必ずしも合致しないという課題がありました。その解決のため、営業担当が交換してきた「名刺」に着目。名刺はビジネスの「出会いの証」であり、営業がフォローしたい有力な見込み顧客と言えます。

営業担当が持つ名刺をSansanで一括管理することによって、マーケティング部門は営業が保有する名刺をアプローチ先とし、効果的な情報提供やフォローを行うことが可能となります。

引用元:富士通マーケティング、クラウド名刺管理「Sansan」を全社で導入〜全社の名刺情報をマーケティングオートメーションに連携。デジタルマーケティングを強化し、組織的な営業活動を実現-富士通マーケティング-

株式会社富士通マーケティング様はSansanを導入した後に、各部署間の連携の円滑化を実感したのだそうです。また、Sansanを使って収集した名刺情報をマーケティングオートメーション(見込み顧客の獲得から商談までのプロセスを効率化する支援システムのこと)と連携させ、マーケティングの質をさらにアップさせる試みも実施。名刺管理サービスを活用することによって、膨大な見込み顧客の情報のコントロールや部署間の連携を成功させました。

人とのつながりをすべて網羅できる -沖縄バスケットボール株式会社の場合-

社員の名刺を管理している企業の事例を、もうひとつご紹介しましょう。プロのバスケットボールチーム「琉球ゴールデンキングス」を運営していることでも知られる、沖縄バスケットボール株式会社様の事例です。

ゴールデンキングスの試合は、「非日常」を観客の方へ提供するのが一つのテーマとしており、たくさんの大仕掛けを用意して普段の体育館とは全く異なる空間を作りだしています。おじいさん、おばあさんからお孫さんの代まで、家族全員で試合会場に足を運んでいただけることを目指しています。

引用元:業務効率化と顧客との関係性を強化 人と人のつながりを組織の財産に-沖縄バスケットボール株式会社-

「バスケットボールを通じて社会を明るく、楽しくさせたい」
このような理念を掲げる沖縄バスケットボール株式会社様が重視しているのは、クラブの発展を通して生まれた「つながり」。クラブの遠征でつながりを持った人はもちろん、試合を観戦したお客様一人ひとりにいたるまでの全員のつながりを大切にしたいという気持ちから、これまで出会ったすべての人脈を網羅できる「Sansan」の導入を検討したそうです。

来場いただいたお客様と名刺交換する機会は多いです。そういったお客様と名刺を交換した後に、Sansanへ名刺を取り込むことで、どの試合でお会いした方なのかを自分ではなくSansanが記録してくれます。興行でバタバタしていたとしても「Sansanがあるので問題がない」と思えるようになりました。

引用元:業務効率化と顧客との関係性を強化 人と人のつながりを組織の財産に-沖縄バスケットボール株式会社-

また、沖縄バスケットボール株式会社営業部の大嶺様は、すべての顧客情報を名刺データベースに紐付けて管理するメリットについても語っています。

Sansanにはさまざまな機能がありますが、特に便利だと思っているのは、過去に自分以外のスタッフが携わった案件についてもさかのぼって情報が確認できることです。企業を訪問する際には、訪問前にSansanを一度確認して、どういった経緯で自分が訪問する状態になったのかを確認するようになりました。それは、お客様に余計な説明をしていただく手間を掛けさせないことにもつながります。また、役職の変更などといった取引先の方の情報が自動的に更新され、通知される機能も役に立っています。

引用元:業務効率化と顧客との関係性を強化 人と人のつながりを組織の財産に-沖縄バスケットボール株式会社-

あらかじめ人脈を可視化し、体系的に管理しておくことのメリットがおわかりいただけるのではないでしょうか。

顧客にも自社の人脈を提供できる -三菱地所株式会社の場合-

最後にもうひとつ事例をご紹介しましょう。大手総合不動産会社として知られる三菱地所株式会社様のケースです。

もともとの導入目的が、顧客リレーションの可視化とスピードアップだったのですが、その点はもう如実に変わったという印象が強いです。特に、役員、総務、経理、人事、広報といったコーポレートセクションが持っている社外とのリレーションをいかに前線で勤務している現場の社員へ共有できるかという観点で考えると、内側から外側へ情報共有するという意識が定着したのは、非常に大きな効果だったと思います。

引用元:グループ全体の顧客基盤構築を促進。その効果は企業の競争力となる-三菱地所株式会社-

Sansanの導入をきっかけに、自社が所有する「顧客リレーション」の可視化ができるようになったという三菱地所株式会社様。全社員の名刺情報をひとつのデータベースにまとめることで社内の業務効率の向上を図れたほか、他のグループ企業との連携にも活用できているそうです。さらにソリューション営業三部の大原様によると、以下のメリットも実感されたのだとか。

お客様から「こういった業界の人に会ってみたい」といったお話をいただいた際には、すぐにSansanで検索して適切な方をご紹介することができるようになり、イベントなどでお会いしたお客様とは共通の知人の有無がすぐに確認できるようにもなりました。人脈の広がるチャンスを逃すことなく、キャッチアップできるところが業務の役に立っています。

引用元:グループ全体の顧客基盤構築を促進。その効果は企業の競争力となる-三菱地所株式会社-

社内の人脈を可視化しておけば、営業やマーケティングといった自社の業務に活かせるだけでなく、「こんな人に会ってみたい」というお客様の要望にもスムーズに対応できるようになります。お客様にプラスアルファのサービスを提供することで信頼を得やすくなり、新しい顧客の獲得につながるケースも珍しくありません。「企業規模の名刺管理」が生むメリットの好例といえるでしょう。

おわりに

名刺を企業で管理することで起きるパラダイムシフトについてご紹介しました。企業全体で名刺を管理するというスタイルは、大手企業はもちろん、中小企業にも大きなメリットをもたらします。「営業プロセスが社員まかせになっている」「部署間の顧客情報が連動していない」などの課題を抱えている方はぜひ、企業全体での名刺管理を実践し、劇的なパラダイムシフトを実感してみてはいかがでしょうか。

この記事の情報は2019年04月11日のものです

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