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名刺管理で見なおす働き方改革

整理整頓でスピードUP!仕事を能率的に進めるためのデスク活用術

投稿日:2018年09月11日
「仕事の能率が上がらない」「同期よりも作業スピードが遅い」…そんな悩みをお持ちの方もいることでしょう。もしかしたら、その原因はあなたの「デスク」にあるのかも知れません。今回は仕事の能率を上げるために効果的なデスクの整理術・使い方をご紹介しましょう。

おろそかになりがちなデスクの整理整頓

あなたが企業に就職、あるいは転職したその日のうちに、かならず支給されるビジネスツールといえば…そう。デスクです。机上にはパソコン・電話機など、最低限必要なものが置かれているだけで、あとは何もない真っ新な状態。引き出しの中もほとんどからっぽ。ああ、ここが今日から自分の作業場になるのか…新しい自分の居場所を前にして、何だか、粛然と気持ちが引き締まってくるというものです。

あれから何ヶ月、いや、何年が経過したでしょうか。真っ新だったデスクには様々なモノが置かれて、いたるところにメモ書き・付箋が貼られ、ちらほらとゴミまで散らばっている野放図状態。引き出しを開ければ、必要なのかすらわからない謎の資料がどっさり…。入社して間もなくのうちはこまめに片づけていたけれど、仕事が忙しくなるにつれやらなくなり、また、片づけてもすぐに散らかってしまうからとおろそかになりで、結局、いつまでたっても机の上も引き出しの中も混沌(カオス)のまま…。そんな人も多いのではないでしょうか。

デスクがごちゃごちゃしていると、「あの書類どこだっけ?」「ホッチキスはどこの引き出しに入れたかな?」といったように、物を探すのに時間がかかり、さらには、様々な物が視界に入るため、集中力が途切れがちになります。よって、限られた勤務時間の中で高いパフォーマンスを発揮するには、デスクの整理整頓が必要不可欠というわけです。そこで今回、能率的に仕事を行えるデスクの整理術・使い方を紹介していきます。

デスクの上は「物置」ではなく「作業場」!

デスクを整理しなきゃいけないのはわかるけど、何から手を付けていいのかわからない…。そんな方も多いことでしょう。

まず大原則として、「デスクの上を物置にしない」ということが大切です。「物置」ではなく「作業場」という意識のもと、不要なものはどんどん片づけていきましょう。「いや、でもいつか必要になるかも知れないから…」と躊躇っていたのでは、いつまで経ってもデスクは綺麗になりません。思い切って使用頻度の低いモノからどんどん捨てていくべきなのです。

捨てるのが苦手ならば「見極めボックス」がおススメ

こうした、いわゆる「断捨離」が苦手という方は、「見極めボックス」を使うのが効果的です。使い方は簡単。大きめの段ボール箱を用意し、それを「見極めボックス」とします。そこに必要かどうか判断に迷うものをドサッと一気に入れてみるのです。そうしてから1週間なり1ヶ月なり期限を決め、その期限内に箱から取り出して使用したら「必要なもの」、取り出さなかったら「不要なもの」と割り切って、不要なものはすべて捨ててしまいましょう。「期限内に使わなかったけど、やっぱりこれは必要なんじゃないかな…」などと躊躇っていてはいけません!断捨離には思い切りが肝心。自分で決めた期限を絶対的なルールとして、容赦なく廃棄していってください。

これを定期的に繰り返していけば、いずれ見極めボックスがなくても「これもどうせ使わないだろう」と捨てることにためらいがなくなって、結果的に、自分にとって本当に必要なものだけが取り揃えられた、シンプルかつ能率的なデスクができ上がるというわけです。

「デスク上に散らかりやすいもの」をチェックする

一通りスッキリさせたら、次は「デスク上に散らかりやすいものは何か」を紙に書き出してみましょう。書類、付箋、名刺、ボールペン、蛍光ペンなど、様々なものが挙げられるはずです。これらは、「見極めボックス」に入れたまま結局使わずに捨てたものとは逆で、「使用頻度の多いもの」と考えられます。頻繁に使うからこそ、デスク上によく出ていて、散らばっている…という理屈です。

そんな「散らかりやすいもの」をあえて引き出しにしまったとしても、どうせまた取り出して机上に散乱させてしまうので、無意味です。デスクの「中」ではなく、デスクの「上」でどう管理・収納していくかを考えていきましょう。

デスクの上を整理整頓するためのお役立ちグッズとは?

デスクの上に残ったものは、はじめに「定位置」を明確にすることが大事。そうすれば、いざ必要となった時にすぐ使用したり、確認したりできるからです。

定位置を大まかに決めたら、お役立ちグッズをつかって、デスクをよりスマートな作業スペースに仕上げましょう。散らばりやすいペン・クリップ・付箋などの文房具類を置くためにはトレイが有効で、使用頻度の高い書類をデスクの上に置きたい場合は、ファイルボックスが効果的。また、名刺や付箋を微弱な静電気で貼り付けられる吸着ボード、デスクトップモニターの下に収納スペースを作れるモニター台といったアイテムもおススメです。

能率的な「引き出し活用術」とは?

デスクの上を綺麗にしたら、次は引き出しに目を向ける番です。一般的にオフィスで使用されるデスクには、デスク中央下に位置する浅くて広い引き出しと、右側に縦3段で重なっている引き出しが備え付けられています。この計4つの引き出しですが、自分なりの効率的な使用法・収納ルールを確立できずに、やみくもに文房具や書類を放り入れて、なかば持て余しているという方も多いのではないでしょうか?

そもそもデスクの引き出しには、一つひとつしっかりとした意味があります。その意味を踏まえた上で適材適所にものを収納していくことが大事なのです。

まずは、デスク中央下に位置する浅くて広い引き出し。もっとも手に取りやすい場所にあるため、ついついいろいろなものを入れてしまいがちですが、ここには何も保管しないのがベター。常に「フリースペース」にしておくことをおススメします。なぜなら、この引き出しを「フリースペース」もとい「一時的な保管場所」にしておけば、前日にやりかけた仕事の資料などを入れられ、翌朝サッと取り出すことができるからです。その仕事が終了したらまた空きスペースにして…ということを徹底すれば、「あの書類どこだっけ…」と探すタイムロスは格段に減るでしょう。

次に、右側に縦3段で重なっている引き出しですが、1番上の引き出しは、やはり、手に取りやすい位置にあるので、筆記用具などのよく使うものを入れてください。使用頻度の高い順に手前に置いておくのがミソです。引き出しを開け閉めする衝撃で、道具がごちゃごちゃになってしまう…そんな場合も、100円ショップなどで売られている「滑り止めマット」を使用すれば問題ありません。

中段の引き出しは上段よりも「深さ」があるため、この特性を活かすべきです。たとえば、辞書、メジャー、テープカッターなど、比較的質量の大きいものの収納場所にするのがベスト。あるいは、ノートパソコンとその関連部品を入れるスペースにしても良いでしょう。なお、この段にA4の書類を横に重ねて入れる人も多いですが、どこにどの書類があるのか一目でわからないため、あまりおススメしません。すべての引き出しに共通して言えることですが、「上から見た時、どこに何があるかすぐに把握できること」が収納するうえで重要なのです。

最後に、下段にあるもっとも深い引き出し。こちらには保管用書類を入れましょう。ここで言う保管用書類とは、処理済ではない、まだ必要のある書類を指します。A4サイズ用のファイルボックスを並べて、「先月分」「今月分」「来月分」といったように、タスクに応じて分類しておくと取り出すのが非常に楽です。

まとめ

言うまでもなく、デスクの整理整頓は一回やって終わり…という類のものではありません。定期的にやるべきものです。年末の大掃除のタイミングで年に1回などだと少なすぎます。それに年1回だと大がかりな整理整頓を必要とするためなかなか大変。面倒くさいなぁ…と腰も重くなるでしょう。可能であれば、1~2ヶ月に1回、それか「ちょっと散らかってきたな」と思うタイミングでこまめに行い、常に快適なデスク環境をキープすることが大事なのです。

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