企業規模別!名刺管理サービスの効果的な活用方法 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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企業規模別!名刺管理サービスの効果的な活用方法

投稿日:2017年07月14日  最終更新日: 2017年09月20日

「名刺は大量にあるが、仕事が忙しくて管理にまで手が回らない」 ビジネスの現場のこのような課題を受けて、昨今は名刺管理の円滑化をサポートする「名刺管理サービス」が増えています。

今回は法人向けの名刺管理サービス「Sansan」の事例をもとに、名刺管理サービスの活用方法を企業規模別にまとめました。名刺管理サービスの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。

従業員数50名未満の場合

少数精鋭でのビジネスでは、ひとりのスタッフが複数の仕事を兼任するケースが多くあります。取引先からの依頼を進めながら事務作業を行い、場合によってはマーケティングや営業を並行して担うこともありますよね。

一方、顧客情報の宝庫である名刺の管理は、どちらかといえば優先順位が低め。「手があいている時に処理するタスク」と判断されることが多く、気づけば「数ヶ月分の名刺が机の中にたまっていた…」ということも珍しくありません。

名刺管理サービスの活用例

「Sansan」などの名刺管理サービスには、名刺を自動でデジタルデータに変換し、データベースとしてまとめる機能が備わっています。利用者に求められる作業は、スマートフォンや専用の端末を使って名刺をスキャンするだけ。デジタルデータに変換された名刺情報は、顧客データベースとして新規開拓やプロモーションなどに活用できます。

忙しい毎日の隙間時間のみで無理なく名刺を管理できるところがメリットです。

– Sansan導入後、顧客情報管理はどのように変わりましたか?
以前はすべて手作業だったこともあり、誤配信や苦情などがあり、スタッフも私も大きなストレスを感じていました。その点Sansanは正確なデータベースがスキャンするだけでできあがります。しかも、直感的というのでしょうか。ITに疎いスタッフでも、迷いなく操作できる。総合的にみて、とても楽になりました。(株式会社カーム)

従業員数50~499名

中規模企業でのビジネスでは、小規模企業と比べて一元的な名刺管理が難しくなります。企業によっては社員が持つすべての名刺情報をまとめて管理する良い方法が見つからず、潜在顧客の名刺管理を社員任せのままにしてしまうケースも珍しくありません。

しかし、「まだ取引に至っていないが自社のスタッフが一度は接触している人物」を不透明にしておくと、営業のバッティングや潜在顧客の見落としといったリスクが起こりやすくなります。

名刺管理サービスの活用例

社員が持つすべての名刺情報をクラウドデータベースとしてまとめておけば、必要な時にどこからでも顧客情報にアクセスできるようになります。自社が抱える人脈の情報をオープンにすることで、営業マンが自分から新しい顧客にアプローチしやすくなる事もメリットです。

もちろん、営業のバッティングや潜在顧客の見落としなどのリスクの軽減にもつながります。

– Sansan導入後、営業活動はどのように変わりましたか?
遠出のお客様先に訪問した際、その商談が終わった後の空き時間を使って、どこか他のお客様にもご挨拶できないかというのは常に考えており、その地名で検索して、そのお客様のところに電話をして、即日でご訪問するとか、そういった使い方もしています。(株式会社エコ・プラン)

従業員数500~999名以上

大企業では、顧客情報の属人化がさらに進みやすくなります。膨大な顧客数を社員が把握しきることはもはや至難の技。同部署内の営業進捗の共有にさえ苦心してしまいがちです。時には社員の異動や退職によって、大切な顧客情報が失われてしまうこともあります。

さらに顧客側にとっては、そのような事情はあくまで企業側の問題に過ぎません。窓口を何度もたらい回しにされたり、前任の担当者に言ったことが共有されていなかったりすると、「こちらのことを何もわかっていない」と不快に思われることも…。

会社が大きくなってお得意様が増えれば増えるほど、顧客情報の管理の雑さが大きな損失を生みやすくなります。

名刺管理サービスの活用例

名刺管理サービスで顧客の情報をひとつのデータベースにまとめておくことで、「引き継ぎ漏れの防止」や「顧客情報の一元化」をはかることが可能です。

– Sansan導入において期待していたことはなんですか?
いいと思ったのは、情報が人に紐づく点です。当社はたくさんの媒体を持っていますが、媒体ごとに窓口が異なります。Sansanで顧客情報を一元化すれば、社内の違う部署同士でもお客様とやりとりした内容を共有できるので、その点が当社にはあっているだろうと思いました。(株式会社講談社)

さらにCRMなどの営業支援システムと連携させることで、見込み客の掘り起こしやニュースメールの配信などのアプローチも容易になります。

また、名刺管理サービスを利用することで、「名刺管理のルール」を全社で統一できるところも大きなメリットです。フォーマットの構築やシステムの維持をアウトソーシングできるので、最小限の手間で顧客情報のデータを最新に保つことができるようになります。

名刺管理サービスの利用に際して課題になりやすいポイント

最後に、名刺管理サービスの利用に際して課題になりやすいポイントについてご紹介します。

課題1:システムの定着率

名刺管理サービスの導入に際して課題となりやすいのが、「社内への定着率」です。これはSFAやCRMなどの営業支援システムにも言えることですが、複雑なシステムは社員の業務を圧迫しやすいだけでなく、業務の効率を下げてしまうリスクもあります。

そこで導入する前にまず確認しておきたいのが、「誰にでも扱えるシステムなのかどうか」という点と、「名刺のデータ化の精度」についてです。

たとえばSansanは、ITにあまり慣れていない人でも使いやすいインターフェースと、オペレーターによる正確なデータ化を強みとしています。特に人力でのデータ化はOCR(機械による文字の読み取り)技術を使ったデータ化と比べて読み取りミスが起こりにくく、修正の手間もほぼない点がメリットです。

課題2:コスト

法人向けの名刺管理サービスの利用には、初期費用やランニングコストがかかります。また、月々の料金額も、ユーザー数ごとに金額が決まるタイプや、会社の規模ごと(管理する名刺枚数ごと)に決まるタイプなど、名刺管理サービスによって算出方法が異なる点が特徴です。

どちらの料金モデルがよいかは、「名刺情報をどのように活かしたいか」によって変わってきます。たとえば全社に名刺管理サービスを導入したい場合は、ユーザー数が多いほど利用料がかさむサービスより、会社単位ごとに利用料が算出されるサービスのほうがコストを低く抑えることができます。自社の営業スタイルを踏まえたうえで、名刺管理サービスを選んでみてください。

おわりに

名刺管理サービスの活用方法を企業規模別にご紹介しました。

法人向けの名刺管理サービスの利用には初期導入費やランニングコストなどがかかりますが、名刺を最小限の手間でデータ化できたり、クラウド上でいつでもどこでも顧客情報を閲覧できたりなど、紙の名刺管理にはないさまざまなメリットがあります。なお、個人向けの名刺管理サービスの中には無料のものも多いので、一度使い心地を確かめてみる方法もおすすめです。参考にしてみてくださいね。

Sansanについて詳しく知りたいという方は、こちらの資料をダウンロードいただけます。

この記事の情報は2017年09月20日のものです

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