名刺管理で見なおす働き方改革

名刺=相手の顔?では名刺にメモをするのはアリなのか

投稿日:2017年02月06日  最終更新日: 2017年12月25日
名刺にメモをするのは「アリ」です。
「名刺は相手の顔と同じであり、雑に扱うのは失礼にあたる」。新人教育の際に、先輩や上司からこのように教わった方も多いのではないでしょうか。しかしビジネスのノウハウでは、「名刺に相手の特徴などのメモをする行為」を推奨するケースも見受けられますよね。このページでは、名刺にメモを取る際の注意点や、名刺にメモしておくと便利なポイントなどについてご紹介しましょう。

名刺にメモをするのは「アリ」

まず「いただいた名刺にメモをするのはアリか否か」についてですが、相手の目の前での行為でなければ「アリ」です。むしろせっかくいただいた名刺なので、積極的にメモを追記しビジネスに活かしましょう。商談中に出た話題などを書いておくことで、相手の特徴を思い出すきっかけにもなります。

名刺にメモしておくと便利な4つのこと

名刺の余白は限られているので、ポイントを絞ってメモをとることが大切です。 たとえば、以下の4つのポイントが挙げられます。
  • 名刺をもらった日時と場所
  • どんな目的でお会いしたのか
  • 相手の好きな食べ物
  • 相手の趣味
名刺をいただいた日時と場所と用件を記入しておけば、次回のご挨拶のタイミングや営業の成果を確認する際に役立ちます。食べ物の好みの傾向がわかれば、手土産選びの参考になるでしょう。余白に余裕があるなら、相手の似顔絵や話し方の特徴を書き添えてもいいかもしれません。

記入しないほうがよいこともある

ただし、いただいた名刺に記入する事柄は「他人に見られても問題がなさそうな事柄」に留めましょう。 たとえば名刺の持ち主を中傷するワード(口が臭い、ハゲ等)や、飲み会でたまたま聞いたプライベート(愛人がいる等)、攻撃的なあだ名などの記入はNGです。取引でいただいた名刺類は、顧客情報として後輩に引き継ぐケースもあります。場合によっては上司や同僚の目に触れることも珍しくないため、社会人として恥ずかしくないメモのみ残しましょう。

名刺管理をデジタルで行う手も

名刺の余白だけではスペースが足りない時や筆跡に自信がない時などは、デジタルで名刺を管理するという方法もあります。
アプリやソフトを使って名刺を管理するメリットは、以下のとおりです。

  • 拡張性に長けている
  • 検索性が高い
  • バックアップが容易に取れる
  • クラウドサービス等を経由すれば、携帯性も高められる

昨今は多くの名刺アプリが登場しており、スマートフォンやスキャナーを使って簡単に名刺を整理できるようになっています。無料の名刺アプリも多く配信されているので、試しに人気アプリ(EightやCAMCARDなど)をダウンロードしてみるのもいいかもしれませんね。

デジタル化を前提とするなら、メモをとる場所に注意しよう

なお、デジタルで名刺を管理する予定の人は、メモを「表面」に書き込むことをおすすめします。裏面にまでメモを書いてしまうと、名刺のデータ化の手間が大きく膨らむ恐れがあるためです。

デジタルでの名刺管理の場合は、まず最初に「スキャニング」という作業を行います。スキャニングとは、紙や写真などをスキャナーで読み取り、データ化する作業のことです。多くのスキャナーは紙面の片面のデータを読み込む仕様になっているため、表と裏を両方スキャンする場合は、手動で紙を裏返してスキャンする必要があります。できるだけデジタル化の手間を省きたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

おわりに

名刺にメモを取る際の注意点や、名刺にメモしておくと便利なポイントなどについてご紹介しました。名刺へのメモは無礼と捉えられがちですが、お会いした相手のことを覚書もせずに忘れてしまうほうが失礼にあたります。「目の前で名刺にメモはしない」という基本の礼儀を踏まえたうえで、いただいた名刺をビジネスに活かしてみてくださいね。

この記事の情報は2017年12月25日のものです

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