名刺管理で見なおす働き方改革

名刺を忘れてしまった!うっかりさんのためのお詫び対応術

投稿日:2017年01月11日  最終更新日: 2018年11月16日
名刺を忘れてしまったときは、後日の対応が肝のようです。
「名刺交換の時に、名刺が足りないことに気づいた…」 「鞄に入れたはずなのに、名刺入れがない!」 社会人であれば、一度は名刺絡みでヒヤッとすることがあるのではないでしょうか。名刺が足りない、もしくは名刺入れがないという状況になると、焦って適切な対応ができなくなる事さえあります。このページでは、名刺がない時の対処法についてご紹介しましょう。いざという時の備えにしてみてくださいね。

兎にも角にもまずお詫び

名刺がないことに気づいたら、まずお詫びをしましょう。 例:「大変申し訳ありません。ただいま名刺を切らしておりまして…。後日お送りさせていただいてもよろしいでしょうか」 ポイントは、たとえ名刺を忘れた場合であっても「切らした」と言うことです。「切らした」と「忘れた」はどちらも不注意による失態ですが、ビジネスパーソンがお客様に名刺を用意することさえ「忘れる」というのは、相当の失礼に当たります。くれぐれも「忘れた」と言わないように気をつけましょう。

後日名刺を送付する際の注意点

「名刺を後日送付する」と先方に伝えた場合、主にふた通りの反応が考えられます。 ひとつは、「次回お会いした時でかまいません」と先方が断ってくるケース。 もうひとつは、「わかりました。お待ちしています」と先方が受諾するケースです。 前者の場合は、できるだけ早めにお伺いし、名刺をお渡しすることが大切です。相手はすでに名刺交換を済ませているので、お伺いしたらすぐに「先日は大変失礼いたしました」とお詫びを述べながら名刺を渡しましょう。

名刺を送付する場合は、相手の心証を考えて送ろう

名刺を送付する場合も、迅速な行動が大切です。会社に戻ってすぐに、できれば速達で名刺を送りましょう。もちろん、お詫び状を添えることもポイントといえます。 【お詫び状の例】 ✕✕株式会社 □□部 ○○様 先日はお忙しいところ、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。 当方の不手際で名刺をお渡しできず、大変失礼をいたしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。遅ればせながら本日お送りさせていただきましたので、ご確認いただければ幸いです。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 お詫び状は、できれば手書きがベストです。もし文字を間違えた場合は、修正液を使うのではなく、別の紙に書き直しましょう。名刺を切らしたうえに、お詫びの手紙でも間違っている様子を見せてしまうと、心証はさらに悪くなってしまいます。 お詫び状が書きあがったらクリップで名刺を留め、三つ折りにして郵送しましょう。クリップで名刺を留めておけば、手紙を開封した際に「あれ? 名刺はどこ?」とならないため、丁寧な印象に繋がりますよ。

名刺を切らさないコツ

名刺を切らさないためには、名刺を多めに持ち歩くことが大切です。

対策としては、以下の方法があげられます。

予備の名刺入れを鞄に入れておく

名刺を10~20枚ほど入れた、予備の名刺入れを持ち歩きます。万が一名刺入れごと忘れてしまった時でも、スムーズに対応しやすくなる点がメリットです。

ジッパーつきの袋に予備の名刺を入れて持ち歩く

百均などで購入できるカードサイズのポリ袋に、予備の名刺を入れて持ち歩きます。名刺だけを入れると鞄の中で折れ曲がってしまうことがあるので、厚紙や下敷き等と一緒に収納しておくとよいでしょう。

なお、多くの営業先を回る人や、頻繁に名刺を切らしてしまう人は、この予備の袋をいくつかの持ち物に分散させておくと安心です。仕事用の鞄の他、手帳や財布など名刺を保管しやすい持ち物に入れておきましょう。こうしておくといざという時にも安心です。

おわりに

名刺を忘れてしまった時の対処法についてご紹介しました。
ちなみに手元に名刺がまだ1枚以上あり、なおかつ名刺交換まで猶予がある場合は、コピーサービスを行っている店舗(キンコーズなど)にコピーしてもらうという方法もあります。名刺が1枚あれば出張先でも複製しやすいので、財布等にコピー用の名刺を入れるなどして、万が一に備えてみてはいかがでしょうか。

この記事の情報は2018年11月16日のものです

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