名刺管理で見なおす働き方改革

名刺ホルダーVSクラウド名刺管理 理想的な名刺管理とは

投稿日:  最終更新日: 2017年11月10日
目次名刺交換は何のために行うのか名刺ホルダーにしまう前の一工夫理想的な名刺管理方法整理整頓相手がわかるアップデートが簡単にできるクラウド名刺管理「Sansan」まとめ 名刺交換は何のために行うのか ビジネスで頻繁に交換さ…

名刺交換は何のために行うのか

名刺交換

ビジネスで頻繁に交換される名刺。

名刺ホルダーを年ごとに管理している方は2,3年前のホルダーを見てみましょう。

その名刺ホルダーの中には、「あれ、この人誰だろう」という人が一人や二人いたりしませんでしょうか。

普段あまり使うことのない名刺は、どのようにその名刺を入手したのか定かではないものもあります。

ここで、何のために名刺交換したのかを考えてみましょう。

相手もしくはあなたは、ビジネスになんらかの展開を期待して名刺を交換しているはずです。

しかし、その名刺がこのように名刺ホルダーに入れられまま忘れられてしまうようでは、当初の目的を果たしていない、そう思いませんか。

名刺ホルダーにしまう前の一工夫

ビジネスの出会いを大事にするのであれば、名刺ホルダーにしまい込む前にメモをしましょう。

名刺を交換した相手は、どこのだれで、何の仕事をしているのか。書くことによって、ただ名刺ホルダーに入れてしまいこむよりも、記憶が強固になります。

ふだんあまり使わない名刺というのは、実はビジネスチャンスにつながりやすいものです。

工夫

なぜなら、それだけ新しい何かを持つ人と連絡が取れるからです。

今、自分の仕事が手詰まりなのであれば、名刺ホルダーを眺めてみてはいかがでしょうか。そこにしまわれている名刺にメモがあれば、思いがけぬ打開策を生むことがあります。

もし名刺ホルダーにしまわれて、何も活用されていない名刺があるのだとしたら、その数だけビジネスチャンスを逃しているとも言えます。

理想的な名刺管理方法

名刺を大事にすることはビジネスを大事にすることです。

思合わぬ人との出会いの可能性がそこに存在します。

そこで理想的な名刺管理方法とは何かを考えてみましょう。

整理整頓

まず、きれいに整理されており、探したい名刺がすぐに出てくること。

名刺は人の分身です。名刺を大事にするというのは、その人を大事にすることにつながります。

また、名刺を探している時間は実に無駄な時間です。

相手がわかる

次に、名刺の相手がどのような相手かわかること。

名刺を見返したときに、相手が何の仕事の方かわからなければ、その名刺があなたにとって有用かどうか判断がつきません。

この対応策として、名刺にメモを残すことが挙げられます。

そのほか日報と名刺を連動させるなど、考えてみるといろいろ可能性が広がります。

アップデートが簡単にできる

さらに名刺のアップデートが簡単にできること。

言うまでもなく、相手の立場もあなたの立場も年数が経つと変わります。

頻繁に会う相手でなければ、相手の近況を知ることは困難です。

相手の近況を知るためには相手に接触しなければなりません。これらを解決する方法はなにかあるでしょうか。

クラウド名刺管理「Sansan」

ここで一つの可能性として、クラウド名刺管理「Sansan」を紹介しましょう。
sansan-logo-scanner

「Sansan」では、名刺情報をデータ化し、クラウドに保存しますので、名刺がちらかるということはありません。インデックスもつきますので、素早く検索できます。

案件管理で名刺に直接、案件を書き込めるので、その名刺の相手がどのような仕事の人かを忘れずに済むのです。

さらに顧客管理で顧客組織図を自動生成することができます。あなたに限らず、あなたの会社の誰かが、その人と最新の名刺交換すれば、役職が変わっていた場合、即座にアップデートしてくれるので、あなたはそれを知り行動を起こせます。

特に相手が出世した場合などは、メールをもらうだけでも相手は嬉しいものです。

これだけの機能をアナログの名刺ホルダーで行うのは、大変な労力がかかるのではないでしょうか。

まとめ

名刺を管理の理想的な方法は、きれいに素早く、相手が何者であるかがわかり、アップデートが容易である方法です。

名刺はビジネスの隠れた財宝ですが、その管理には最小限の方法でなければなません。

現状では、アナログの名刺ホルダー管理よりも、「Sansan」のようなクラウド管理が望ましいのではないでしょうか。

この記事の情報は2017年11月10日のものです

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