個人情報の保護と高い利便性を両立する名刺管理とは - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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個人情報の保護と高い利便性を両立する名刺管理とは

投稿日:2017年10月31日  最終更新日: 2017年11月08日

個人情報が詰まっている名刺だけに、その管理において「セキュリティ」は重要な課題のひとつです。
とはいえ、実際にどんなセキュリティリスクがあるのか、どんな方法で管理をすることでリスクを軽減できるのかご存じない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、名刺管理のセキュリティについて、管理法のリスクと共にご紹介します。

紙とデータ、管理方法によって異なる「セキュリティリスク」

名刺管理を行う際には、セキュリティリスクがあります。
紙で保管する場合とデータ化する場合、それぞれどんなリスクがあるのでしょうか。リスクを知り対策を立てることで、情報漏洩を未然に防ぐことができるようになります。

名刺を紙で管理するリスク

名刺を紙で保管すると、それを紛失してしまった際に情報が流出してしまいます。例えば、営業担当者が名刺入れを紛失した場合や盗難にあってしまった場合がこれにあたります。
紛失の際は営業担当者個人ではなく、会社の責任問題になってしまいます。小さく薄い名刺だけに、紙で保管すると紛失や破棄など、”うっかり”でのリスクが高まってしまうのです。

名刺をデータ化するリスク

名刺をデータ化することにより、紛失や盗難のリスクを格段に抑えることができます。しかし、データが消失してしまう可能性があったり、ウィルスの感染によって情報が漏洩してしまうリスクがあげられます。

翻って利便性の点から見てみましょう。人事異動情報や住所変更などの情報の更新に柔軟に対応できて、データの呼び出しとしても十分に機能する管理方法の確立は個人レベルでは難しく、一度作成してもそのまま放置されてしまうことが多くなってしまいます。そのためエクセル等での管理は煩雑になりがちです。またファイルでの管理となるため、ウィルス以外にもメールでの誤送信といったリスクもあるため、利便性とセキュリティのバランスが取れず、十分に利用できる管理方法とはいえません。

名刺情報はセキュリティと利便性が両立し、便利で安心して使えることが重要です。

そのため、名刺のデータ管理には第三者企業が提供している名刺管理サービスがおすすめです。個人情報を安心して任せられる企業やサービスを選定し、情報漏洩のリスクを最小に留めることで、紙での管理以上に強固なセキュリティでの名刺管理が可能になります。選定の観点としては、管理だけではなく運用体制もしっかりと確認して選ぶことが重要です。

名刺管理のセキュリティ対策

ここからは企業としての名刺管理をおすすめします。名刺管理は個人で行うよりも、企業として一元管理をしたほうが、セキュリティポリシーの方針策定や社員への一貫した教育が行えるため、安心して利用することができます。

会社全体でセキュリティ対策に取り組む

まずは企業全体のセキュリティの方針を決め、セキュリティ教育をしっかりとしましょう。この際に注意したいのが、セキュリティを高めるあまり利便性を損なってしまうことです。
セキュリティの方針を決めフローを構築する際は利便性とのバランスが重要です。業務を妨げることがない使いやすいシステムを導入しましょう。また、名刺管理の必要性や個人情報の取り扱いについて社員に教育をすることが大切です。

そして重要視したいのが、システム間の連携です。デジタル化した名刺には肩書や連絡先、オフィスの住所など、相手の正確に表す情報が詰まっています。これを他のサービスにアウトプットして活用することで、大幅に業務効率をあげることができます。情報共有を円滑にするためにも、システム間の連携を行うことができるものを選びましょう。

セキュリティ対策がしっかりした名刺管理サービスを利用する

名刺管理システムを導入する際には、セキュリティ対策がしっかりとしたものを選びましょう。例えば、名刺を自動認識し、その後手動で修正を加えて精度をあげる場合。
データ化のフローやオペレーターへの教育がしっかりしていないと、情報漏洩のリスクが高まってしまいます。また、サーバーが海外にある場合には、国内法の適用を受けませんのでそうした面でのリスクや条件などの確認も必要です。

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運用の際の注意とは

名刺管理のフローを決めた際には、必ずマネジメント層が率先して活用することが大切です。セキュリティ意識を高め、リスクマネジメントを定着させるためには、マネジメント層が意識して活用しメンバーに声かけをするのが重要なポイント。構築したフローは定期的に見直しを行い、改善をしていくことで定着させることができます。

そして、名刺を受け取ったら迅速にデータ化するように心がけ、紙の名刺を様々な場所にストックしておかないことも大切です。折角データ化して情報を管理したとしても、紙の名刺の管理がしっかりされていないと、セキュリティリスクを軽減することができません。そのため、名刺データだけではなく紙の名刺管理についてもフローを決めておくことが重要です。例えば名刺のデータのみを活用する場合、名刺はスキャンして情報を取り込んだら破棄するように心がけましょう。紙の名刺とデータを併用する場合には、紙の名刺も一元管理することができるよう、ファイリングなどを行い整理して一ヵ所にまとめておくのがポイントです。

知っておきたい!Sansanのセキュリティ

法人向けの名刺管理サービスのSansanは2007年にプライバシーマークを取得しており、セキュリティに関する多彩な取り組みを行っています。この取り組みにより、セキュリティ意識を高めるだけではなく、セキュリティリスクの軽減をはかっているのです。

アクセスコントロール

Sansanのシステム内では、部門ごとに情報閲覧権限を設定することができます。アクセスコントロールを行うことで、情報漏洩のリスクを軽減し、実務における管掌範囲に即した情報の共有・活用が可能です。

社員全員に「個人情報保護士資格の取得義務」

個人情報保護士資格を取得することで、個人情報を正しく理解し、不注意による漏洩のリスクを軽減することができます。全社員に個人情報保護士の取得が義務付けられており、法令を順守し高いセキュリティ意識で仕事にとりくんでいます。

Sansan-CSIRT

CSIRT(Computer Security Incident Response Team)は、情報セキュリティに関する社内組織で、セキュリティに関するインシデントを迅速に解決するための組織です。
インシデントとは、事故や事件が起きそうな事態のことを指します。セキュリティに関するインシデントとしては、不正アクセスなどがあげられます。

Sansanでは、セキュリティを高めながら利便性を保つための体制構築に力を入れており、社員や非常勤など雇用形態によってアクセスできる情報を制限しています。また情報セキュリティに関する研修を全社員に行っており、定期的に各部門で過去のインシデント及びヒヤリ・ハット事例を会議で共有するなど、多彩な取り組みを行っています。

まとめ

ご紹介したように、名刺管理のセキュリティでは、名刺の管理法だけではなく名刺管理のフローやデータ管理する際のシステムの選び方など選択肢が沢山あります。

Sansanは経済産業省をはじめとした官公庁やセキュリティに厳しい大手銀行など民間企業で数多く導入されているサービスです。
そんなSansanの要点をかいつまんでご紹介した資料をご用意しております。ご覧いただければ、もたらす効果や利用イメージがご理解いただけると思います。
ぜひご一読ください。

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この記事の情報は2017年11月08日のものです

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