重要ポイント!セキュリティ面で安心できる名刺管理アプリの選び方 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
名刺管理で見なおす働き方改革

重要ポイント!セキュリティ面で安心できる名刺管理アプリの選び方

投稿日:2018年09月19日
多くの名刺管理アプリが誕生していますが、ビジネスで使うには、情報流出などセキュリティ面に不安がありませんか? しかし、しっかりとリサーチすれば、安心して利用できますよ。今回は、セキュリティ面で信頼でき、ビジネスで使える名刺管理アプリの選び方をご紹介しましょう。

そもそも名刺管理アプリは何ができるのか?

そもそも名刺管理アプリは、セキュリティ面の不安を押しのけてまで導入すべきツールなのでしょうか? まずは、名刺管理アプリでできることや、導入することで変化することを説明していきます。

名刺管理の手間やコストが削減できる

名刺管理アプリを導入する一番のメリットは、名刺の整理や管理に必要な時間が圧倒的に減らせることです。名刺管理アプリは、保管しておきたい名刺を写真に撮り(スキャンし)、データをアップロードするだけで、名刺に書かれている文字を自動的(または人的)に判別しデータを作成してくれるという流れが一般的です。 こちらは名刺を写真に撮るだけの手間で済むため、従来のように相手の名前や住所、電話番号などを一つずつ入力する手間が一切不要になるのです。1日に何枚も名刺交換する人は、名刺管理だけでも時間がかかります。例えば、入力作業に1日1時間割いていたものが、たった数分で作業が終わるというイメージです。

異なるデバイスでもデータにアクセスできる

アプリさえダウンロードできれば、デバイスが違ってもデータにアクセスできるのも名刺管理アプリのメリットです。例えば、社内のデータベースで一元管理されている情報は、セキュリティ上、社内のパソコンからしかアクセスできないケースも多々あります。多くの名刺管理アプリでは、クラウドで管理されていますから、場所やデバイスを問わず、必要な時にいつでもアクセス可能です。

紛失防止に役立つ

名刺を紙ベースで管理していると、紛失のリスクがつきまといます。例えば「後でまとめて入力しておこう」と、保管したはずの名刺を紛失してしまったら、入力することもできません。その点、名刺管理アプリでは、交換した後すぐにアプリで保存する癖をつけておくだけで紛失のリスクは避けられます。万一、紙の名刺を紛失してしまっても、データが残っていれば仕事に支障はありませんから、リスク回避の一助として名刺管理アプリを利用する手もあります。

人事情報が自動で入手できることもある

クラウド内に登録したデータの中に、サービスを提供側が所有する人事異動情報と同一人物のデータがあった場合や、登録者がアプリ上で名刺情報を更新した際に、自動的に情報を更新してくれるサービスもあります。名刺交換しても異動などで部署が変わってしまい、名刺が役に立たなくなることは多々ありますが、このようなサービスがあれば、常にデータを最新の状態にしておけるので安心です。こういった利便性は、紙ベースの管理では決して得られません。データ化しているからこそ受けられるサービスだいえます。

名刺管理アプリを導入する前に確認すべきこと

名刺とはもっとも基本的な個人情報の宝庫です。利用するメリットはあっても、やはりセキュリティ面は心配。何かトラブルが起きてからでは遅いですから、慎重に検討することは悪いことではありません。安心して利用できる名刺管理アプリを探す際には、次のことに注意して選ぶとよいでしょう。

いかにセキュリティ対策が充実しているか

まず、名刺管理アプリのセキュリティ対策が安心できるものかをきちんと確認しましょう。データ送受信のSSL暗号化や、ログインの二重認証などが行われていることはもちろん、安心できるサーバーを利用しているかもチェックしておきましょう。アプリの公式HPなどから、どのようなセキュリティ対策をお行っているのか確認できることがほとんどです。HPはもちろん、さらに利用ガイドや規約に目を通しておくもの大切です。

経産省のガイドラインに準拠しているか

名刺管理アプリが、経済産業省のクラウドセキュリティガイドラインに沿った運営をしているかも確認すべきポイントです。クラウドセキュリティガイドラインとは、クラウドサービスの利用促進とともに、利用者が安心してクラウドサービスを利用できるようにと、経済産業省が作成・公開しているガイドラインです。

同ガイドラインでは、次のような記述があります。

『クラウドセキュリティガイドラインは、クラウドサービスにおける様々な懸念事項を払 拭し、安心してクラウドを利用する準備をするために、利用者はどのようなことを考慮 することが望ましいのか、そして事業者はそれに対応するためにどのような情報を提供 すればよいのかを提案するガイドラインとして公表しました。』(引用:経済産業省クラウドセキュリティガイドライン活用ガイドブックより

同ガイドラインによれば、クラウドサービスの利用に関する懸念事項として情報セキュリティが挙げられるとしています。国内外でもクラウドサービスのトラブルが発生しているのは事実ですから、より安心して利用するためにも、ガイドラインと比較してみるものよいかもしれません。

PマークやISMS等を取得しているか?

Pマーク(プライバシーマーク)やISMS認証を受けているかどうかも、セキュリティ面で安心して利用できるかどうかの判断基準になります。Pマークとは、個人情報について適切な保護体制のある事業者等に使用が認められています。またISMS認証は、指定の審査期間が企業の情報セキュリティマネジメントシステムを審査し、国際標準と同じISMS認証基準に準拠している事業者に認められている認証です。名刺管理アプリを選ぶ際には、こういった認証を受けているかどうかを見るのも一つです。

すでに導入している企業はあるか?

名刺管理アプリを無闇に選ぶのは、セキュリティ面に不安がありますが、すでに導入している企業の有無や、口コミなどを参考にするという方法もあります。大手企業や銀行など個人情報に厳しい企業などで利用されているのであれば、ある程度安心して利用できるのではないでしょうか。

スマホのセキュリティ対策は十分か?

名刺管理アプリ自体のセキュリティを気にすることも大切ですが、アプリをダウンロードし保存しておくスマホのセキュリティ対策も欠かせません。最新のOSを使用したり、紛失した際に「端末を探す」機能を有効したり、セキュリティアプリを利用するなど、対策をしておきましょう。

名刺管理アプリの情報が流出したらどうなる?

いくらセキュリティ面で安心できるといっても、万一アプリ内の情報が流出してしまったら、どうなるのでしょうか? 何か罰則があるのでは、と心配される方もいらっしゃるかもしれません。

名刺は個人情報で、名刺を管理している時点で、法でいう「個人情報データベース等」に該当します。個人情報保護法では、5000人以上の個人情報を有し、6カ月以上保有している事業者は、「個人情報取扱事業者」として扱われ規制対象になります。個人情報保護法に違反すると、注意勧告や命令の対象になり、命令に違反すると、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金となります。個人情報取扱事業者でなければ問題にならないかというとそうではなく、流出させられた相手から損害賠償請求がある可能性も考えられます。

セキュリティには十分注意し、情報流出リスクを最小限になるよう心がけましょう。

まとめ

従来の仕事のやり方よりも効率的に名刺管理ができる名刺管理アプリを利用するのなら、とりあえずとダウンロードするのではなく、アプリを提供する会社のセキュリティ体制の確認やクラウドサービスを利用する際のリスクなどをきちんと把握した上で利用することをおすすめします。

この記事の情報は2018年09月19日のものです

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