名刺管理で見なおす働き方改革

名刺の保存先は端末?クラウド?

投稿日:  最終更新日: 2019年11月19日
便利なクラウドサービスは世の中にたくさんあります。Evernote、Dropbox、Salesforce.comといった世の中を席巻しているビジネスアプリケーションもクラウドサービスです。働き方や暮らしを便利にしてくれる…

便利なクラウドサービスは世の中にたくさんあります。Evernote、Dropbox、Salesforce.comといった世の中を席巻しているビジネスアプリケーションもクラウドサービスです。働き方や暮らしを便利にしてくれる技術革新は望ましい一方、そうした新しい技術は、実績が乏しくリスクが付きものです。

今回は、名刺データをスマートフォンやPCといった端末のソフトウェアに保存する方法とクラウドサーバー上のソフトウェアに保存する方法を解説します。

クラウドサービスの仕組み

クラウドサービスの仕組み

まずは、クラウドサービスの仕組みをおさらいします。

従来、ユーザーは、データやソフトウェアを利用するには、手元のコンピュータをあらかじめそうしたソフトウェアを保存して必要がありました。クラウドサービスとは、事業者側があらかじめソフトウェアをインターネット上のサーバーの中に置いておき、ユーザーは必要に応じてインターネットでソフトウェアにアクセスし、ソフトウェアを利用できるようする仕組みです。

ユーザーは、インターネットが使える環境さえ整っていれば、いつでもどこでも電子メールやワープロ、表計算などのソフトウエアが使え、写真や画像、文書ファイルなどのデータも容量を気にすることなく保存できます。こうしたしくみのおかげで、これまで機材の購入やシステムの構築、管理といった業務の効率化やコストダウンを実現できます。

名刺データの保存先を巡って

名刺データの保存先を巡って

名刺管理サービスの場合でも同様です。スマートフォンアプリケーションであろうと、PCで利用するソフトウェアであろうと、クラウドサービスならば、ソフトウェアや登録した名刺データは事業提供側のクラウドサーバーに保存されます。

多くの企業で論点になるポイントは、顧客の個人情報である名刺情報の保存先がクラウドサーバーになってもよいか、という点です。

クラウドサービスを利用して名刺管理をしていた場合、クラウドサービスを提供する事業者側で個人情報の漏えいがあった場合、それがそのまま自社の個人情報漏えいに繋がりかねません。クラウド名刺管理を利用する際は、事業者側のセキュリティ体制をしっかり確認しておくことが必須でしょう。大手企業の導入実績なども参考になるかもしれません。

一方で、名刺管理アプリの場合は事情が変わってきます。クラウドタイプの名刺管理アプリを利用せず、スマートフォンの端末に名刺情報を保存している社員が、スマホを紛失することがそのまま個人情報漏えいに繋がることも少なくありません。スマートフォンで名刺を管理するならば、端末にデータの残らないクラウドサービスのほうがよさそうです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
名刺管理ソフト、名刺管理アプリを利用する際は、セキュリティ面に注意してみてくださいね。

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この記事の情報は2019年11月19日のものです

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