名刺管理で見なおす働き方改革

名刺リーダーの比較

投稿日:  最終更新日: 2019年11月19日
スマートフォンの広がりに伴って、名刺はデジタル化して管理するものだという常識ができつつあることを感じている方も少なくないのではないでしょうか。 PCにインストールする名刺管理ソフトや無料で利用できる名刺管理アプリなど、名…

スマートフォンの広がりに伴って、名刺はデジタル化して管理するものだという常識ができつつあることを感じている方も少なくないのではないでしょうか。

PCにインストールする名刺管理ソフトや無料で利用できる名刺管理アプリなど、名刺を読み取るツールが増えてきました。そこで、どういった業務に当たる人がどのような名刺リーダーを利用するのが、各々の業務を効率的・効果的に促進することができるのか、業種ごとに最適な名刺リーダーをご紹介します。

業種別名刺リーダーの比較・選び方

1. 営業マン・マーケター

営業マン・マーケター

個人の営業マンやマーケターにおすすめなのは、名刺管理アプリです。アプリであれば、外出先から訪問先の顧客の住所や連絡先を簡単に調べることができます。また、会社で自分の案件や見込顧客を整理する際には、スマートフォンではなくPCを利用することが多いでしょう。そういったときにも営業先の電話番号・メールアドレスがワンクリックでみられると便利です。このように扱うデバイスが複数ある場合は、どのデバイスでも最新の名刺データが閲覧できるように、クラウド型の名刺管理アプリを利用するといいでしょう。

マーケターにも名刺管理アプリがお勧めです。マーケターも業務をする得る上で様々な取引先と提携していることだと思います。取引先のメールを検索して、その署名から電話番号を探すのは手間でしょう。また、取引先の担当者が営業兼コンサルタントの場合、会社の電話番号だけでなく、個人の携帯番号なども覚えておく必要があります。このように取引先の連絡先を簡単に探し出す目的で名刺管理アプリをりようできるでしょう。自社で展示会やセミナーの開催していれば、外出先からの名刺データを閲覧することもあるでしょう。

2. 営業部長・事業部長

営業部長・事業部長

営業部長・事業部長の立場は、効率的にに売上を増やし収益を最大化するがミッションです。そのため、名刺管理にしても組織の売上に還元できる仕組みの一部として考える必要があります。組織の売り上げを上げるには、営業・マーケティングに名刺を活用しやすい環境を整えるのが一番です。そのためには、SFA/CRM機能を持つクラウド型の名刺共有サービスを利用しましょう。営業部のもつ名刺を共有して、マネジメントマーケティングに活用します。

営業が過去に失注した顧客の名刺を集めてメールを配信したり、名刺に営業日報や案件情報を紐づけて、チームで共有することで組織営業力を強化することができます。ビジネスの出会いの証である名刺を、組織の資産として活用しましょう。

3. 個人事業主・経営陣

個人事業主・経営陣

小規模の事業を営む経営者や複数の事業を統括する役員は、現場のマネジメントを超え、海外進出や新規事業といったビジネスの飛躍させる意思決定と戦略が求められます。そこで重要になるのが、人脈です。経営メンバー同士で人脈を共有することで、アライアンス・パートナービジネスの拡大や新規事業のリサーチなど、思ってもみなかったビジネスチャンスを引き寄せることができます。名刺は人脈の証です。クラウドサービスで名刺を簡単に共有できるサービスを利用しましょう。

4. 秘書・総務

秘書・総務

秘書や総務には、インストール型名刺管理ソフトがお勧めです。年賀状・季節のあいさつ状の送付を効率化するためには、名刺をリストアップする必要があります。しかし、必要な名刺を社内からあつめ、全て手入力するのは現実的ではないでしょう。そこにOCR付きのスキャナに対応した名刺管理ソフトがひとつあるだけで、入力工数の削減年賀状のラベルを印刷したり、エクセルファイルにエクスポートできるソフトウェアで十分です。

また、大手企業の秘書室ならば、セキュリティ対策を考えても、クラウドにデータを預けるのではなく、PCにインストールするタイプのデータ管理のほうが好ましいこともまだまだ多いでしょう。

まとめ

いかがでしょうか。今回は業種の特徴に合わせて名刺リーダーをご紹介しました。
もとめられる業種に応じて最適な名刺リーダーは異なってくるかもしれません。
ご自身に最適な名刺管理ツールを選んでくださいね。

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この記事の情報は2019年11月19日のものです

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