名刺管理で見なおす働き方改革

パソコン(PC)で名刺管理のメリット

投稿日:  最終更新日: 2019年11月19日
パソコンで名刺管理をする方法をご紹介します。ビジネス上でのスマートフォンの普及は目を見張る勢いがありますが、デスクトップPCを利用しない企業はありません。名刺の管理もスマートフォンだけでなく、PCでもできた方が便利と感じ…

パソコン(PC)で名刺管理のメリット

パソコンで名刺管理をする方法をご紹介します。ビジネス上でのスマートフォンの普及は目を見張る勢いがありますが、デスクトップPCを利用しない企業はありません。名刺の管理もスマートフォンだけでなく、PCでもできた方が便利と感じている方も少なくないのではないでしょうか。

そこで、今回はパソコンで名刺管理をする手段をまとめてみます。名刺管理をするには、ソフトウェアと名刺を読み取るツールが必要です。漠然と「パソコンで名刺管理したいなぁ」、そもそも「名刺管理ってどんな方法があるの?」という方向けです。

パソコン(PC)で名刺管理する目的を整理する

まずは、目的を整理しましょう。名刺管理の方法を考える際は、以下の3つのポイントを押さえましょう。この3つを抑えながら、各ソフトウェアの機能やコストを比較し、最適な名刺管理を実現しましょう。

1.どこで、どんなデバイスで名刺を見たいのか?

名刺のデジタルデータをどこで確認するべきかイメージしましょう。自宅なのか、会社なのか、外出先なのか。会社のPCなのか、自分のノートPCなのか、スマートフォンなのか。

例えば、セキュリティに厳しい金融機関では、会社で管理する名刺を自宅のPCやスマートフォンからみることそのものがNGかもしれません。逆にベンチャー企業で自ら営業もするし、社員の営業マネージャーも兼ねていて、よく業界の勉強会に参加する経営者なら、どんなデバイスからでも、名刺を閲覧したくなる事が多いのではないでしょうか。

PCでも名刺管理したいならば、どういったシーンで名刺データを見たいか整理してみましょう。

2.どのように活用したいか

次に、名刺をどのように活用したいのか整理しましょう。たとえば、次のような3つのカテゴリーに当てはめてみましょう。

(1)名刺データの閲覧・編集というレベルでいいのか、(2)リスト化して、年賀状やあいさつ状の送付などに利用するところまでやりたいのか。あるいは、(3)名刺情報の共有や営業支援に活用することを前提に名刺管理したいのか。

(1)であれば、PCからでもアクセスし名刺データを編集できる名刺管理アプリでも十分対応できます。もちろん、インストール型の名刺管理ソフトでも事足ります。(2)の領域になると、エクスポート機能や年賀状ソフトとの連携機能があるインストール型名刺管理ソフトでも十分対応できます。(3)の場合、名刺共有サービスが必要です。組織で一つの名刺データベースを構築し、各ユーザーがお互いの名刺を共有し、メール配信リストや商談の情報共有の仕組みとして活用する名刺管理サービスを利用する必要があります。

3.読み取りはどのようにするか

最後は、読み取りツールをどうするか考えます。スキャナを購入できるのか、会社の複合機を利用できるのか、スマートフォンカメラを利用できるのか。名刺交換頻度が多い方なら、一気にスキャナで読み取ってしまえる環境を準備しておく方がよろしいですし、外出先の空き時間で名刺を登録したいなら、スマホアプリから読み取る方法がいいでしょう。

名刺管理ソフトウェアであろうと、専用のスキャナが付属していたり、本体のソフトウェアとセット購入できます。
ですので、選択肢としては、以下の3つから選ぶといいでしょう。

・スキャナを自分で購入する
・ソフトに付属されるスキャナを利用する
・スマートフォンのカメラを利用する

環境を準備する

まずはソフトウェアを選びます。
ソフトウェアを利用する方法には、次のような方法があります。昔であれば、特定のPCにインストールしたソフトウェアで名刺管理を行う場合、そのPCからしか名刺データを編集したり閲覧したりはできませんでした。が、今は有名な名刺管理ブランドはクラウド型のアプリケーションをリリースしたり、クラウドサーバーを利用せずとも、USBケーブルやネットワークを共有してPCとスマホでデータを同期することもできるようです。

1.インストール型ソフトウェアを購入する

インストール型ソフトウェアを購入する

ソフトウェアを購入して、自分のPCで名刺を管理することができます。

1.どこで、どんなデバイスで名刺を見たいのか?
この方法なら、名刺データは、会社や自宅のPCのみで閲覧できます。また、スマートフォンでも閲覧できます。
ネットワークを共有しているならば、他のPCと名刺データを共有することができます。ソフトウェアに保存した名刺データをスマートフォンアプリと同期することも可能ですが、PCと接続してデータを同期しなくてはならりません。

2.どのように活用したいか
活用というポイントとしては、多くのソフトウェアなら、エクスポート機能や年賀状ソフトとの連携機能があります。名刺データの閲覧・編集以上に、簡単に名刺データを活用してリストアップすることができます。

3.読み取りはどのようにするか
名刺管理ソフトには、専用スキャナが付属します。専用のスキャナは小型で、会社のデスクにも入るサイズが標準のようです。邪魔にならず快適に利用できそうです。スキャナを通して、ある程度の精度でデータ化することができます。もちろん、自分でスキャナを購入したり、会社の複合機を利用することも可能です。

2.クラウドサービスを利用

クラウドサービスを利用

組織で複数名がクラウド上のデータベースにアクセスし、Webからお互いの名刺を共有できる名刺管理サービスです。

1.どこで、どんなデバイスで名刺を見たいのか?
クラウド上にデータベースを登録するため、会社のPCだけでなく、スマートフォンのブラウザや自宅PCからでも最新の名刺データを閲覧できます。面倒な同期作業も必要ありません。ちなみに、セキュリティの観点を考慮して、特定のアクセスをブロックすることも可能です。

2.どのように活用したいか
名刺データを共有できます。誰が誰と知り合いかといった人脈共有、これから訪問する企業の部署の知り合いと知り合いは社内にいるか、といった事を確認できます。また、名刺データをリスト化して、メルマガ配信を利用している方も多いようです。

営業がどういった会社に訪問しているのかを確認できたり、展示会で獲得した名刺にフォローメールを送ったり、といった簡易的なSFA/CRMとしても活用できるようです。

3.読み取りはどのようにするか
クラウド名刺管理サービスを利用する際は、契約した企業からスキャナが送られてくるので、そこでスキャンすることができます。なかには、郵送してデータ化を依頼することもできるようです。

3.マルチデバイス型の名刺管理アプリを利用する

マルチデバイス型の名刺管理アプリを利用する

一部のスマートフォンアプリは、クラウド上に名刺データを預け、PCからでもアクセスすることができます。

1.どこで、どんなデバイスで名刺を見たいのか?
このようなスマートフォンなら、PCでも名刺データを閲覧・編集できます。クラウド上なので、場所を問わずいつでもどこでも名刺データにアクセスできるのは、3.クラウドサービスと同じです。

2.どのように活用したいか
名刺管理アプリは、自分のための便利な名刺帳を目的にしたアプリが多いようです。スマートフォンからいつでも名刺を見ることができます。閲覧した名刺データからワンタップで地図を開いたり、電話をしたり、メーラーを開いたりすることができます。

3.読み取りはどのようにするか
読み取りは、もっぱらカメラで名刺を撮影することです。

まとめ

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この記事の情報は2019年11月19日のものです

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