名刺の整理術・管理方法 Archives - ページ 8 / 8 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!
名刺管理で見なおす働き方改革

名刺管理でまず考えたい、名刺をデジタル化する5つの手法

投稿日:2012年10月09日  最終更新日: 2017年09月21日
目次名刺をデジタル管理する方法名刺をデジタル化する手法(1) 自身で手打ち(2) カメラ・スキャンを利用(3) カメラ・スキャナに加え、優れたOCR処理をかける(4) OCR付き処理 + スタッフの手入力 を利用する(5…

名刺をデジタル管理する方法

名刺をデジタル化してあらゆるデバイスでアクセスする。こういった習慣がどんどん広がっています。もう名刺管理アプリなしでビジネスをすることが考えられない方もいるのではないでしょうか。

個人が所有する名刺をアプリを利用して効率的な管理をするのはもちろん、法人単位でも役員・社員の名刺を一元化しデータベース化する潮流がみられます。社員の顧客接点・人脈を一元的にまとめ、顧客への営業チャンスや顧客育成を目的とした名刺データベースを構築するために名刺のデジタル管理を導入する企業が増えています。

名刺をデジタル化する手法

一言で「名刺のデジタル化」とはいっても、様々な手法があり、メリット・デメリットがあります。ここでは、5つの方法で名刺のデジタル化をする方法をお伝えします。

(1) 自身で手打ち

氏名、企業名、役職、メールアドレス、電話番号等全て自身で手入力する方法です。最もシンプルで単純な方法ですが、それだけ手間がかかる方法です。時間がかかる上、正確に入力できないことも多いのが実情です。当然、名刺量が多い人ほど挫折しやすい傾向があります。また、名刺の画像データを登録できないため、不完全な形での名刺管理になります。個人でて入力する場合、データの管理は多くの場合、ExcelやACCESSといった表計算ソフトでやることになると思います。

(2) カメラ・スキャンを利用

スマートフォンのカメラ、読み取り機・スキャナ・複合機のスキャンを利用する方法です。名刺の画像データを取り込むことで、名刺情報を視認しやすく管理できます。ただ、OCR処理を施していない場合、画像データをテキストデータに変換しないため、名刺の検索ができません。画像のみの場合、目視では確認できないほど画質が荒いことも多く、データの活用の際に実用に耐えないでしょう。ただし、現在では多くのアプリケーション・ソフトウェアにはOCR機能がありますので、ある程度の画像のテキストデータ化は見込めます。

(3) カメラ・スキャナに加え、優れたOCR処理をかける

読み取った名刺画像にOCR処理を施し、ソフトウェアを利用して画像データだけでなくテキストデータまで取り込む手法です。一部の安価なアプリ・ソフトを覗いて、現在出回っている多くの有料ソフトウェアはOCR処理が施されています。テキストデータが登録されるので、名刺を検索した際にはヒットするようになります。ただし、OCR処理と言えども、正確なテキストデータ化は望めず、精度は期待できないでしょう。名刺の撮影・スキャンした後に、必ずといっていいほど自身でテキストデータを入力し直す必要があり、手直しが必要です。名刺を取り込めば取り込むほど入力をし直す手間が必要があり、挫折する人も多いようです。

(4) OCR付き処理 + スタッフの手入力 を利用する

名刺データにOCR処理をかけた上、さらに人間が目視し改めて手入力しなおす手法です。多くの場合、クラウドサービスで利用されます。裏側の仕組みとしては、まずはOCR処理を施した名刺データが名刺管理ソフトウェアベンダー側のサーバーに送られます。送られてきた名刺データをベンダーが雇っている(あるいは、外部に委託して)オペレーターが目視・再入力します。人間の目を介することで、ほぼ100%に近い精度でデータ化を完了することができます。デメリットは2点あります。1つ目めは、多くのユーザーが名刺をスキャンしデータが大量に送られてくると、オペレーションセンターがパンクし、データ化待ちが長くなるおそれがある点です。2点目は、オペレーターの人件費までサービス提供側が持つため、ソフトウェアやアプリケーションが比較的効果になる傾向があります。

(5) 入力代行を依頼する

名刺をデータ化するための入力業務を外部に委託する手法です。社内の名刺を郵送し、送られた名刺を外部業者が手入力したあと、エクセルなどの表計算ソフトと名刺が返送されてされてくる仕組みです。アナログな仕組みであるため、かえって安心感があるかもしれません。デメリットとしては、郵送業務が手間であること、納期に時間がかかりやすいこと、継続して利用するには、新たに納品されたデータを、親データとドッキングさせる業務が必要になる点があげられるでしょう。

「名刺の整理術・管理方法」の他の記事

名刺の読み取りツールに必要なOCRとは

2017年09月21日

キングジムのデジタル名刺管理ツールが熱い!

2017年09月21日

ダウンロード資料

名刺管理を通して働き方を変えるための資料をご用意しております。ぜひダウンロードしてご活用ください。

名刺管理アプリ・ソフト
の比較資料

名刺管理エクセル
テンプレート

名刺管理ノウハウ集

3分で分かるSansan

↑
気になる語句で検索してみましょう!