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名刺管理で見なおす働き方改革

これから建築業界で名刺管理が重要になる理由とは?

投稿日:2017年07月05日  最終更新日: 2018年08月13日
これからくる時代に備えて、業務効率化、社内での連携が重要です。

交換した名刺が事業拡大につながる可能性があることは分かっていても、日々の業務に追われて、つい机の中にしまいっぱなしになってはいませんか。本腰を入れたいと思った時に名刺を整理し始めていては、準備ばかりに時間がかかってしまい、本質である新規顧客獲得や事業拡大につながる前に話が頓挫してしまうかもしれません。

名刺を有効活用するためには、日頃から名刺を管理しておく必要があります。その際に便利なのが名刺管理サービスです。今回は建築業に特化し、交換した名刺を新規顧客や事業拡大につなげるための名刺管理サービスの選び方についてご紹介します。

建築業で名刺管理することの重要性

いま、特に名刺管理が重要視される建築業界。その理由は大きくふたつあります。

1.将来的な需要に不安がある

震災復興や東京オリンピックなど、直近5年、10年の需要は高いといわれる建築業界。うれしい悲鳴をあげている企業も多いかもしれませんが、一連の需要フィーバーが終わりを迎えたころに起こるといわれているのが、大規模な企業淘汰です。

大規模な企業淘汰とは

もともとそれほど利益率が高くない業界ということもあり、需要の減少による案件数の減少は、企業規模を問わず大きなダメージとなるでしょう。特に零細・中小企業や特別な技術をもたない企業にとっては、生き残りすら難しい状況に陥るかもしれません。そのため一連の大型需要が去ったあとは、建築業界内でさまざまな企業の合併話が持ち上がるのではないかともいわれています。

こうした傾向は日刊建設工業新聞社が2015年10月に行ったアンケートにも見られます。本アンケートによると、2019年を国内建築市場のピークと見る経営者が多く、その後は景気の落ち込みや公共投資の抑制、建築ラッシュの一巡により、市場は長く厳しい冬の時代を迎えるのではないかという意見が目立ちます。

参考:HANJO HANJO「国内建設市場は19年にピーク? 建設関連100社アンケート 」

名刺情報は新規事業や事業拡大の力に

こうした時代を迎えるにあたって重要視されるのが、新規事業の着手や事業拡大です。新規事業の収益はまるまるプラスオンとなりますし、事業拡大がうまくいけば新たな市場で利益を得ることもできます。そんなときに役立ってくれるのが、さまざまな個人情報が詰まった名刺の存在です。過去に名刺を交換した相手と思わぬところでつながり、新規事業や事業拡大や至る可能性もあります。

しかし、こうした準備は直前になって始めてもなかなかうまくいかないもの。投資のための資金が用意できなかったり、頼れる人脈を探すことができなかったりする可能性もゼロではありません。

事前に準備を行い、来るべき時代に備えるためにも、今名刺管理の体制を整えておくことが大切なのです。

2.人材不足による業務効率化の必要性

国内全体で大きな問題となっている人材不足。なかでも特に顕著な業界のひとつに建築業界が挙げられます。

2016年10月に行われた日本建設業連合会では、会長である中村満義氏から「当面の人手不足はない」との見解が示されましたが、雇用人数が減少傾向にあることは否めません。みずほ総合研究所によると、2005年から2010年までの減少トレンドが続いた場合、2020年には10年前に比べて人材は100万人ほど減少するとのこと。

参考:建設業の人手不足は解消するか – みずほ総合研究所

資料は若干古いものではありますが、長期的に見て建築業が深刻な人手不足に陥る可能性は高いといえます。

人材不足が営業・経営に与える影響

人材不足になると懸念されるのが効率の低下です。マンパワーが減るということは、例えばこれまで10人で行っていた仕事を、1/3、または半分の人数で行わなければならないということ。前述の通り、新規事業や事業拡大が急務となる中で、仕事の質を保ったまま効率よく業務を行うためには、ある程度システムを導入する必要性があると考えられます。

名刺管理サービスは単に名刺を管理するだけでなく、人脈整理を行ってくれるものや、営業支援システム(SFA)に近い機能を有するものまでさまざま。こうした機能を利用することで、仕事の効率性を高め、少ない人数でも生産的に業務を行うことができます。

導入事例から見る建築業の名刺管理サービスの選び方

建築業界にとって、名刺管理は上記ふたつの側面で重要な役割を果たしてくれる便利なサービスです。ただ、さまざまな種類があり何を選べばいいのかわからない方も多いかもしれません。

ここからは法人向け名刺管理サービス「Sansan」の導入事例をもとに、建築業の名刺管理サービスの選び方について見ていきましょう。

淺沼組の場合

明治25年の創業以降、関西を中心に全国展開を行っている淺沼組では、前述した「将来的な需要に対する不安」に対応するため、「量から質」の抜本的業務改革を行っています。その取り組みのひとつとして導入したのが、名刺管理サービス「Sansan」でした。

数ある名刺管理サービスの中からSansanを選んだ理由については、大きくふたつあると答えています。

1.導入実績が豊富であること

同業はもちろん、官公庁まで幅広い導入事例を持つSansan。名刺という管理の難しい情報を取り扱う上で、幅広く豊富な導入実績は淺沼組にとって大きな後押しになったそうです。

2.業務効率化が見込めること

Sansanは名刺の写真をスマートフォンで撮ったりスキャンするだけで、オペレーターが全て手入力で情報を入力します。そのため名刺情報を入力したり、入力情報を修正したりといった手間を省くことが可能に。また誰がどの取引先と接点を持っているのかといった情報も可視化できるので、人脈を活用して営業力を強化することが可能になります。

全国の営業所による顧客情報のデータベース化や、顧客との長期的にわたるリレーション強化を目指したい淺沼組にとっては、これらはとても魅力的なメリットとなったようです。

参考:Sansan「明治25年創業の淺沼組がクラウド名刺管理「Sansan」を導入〜全国拠点の人脈を共有し、組織的な営業力強化を目指す〜」

東洋建設の場合

海洋土木事業を主体とする東洋建設では、2015年8月にSansanを導入しました。導入理由はこれまで属人化していた名刺管理を組織で行い、企業の財産として蓄積、活用していきたいと考えたためです。

また部署間で顧客情報を共有することで、名刺情報をより有益に活用したいとも考えていたとのこと。このふたつを実現できることと、手間をかけずに名刺情報を正確にデータベース化できる手軽さが、導入の大きな決め手になったようです。

「今後は顧客情報や接点情報にとどまらず、営業アプローチ履歴もSansanで蓄積していく予定」という東洋建設。名刺情報を共有できるだけでなく、営業支援システムとしても活用できるSansanだからこそ期待できる未来だといえそうです。

参考:Sansan「海洋土木大手の東洋建設がSansanの名刺管理を導入〜名刺をもとに社内の人脈を共有、組織営業力強化へ〜」

大和小田急建設の場合

大和ハウスグループとしてさまざまな建築案件を請け負う大和小田急建設もまた、名刺管理の属人化という課題を抱えていた企業のひとつ。数ある名刺管理サービスの中からSansanに魅力を感じたポイントとして、「名刺交換したすべての接点情報を可視化できること」を挙げています。

全国各地に散らばる営業マンのなかには、名刺交換した相手が重複していることも珍しくありませんでした。Sansanでは接点情報を可視化できるとともに、データの重複を防ぐための名寄せシステムも充実しているため、手間なく重複データを排除することができます。この点が導入の際の大きなポイントになったようです。

また使い勝手の良さも、Sansanの魅力のひとつ。いくら高機能のサービスを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。Sansanはだれでも使いこなせるインターフェースや機能を意識して作られています。こうした点が評価され、導入に至ったようです。

参考:Sansan「創業145年、総合建設業の大和小田急建設がSansanの名刺管理を導入 ~全国の支店や部門を横断し人脈を共有、組織営業力を強化~」

建築業で名刺管理サービスを選ぶ際のポイント

今回ご紹介した3つの導入事例に共通しているポイントは、以下4つです。

  • 手間なく使えること
  • 業務効率化を図れること
  • 全社のつながりを見える化できること
  • 営業支援システムとしても活用できること

企業は違っても、名刺管理に関して抱えている課題は似ていることが多いもの。御社でも導入によってこうしたメリットが得られれば、今後の営業・経営の一助となるのではないでしょうか。

おわりに

世の中にはさまざまな名刺管理サービスがあります。「どれでもいいから」と選んでしまうと、コストがかさんだり手間がかかったりするだけで、メリットが全く享受できないリスクがあります。これから名刺管理サービスを選ぼうと思っている建築業の方は、今回ご紹介した企業の導入事例や導入のポイントなどを参考にしてみてはいかがでしょうか。

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