名刺の整理方法
名刺管理で見なおす働き方改革

今日から使える実践的名刺整理法!

投稿日:2016年05月31日  最終更新日: 2017年09月21日
目次もらった名刺、どうしていますか?もらった名刺にはすぐに書き込みをもらった名刺はすぐに分類しようすぐに使う名刺すぐには使わないけど、保存しておきたい名刺廃棄することが予想される名刺分類した名刺をどうするか? もらった名…

もらった名刺、どうしていますか?

どうする ?

あなたは、仕事上名刺交換して、日々増えていく名刺をどうしていますか?

そのまま机の引き出しに入れっぱなし、などということにはなっていませんか?

「いつかは名刺整理しないといけないな」と思いながらも、どんどん増えていく名刺、どうしていますか?

いまは、名刺をそのまま画像に撮って、データ化できる便利な名刺管理アプリも、各社色々出ています。

だからといって、もらった名刺を画像に撮って、すぐに捨てるには忍びないと思う人も多いと思います。

そうなると、やはりもらった名刺はどんどん増えていってしまうことになります。

紙のままの名刺をどうやって整理するかは、やはりビジネスパーソンにとって大きな課題となっています。

もらった名刺にはすぐに書き込みを

もらった名刺には、すぐに書き込みをしておくのもひとつの方法です。

たとえば、名刺交換した日付、相手の印象や身体的特徴など、名刺に書き込んでおくと、後からその名刺が必要となったとき、探しやすくなります。

それに、書くことで、名刺とその人の印象も深くなり、覚えやすくなります。

でも、書き込んだまま、分類せずに漠然と会社の引き出しに入れておくだけでは、やはり後からその名刺が必要となったとき、すぐには出てこないということにもなりかねません。

それでは、どうしたらいいのでしょうか?

もらった名刺はすぐに分類しよう

分類

もらった名刺はすぐに増えていくと思いますが、使う頻度によって分類することも可能です。

よく使うことが予想される名刺とすぐには使わない名刺が、一緒に保存されていると、使い勝手も悪くなってしまいます。

もらった名刺は、以下の三種類に分類することができます。

すぐに使う名刺

名刺交換したその日から、頻繁に連絡を取り合うことが予想できる相手の名刺があります。

そのような名刺は、一番目につく場所に保存しておくと便利です。

例えば、机の上に置いて使える回転式名刺ホルダーなどが使いやすいでしょう。

すぐには使わないけど、保存しておきたい名刺

すぐに連絡を取り合う分けではないけど、いつかは使うかもしれないから保存しておきたいとする名刺があります。

そういう名刺は、いつか使うときのために、探しやすいように保存しておく必要があります。

すぐには使わないので、机の中や棚などに保存しておける名刺ファイルや名刺ボックスなどに、名前順や時系列などで、保存しておくといいでしょう。

廃棄することが予想される名刺

ビジネス上、一応名刺交換はしたものの、あまり使うとは思えない名刺もあるでしょう。

そのような名刺は、会社の机を片付けるときなどに、まとめて廃棄することになります。

それまでは、万一後から必要になった時に備え、名刺ボックスなどに時系列に入れていくのが一番簡単で、探しやすいでしょう。

分類した名刺をどうするか?

もらった名刺を分類しただけで、安心してはいけません。

特にすぐに使うことが予想される名刺に分類した名刺など、ひと手間加えるとさらに使いやすくなります。

回転式名刺ホルダーなどに入れるにしても入れ方があります。

時系列に入れていくのもひとつの方法ですが、名前順に入れていくこともできます。

また「顔や会社名は分かるけど、名前が出てこない」という事態が起こることもあります。

そういうことがよくある人は、会社名で整理しておくと便利です。

様々なジャンルの人と付き合いのある業種の人なら、ジャンルごとに整理しておくこともできます。

つまり、自分の仕事方法や、付き合う相手などを考えて、最も使いやすい方法を選んで、名刺整理しておくと、仕事の効率もアップするのです。

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