名刺整理の心構え
みなさんは、もらった名刺をどうしていますか？
そしてその名刺が必要になった時、探すのにどのくらいの時間がかかっていますか？
ビジネスパーソンにとっては、仕事が第1で、名刺整理は2の次、3の次となってしまうのもある意味仕方ありません。
ただ、名刺は必要不可欠なものの1つであり、相手の印象を位置づけるものの1つになっています。
もらった名刺をどうするかで、その後が変わっていくということも考えられます。
ですので、名刺整理はビジネスの第一歩と考え、おろそかにしてはいけないともいえるでしょう。
名刺整理は簡単にざっくりと
名刺は大切なものだからと、名刺整理に時間をかけすぎるのも考えもの。
ビジネスを成功させるのためにおこなう名刺整理が、仕事の時間を奪ってしまっては本末転倒です。
名刺整理は簡単にざっくりとが基本です。
そして、常に目当ての名刺を探しやすいような状態にしておかなければなりません。
100円ショップを活用
ここでは100円ショップにも売ってある、整理トレーを使っての名刺整理を紹介していきます。
まずは、名刺サイズの整理トレーを探してみましょう。
シンプルなデザインで、いくつか区切りのついているものが適当といえます。
大きさは、自分が名刺を収納しておく場所に合わせて考え、なるべく小ぶりのものがいいでしょう。
区切りがないタイプのものしかなくても構いません。
そしてカラフルな付箋も用意します。
簡単ラベルを作る
整理トレーに区切りがあってもなくても、自分なりの区切りをつける方法に、ラベルを作る方法があります。
作り方は簡単。
いらなくなった名刺に付箋をつければよいのです。
パッと見て分かりやすいように色を変えて作るのがおススメです。
簡単名刺整理法4選
100円ショップの整理トレーは小さめのものを選び、足りなくなったら買い足す方法をとる方が場所をとりません。
名刺整理法には大きく分けて、3つの方法が考えられます。
1. 時系列で
時系列、つまりもらった順にどんどん並べていく方法です。
直近に会った人と、頻繁に連絡をとることの多い人の名刺を入れる際はこの方法が向いています。
ラベルは日付にしてしまいましょう。
日付と、その日の記憶に残るビジネスのメモを追記しておくと、後から探しやすくなります。
2. 五十音順で
人の名前を覚えるのが得意な人は、五十音順に並べておく方法もあります。
ラベルももちろん、五十音です。
後から探しやすいコツとしては、ラベルのすぐ後ろに名刺を入れていくことです。
そうするともらった順番に並んでいくので、もらった時期を基準に探したい時に便利です。
また使った後の名刺も、元あった位置に戻すのではなくラベルのすぐ後ろに入れるクセをつけておくと、もらったばかりの名刺とよく使う名刺が前のほうに来ることになり、目当ての名刺はさらに探しやすくなります。
名刺が増えてトレーいっぱいになったら、ラベルの位置をずらして、買い足したトレーに入れていけばいいでしょう。
3. 業種・業界ごと
様々な業種・業界の人との取引がある人は、この方法が向いています。
ラベルには、その業種や業界の名前を書き入れます。
枚数が多いようなら、そこから更に時系列や五十音順にしていくなど、より細かく整理していくこともできます。
4. プロジェクトごとに
プロジェクトを次々とこなしていく人には、プロジェクトごとに整理していく方法が向いています。
あとから名刺が必要になるときは、あのプロジェクトで仕事をしたあの人の名刺は…と思い浮かべることが多いことになるためです。
この場合、プロジェクトごとに五十音順、または業種・業界で整理すると、さらに見つけやすくなります。
まとめ
名刺整理は、自分のビジネスのタイプを考え、自分のルールを決めてから、簡単にざっくり分けておくのがおすすめです。
完璧を求めすぎたり、細かく分けすぎたりするのはあまりおすすめできません。
あくまで、自分が長続きできる方法を選びましょう。
