名刺管理で見なおす働き方改革

名刺管理の悩み!名刺って捨てちゃっていいの?

投稿日:  最終更新日: 2018年10月17日
目次はじめに紙の名刺の行方は・・・?直近で会う人や頻繁に会う人の名刺は残しておこう「捨てる」「捨てない」の判断をする名刺を捨ててしまうタイミングは約1年名刺はシュレッダーにかけて破棄データ化した名刺情報はバックアップを取…

悩み

はじめに

デジタル名刺管理をしている人は、データ化した名刺の行き先に悩んでいることも多いのではないでしょうか。データ化してしまえば、紙の名刺は不要になります。しかし、今までと同じように名刺フォルダに入れて残していては、せっかくデジタルで管理しているのに二度手間のような気がしてしまいます。デジタル名刺管理に切り替えた人は、不要になった紙の名刺をどうしたら良いのでしょうか。

紙の名刺の行方は・・・?

直近で会う人や頻繁に会う人の名刺は残しておこう

直近で会う予定がある人や、頻繁に会う人の名刺は紙でも残しておきましょう。名刺交換した後に、それぞれの名刺の話になることは稀にあります。そんなときに「捨ててしまいました」というのは失礼にあたります。

実際に受け取った名刺を後から見せるということはほとんどありませんが、毎月のように会うクライアントの名刺は紙でも残しておいたほうが無難です。

「捨てる」「捨てない」の判断をする

人脈は「増やせば良い」という単純なものではありません。出会った人の中から、自分にとって重要なキーマンになるであろう人を見つけることも大切なスキルです。

手元に残しておく枚数を自分で制限することは、名刺交換した人の中から会うべき人を選別して、濃密な関係を築くキッカケとなります。誰にでもあてはまることではありませんが、目安として1,000枚を超えると、紙での管理は難しくなります。

名刺を捨ててしまうタイミングは約1年

不要になった名刺をすべて残しておくと、物がかさばるばかり。約1年を目途に整理してしまいましょう。1年使わなかったものは、その後も使わない可能性が高いです。

1年間を振り返って仕事の付き合いが希薄だったり、今後もご縁がなさそうであれば捨てる決断をしてしまいましょう。機会としては、年末の大掃除の時期などに名刺も処分してしまう人が多いようです。

名刺はシュレッダーにかけて破棄

名刺は仕事用だとはいえ、個人情報が記載されています。そのままゴミ袋に入れて捨ててしまうのは良くありません。人の名刺が捨てられているのを見るのもあまり気持ちの良いものではありません。シュレッダーにかけて捨てるのが正しい方法です。

もちろんそれぞれの会社にルールがある場合は、それに従いましょう。

データ化した名刺情報はバックアップを取っておく

名刺をデータ化したといっても、データが消えてしまっては元も子もありません。さらに紙の名刺も捨ててしまったとあっては、連絡が取れなくなってしまいます。

データ化した名刺情報はバックアップを取っておきましょう。携帯の紛失などによってデータが消えてしまうのを防ぐ手段です。

 

捨てることが判断能力を向上させる

日本人は基本的に物を残しがちです。確かに、捨ててしまうのは勿体ないから残して活用するというのは素晴らしい精神です。しかし中には、捨てて良いのかどうかを考えることが面倒だから、ただ無作為に残しているという人も多いのではないでしょうか。意図なくただ物だけが増えていくというのは、良いことではありません。

名刺に限らず、自分に必要なのかどうかを逐一考えて実行していく力は、仕事のあらゆるシーンにおいて重宝するものです。例えば、仕事上で重要な決断を迫られるシチュエーションに遭遇した時、即座に必要であるかを判断する能力が、プロジェクトの成否を左右します。そのように、ただ残しておく、何もかも捨ててしまうというのではなく、自分で判断しながら振り分けていくことが大切なのです。

まとめ

名刺管理における紙の名刺の捨て方についてご紹介しました。会社によっては保管方法についてルールを定めている場合もあるので気をつけましょう。溜まったものがスッキリすると、きっと仕事効率も上がるはずです。

この記事の情報は2018年10月17日のものです

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