名刺管理で見なおす働き方改革

名刺整理に絶対必要なルールとは?

投稿日:  最終更新日: 2019年11月12日
目次はじめに1.名刺整理のための時間をきちんと作る2. 名刺を保管する場所を決める3.名刺に日付を記入するおわりに はじめに 名刺を整理・管理する手段は、名刺ホルダーやボックスを使う場合と、スマホのアプリを使ってデータで…

はじめに

名刺整理に絶対必要なルールとは

名刺を整理・管理する手段は、名刺ホルダーやボックスを使う場合と、スマホのアプリを使ってデータで整理する場合の、2つに分かれるのではないでしょうか。いわばアナログとデジタルの2派があると言えます。

どちらの方法をとるにしても、名刺を効率的に整理して活用するために必要な共通するルールが3つあります。

  • 1.名刺整理のための時間をきちんと作る
  • 2.名刺を保管する方法を決める
  • 3.名刺に日付を記入する

それでは順番に説明していきます。

1.名刺整理のための時間をきちんと作る

名刺整理のための時間をきちんと作る

アナログ派にもデジタル派にも共通して行う必要のある大切な習慣です。商談から会社に戻ったら、頂いた名刺を自分で決めた方法できちんと整理する時間を作るのです。あるいは、名刺を整理する時間を1週間に一度など定期的に設けます。

「毎日忙しいのにそんなことはやってられないよ」という方もいらっしゃるかもしれません。しかし、この時間を設けることで、「あの名刺は、どこにしまったっけ」と名刺を探す無駄な時間とストレスを避けることができるのです。この一手間を惜しんだために、もっと大きな「無駄な時間」の逆襲に遭うことはよくあります。

必要な時に必要な名刺を取り出すことができない理由は、「名刺整理の時間をとらない」、つまり「名刺を整理しない」という当たり前のことが根底にあるのです。

2. 名刺を保管する場所を決める

名刺を保管する場所を決める

アナログの場合、まず「戻す場所を決める」ということが大切です。ホルダーでもボックスでも構いません。大切なのは同じ場所にあるということです。

電卓やホチキスなどの文具であれ、営業日報や顧客関連のファイルであれ、全て格納する場所を決める、格納の仕方にルールを作る、ということが整理整頓の基本です。そしてこれが、事務作業の効率を図り、仕事の精度を高めるのです。名刺は必ずここにしまう、他の場所に入れない、という指定席を作りましょう。

3.名刺に日付を記入する

名刺に日付を記入する

名刺には、会社名や氏名、所属部署や連絡先など、基本項目は全て記載されています。ただお客様にお会いした「日付」だけは記載されていません。

名刺を整理するには、「会社名」あるいは「氏名」を基準とすることが多いと思いますが、もうひとつ「時系列」を基準にすることもあるでしょう。名刺にいろいろな情報を書き込もうとすると長続きしないので、最低限お会いした日付だけは記入します。この日付さえあれば、後で日報や商談記録などを照会するときに大変楽です。

整理の方法として「氏名」「会社名」を五十音順で並べる場合は、名刺整理ボックスがよいでしょう。名刺ホルダーの場合だと、どうしても並べ替えが必要になるからです。「日付」をキーに名刺を整理する場合は名刺ホルダーがおすすめです。もらった名刺をホルダーに順に入れていくだけなので、手間がなく、簡単です。手間のかかる、面倒なことは長続きしません。

スマホやパソコンでデジタル管理している場合でも、日付は重要なキーになります。日付は他の記録を探す場合に有効だからです。

おわりに

おわりに

名刺を活用するためには、まず整理をすること、そして、整理するためにはその時間を作ることが肝要です。名刺は大切な情報であり有益なビジネスチャンスを生むための基本となるものです。なのに、名刺を整理する作業については、優先順位が低いのが現状ではないでしょうか。

今は便利で安価なスマホ用のアプリがたくさん出ています。こうした便利なアプリを利用するにしても、名刺の扱い方についての基本動作ができていないと、単に名刺をスキャンして保存しておくだけで、机の中にしまいっぱなしにすることと変わらなくなってしまいます。名刺は大切な基本情報であり、きちんとしたルールのもと、手間を厭わず常に整理されていることが大切です。

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この記事の情報は2019年11月12日のものです

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