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もらった名刺、どうしていますか？
ビジネスパーソンにとって、もっとも頭を痛める原因となりかねない、増えていく名刺。
あなたはどうしていますか？
放っておくと、次々と増えていき、大変なことになってしまいます。
いざ、取引先と連絡を取ろうとしたとき、目当ての名刺がなかなか見つからず、肝心の連絡先が分からない、などということになったら、せっかくのビジネスチャンスが台無しになってしいまうことも。
そんなことが起こる前に、もらった名刺はきちんと整理しておくひつようがあります。
名刺整理にもデジタル派、アナログ派とそれぞれいると思いますが、ここでは、アナログでの整理法を考えていきましょう。
名刺をもらったらすぐにすること
あなたは名刺をもらったとき、そのまま名刺入れに入れてはいませんか？
忙しくて時間がないときはそれでも仕方がないですが、少しでも時間があるなら、名刺をもらってすぐに、余白に書き込みをしておくのをおススメします。
名刺をもらった日付、場所、さらには、相手の特徴なども書き込んでおくとよいです。
あとから名刺を見たとき、いつどこでもらったか、相手の顔が思い出せない、などということを起こらずにすみます。
そして、名刺整理をするときにも役に立ちます。
もらってすぐに時間がない時は、会社に帰ってからでも、できるだけその日のうちに書き込みはすませておきましょう。
名刺は三種類に分けること
人によっては、毎日のように名刺を交換する場合もあるでしょう。
すぐに増えていく名刺を、漠然と収納しているだけでは、あとから探すとき、なかなか見つけにくくなります。
もらった名刺は、すぐに以下の三種類に分けることができます。
・もらったらすぐ利用することが分かっている名刺
・すぐには利用しないけど保存しておきたい名刺
・もらったけど利用する見込みのない名刺
回転式名刺ホルダーに収納しておくのがおススメの名刺
机の上にすっきり収納できる回転式名刺ホルダーは、頻繁に利用する名刺を収納しておくのにおススメです。
これだと、かさばらないし、手近に置いておけるので、いつも利用する名刺をすぐに見つけることができます。
時系列や五十音順など、あなたが使いやすい方法で、収納しておきましょう。
ファイル式の名刺ホルダーに収納しておくのがおススメの名刺
ファイル式の名刺ホルダーは、すぐには利用しないけれど、保存しておきたい名刺を収納するのに向いています。
時系列で収納するのなら、そのまま名刺ホルダーにどんどん入れていけばいいし、五十音順で整理するなら、リフィールを利用するのもいいでしょう。
ファイル式の名刺ホルダーの利点は、見開きで何枚も一度に名刺を見ることができるところです。
暇な時などに、名刺ファイルをパラパラとめくっていたら、新しいビジネスのひらめきが生まれるかもしれません。
もらったけど利用する見込みのない名刺は？
もらったけど利用する見込みのない名刺は、廃棄対象となります。
でも、万が一あとから必要になってしまったときに困るので、データ化するかコピーするかして、情報は残してから廃棄しましょう。
そして、名刺は個人情報なので、きちんとシュレッダーにかけて廃棄するのを忘れずに。
定期的に大掃除を
名刺ホルダーに収納している名刺も、次第に必要ではなくなってくる場合があります。
名刺をもらって何年もたつのに一度も連絡をとっていない相手や、余白の書き込みを見てもどうしても誰の名刺だったか分からないものなど、廃棄対象となります。
定期的に確認をして、いらなくなった名刺は廃棄する必要があります。
これを怠ると、名刺が増えすぎて収拾がつかなくなってしまいます。
名刺ホルダーに入らなくなった名刺は廃棄するなど、保存する枚数を制限しておくのがよいでしょう。
廃棄する際は、前述したようにシュレッダーにかけるのを忘れないようにしましょう。
