名刺管理の第一歩は簡単で完璧な名刺整理から!名刺整理法4選 - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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名刺管理の第一歩は簡単で完璧な名刺整理から!名刺整理法4選

投稿日:2016年08月24日  最終更新日: 2017年09月21日

名刺管理に戸惑っている人必見!

名刺整理法

初対面の挨拶として、その人の顔ともいえる名刺を交換するのは、日本のビジネスシーンにおいては昔からの慣習です。

誰もが使う名刺は、放っておくと仕事をすればするほどたまっていくものです。
大量の名刺を抱えて困っているビジネスパーソンも少なくないはずです。

最近は、名刺管理の必要性について言われることも多くなりましたが、まだまだ「名刺管理」といわれても、ピンと来ない人も多いことでしょう。

そんな人には、まず大量の名刺を整理することからはじめてみませんか?

名刺整理する前に

名刺整理する前に、まずは仕分けをします。

名刺は大量にあるけど、そのすべてがビジネスにおいて重要な名刺とは限りません。
どの名刺を整理対象にするか、仕分けしていきましょう。

仕分けしただけでも、名刺は随分使いやすくなるはずです。

使える名刺と使えない名刺に仕分ける

名刺の中には、後から見ても誰からもらった名刺なのか、さっぱり記憶にないものもあります。
そのような名刺は、必要のない名刺といえるでしょう。

交換したきり何年も使わなかったから記憶から消えてしまったのです。
そのような名刺は処分してしまいましょう。

名刺は個人情報なので、自分にとって必要がないと思っても、ただゴミ箱に捨てるのではなく、シュレッダーにかけて慎重に処分しましょう。

よく使う名刺、ビジネス上の重要な人物の名刺は、これからも必要となっていくので、きちんと整理して、保存しておきましょう。

名刺整理の方法4つ

名刺整理方法4つ

名刺整理といっても、すでに整理されていない名刺が大量にある場合なかなかすぐにはできないものです。
整理ができないままどんどん名刺が増えていくという悪循環に陥ってはいませんか?

名刺整理をするなら、今日もらった名刺からはじめてもいいのです。
とりあえずは、たまった名刺はそのままにしておきましょう。

また、よく使う名刺だけ、整理しておくのも一つの方法です。
よく使う名刺は、探し出したときから、またはもらったときから、一番取り出しやすいところに置いてあるはずです。

1.時系列で並べていく

名刺整理で一番簡単な方法といえば、時系列で並べていく方法です。
もらった順番に並べていけばいいだけなのですぐにできます。

以前の名刺から始める場合は順番は覚えている限りでいいので、とりあえず並べてみましょう。
それを順にノートに貼っていってもいいし、名刺ホルダーに入れていってもいいです。

2.五十音順で並べていく

人の名前を覚えるのが得意な人は、名前の五十音順で並べていく方法もとれます。

この場合、後から入れ替えることもあるので、入れ替えのしやすい名刺ホルダーを使うのがよいでしょう。
リフィルファイルに入れて、バインダーで整理するのもいいし、インデックスを付けて名刺ボックスで整理するのもいいでしょう。

3.会社ごとに並べていく

様々な会社と取引のある人なら、会社ごとに並べいてく方法もとれます。
会社ごとに分類し、同じ会社の人同士では、五十音順で並べてもいいでしょう。
会社ごとに、時系列、というのでもいいです。

基本は、五十音順と時系列として、あとは、組み合わせていましょう。

4.業種・業界ごとにならべていく

様々な業種・業界の人と仕事をする人なら、業種・業界ごとに名刺を整理しておく方法もとれます。

これも、業種・業界ごとに五十音順でもいいし、業種・業界ごとに時系列でもいいです。

まとめ

名刺整理には、様々な方法があります。

どのように名刺整理をするかは、あなたがどのように仕事をしているかで変わってきます。
ここに紹介した名刺整理方法を参考に、どれが自分に合っているかを考えてください。

名刺整理が完璧にできたら、次は名刺管理も視野に入れていきましょう。

この記事の情報は2017年09月21日のものです

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