名刺管理で見なおす働き方改革

名刺管理の第一歩は、名刺整理から

投稿日:2016年08月05日  最終更新日: 2017年09月21日
目次机の中に眠っている名刺はありませんか?まずは名刺の山を作ってみてください使える名刺と使えない名刺を分けましょう使える名刺を整理しようなぜ名刺整理をするのか?あなたは相手のことをどれだけ覚えていますか?なんとなく覚えて…

机の中に眠っている名刺はありませんか?

HIRA15123158_TP_V あなたの会社の机の中には、もらった名刺がそのまま眠っているなどということはありませんか? そんなあなたにとって、日々増えていく名刺は、悩みの種のひとつでしょう。 きっと、たまっている名刺をどうにかしなければならない、といつも頭の片隅で考えてはいるでしょう。 名刺をきちんと管理したら、ビジネスチャンスはもっと広がり、効率的に仕事を進めていくことも可能です。 でも、その前に、たまっている名刺を整理してみませんか? それが、名刺管理の第一歩となります。

まずは名刺の山を作ってみてください

まずは、机の中にたまっている名刺を取り出して、名刺の山を作ってみてください。 どのくらいの山になりましたか? 富士山級かもしれないし、エベレスト級かもしれないし、小山程度かもしれません。 その名刺の山を、1枚1枚見ていくのは大変と思うでしょう。 でも、その山を崩して、整理していったら、なにか新しいビジネスチャンスが生まれるかもしれません。

使える名刺と使えない名刺を分けましょう

まずは、名刺の山の中から、名刺を1枚1枚手に取って、見ていきましょう。 名刺の名前を見て、顔を思い出す人、名前だけはかろうじて聞き覚えがある人、全く覚えがない人の3種類に分けることができます。 名刺をもらったことも、名刺をもらった人の印象も全く覚えていないという名刺は、あなたにとって必要のない名刺といっていいでしょう。 思い切ってシュレッダーにかけましょう。 それでも気になるのなら、連絡先だけメモしておくという方法もあります。 ここで注意すべきなのは、名刺が個人情報だということです。 間違っても、そのままゴミ箱に捨ててしまっていけません。

使える名刺を整理しよう

名刺を見て、どの人からもらったらはっきりと顔を思い出せる人は、印象が強く残っている人か、その後も取引のある人のどちらかです。 ここでは、はっきりと覚えている名刺を「使える名刺」として整理していきましょう。 名刺に日付のメモなどをしてあったら、時系列で並べていくこともできますが、なにもなければ、五十音順か、業種・業界別に整理していく方法があります。

なぜ名刺整理をするのか?

なぜ どのように整理していくのがいいかと考える前に、なぜ整理するかを考えてみましょう。 それは、誰かに連絡を取らなければならなくなったときに、名刺を探すことになるからです。 名刺には、様々な情報が書かれています。 相手の連絡先はもちろん、会社名、役職名も書かれています。 簡単なメッセージが書かれていることもあります。 ビジネス上連絡を取らなければならない場合は特に、もらった名刺を手元に置いておくほうがよいです。 つまり、名刺整理をしておくのは、後から目当ての名刺を探しやすくするためです。

あなたは相手のことをどれだけ覚えていますか?

人間の記憶力には個人差があります。 記憶力が抜群にいい人もいます。 でも、なかなか相手の名前を覚えられない人もいます。 あなたが記憶に自信があるのなら、五十音順に整理しておく方法をとると、後から探しやすいでしょう。 でも、人の名前を覚えるのが苦手という人には、業種・業界別で整理する方法をおススメします。 名前は覚えていなくても、名刺を見て顔を思い出すのなら、その人のことはある程度覚えています。 「名前は思い出せないけど、あの時にあの場所で会った」と記憶をたどれば、業種や業界は思い出せるはずです。

なんとなく覚えている名刺をどうするか?

最後に残ったのは、名刺を見て、うっすらと覚えている程度の名刺です。 これは、あとから必要になる可能性もあると考えましょう。 あなたの脳のどこかが、それを察知したから、なんとなく記憶が残るのです。 でも、もしかしたら、もう使うことはないかもしれません。 そのまま名刺箱などに、まとめて入れておいても構わないでしょう。 「もしも必要になった時に、探すのに時間がかかるのは嫌だ」と思うのなら、この際上記のような方法で、整理しておくのも手です。 そして、そのまま使わずに何年もたってしまったら、やはりシュレッダーにかけましょう。

名刺整理の次は、名刺管理

名刺整理が終わったら、次は名刺管理です。 もらった名刺を管理して、ビジネスチャンスを広げるきっかけを作りましょう!
この記事の情報は2017年09月21日のものです

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