名刺整理アプリが便利な理由3つ - 名刺管理アプリ・ソフト選びで働き方を変える!

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名刺整理アプリが便利な理由3つ

投稿日:2016年07月01日  最終更新日: 2017年09月21日

アプリは省スペース

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名刺整理アプリが便利な点はいくつかありますが、そのうちの1つが、省スペースであることです。名刺を紙媒体のまま保管するとなると、ファイルを整理しておくロッカーなどが必要になりますが、オフィススペースはタダではありません。ファイルが大量にたまっていれば、スペース代が無駄になっているといえます。アプリは省スペースなのでコスト削減にもつながっています。
また、スペースに余裕ができれば、快適に作業を進めやすくなります。見通しの良いオフィスのほうが、誰がどこにいるのかもわかりやすいため、社員間でのコミュニケーションも活発になります。最近では上司と部下のデスクを同じ位置に配置するなどして、意思疎通を促しているオフィスも多くあります。名刺整理アプリを使ってスペースに余裕ができれば、デスク配置の仕方にも工夫を凝らすことができますね。
さらに、オフィス内にあるファイルの量が減れば、必要な紙媒体の情報を探すのが容易になります。データ化されている情報も多くある一方で、古い情報が紙媒体のまま残っていることがあります。こうした情報を探す必要が生じた際、名刺ホルダーが大量にあると、邪魔になってしまいます。名刺をもらったら、名刺整理アプリを使って速やかに電子化し、紙媒体のデータを極力少なくしておきましょう。

カンタンにデータ活用できる

名刺整理アプリの2つ目のメリットは、データの活用がカンタンになることです。紙媒体の名刺であれば、そもそも必要な名刺データを検索することができません。ただ、検索をしたいだけであれば、わざわざアプリを使用しなくても、エクセルシートにデータを入力すれば済みます。では、名刺整理アプリがエクセル以上に便利なのはどのような点なのでしょうか。
まず、エクセルシートであれば、人間が手入力する必要があります。いっぽう、名刺整理アプリを使えば、名刺画像をスキャンするだけで、自動的にデータが入力されます。したがって、入力にかかる時間が省けるといえます。省スペースに加えて、時短にもつながるのです。
さらに、各種のデータ分析を行う際に、エクセルよりも幅広い分析が行えます。例えば、名刺データと営業データを結び付けることによって、営業職員の働きぶりを判断しやすくなります。エクセルはもともと営業管理のために作られたソフトではありません。そのため、営業に役立てたいなら名刺管理アプリを使うほうが得策ではないでしょうか。

個人情報保護にも役立つ

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3つ目のメリットとしては、個人情報を保護しやすくなることが挙げられます。紙媒体の名刺を保管しておくとなると、鍵のかかるロッカーに名刺ホルダーを入れるくらいしか、情報漏れの対策が行えません。ファイルから名刺がこぼれ落ちたり、カギを閉め忘れたりといった人為的ミスが発生すれば、貴重な個人情報が流出してしまう可能性があります。
また、社内に悪意を持った人間が紛れ込むこともありえます。実際、「職員が個人情報を社外に流出させた」といった事件を時折耳にしますよね。こうした事件を自社で起こさないためにも、紙媒体で名刺データを管理することはできるだけ避けましょう。
そこで、名刺整理アプリの出番です。名刺整理アプリであれば、誰がどの名刺データにアクセスしたのかという記録をたどることができます。そのため、業務に必要のない情報にアクセスする社員が出るのを防ぐことができます。また、データ化した紙媒体の名刺はシュレッダーにかけることによって、人為的ミスによって個人情報が流出する可能性が下がります。
近年、個人情報の種類が多様化してきています。そのため、個人情報が流出するリスクが高まっているのです。情報管理が甘い会社だと思われると、取引を解消されるなどのマイナスの影響が懸念されます。名刺をきっかけに営業成績が下がらないよう、アプリを活用して安心できる名刺整理を行いましょう。

この記事の情報は2017年09月21日のものです

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