名刺整理を簡単にする方法を知っておこう！

紙の名刺も整理したい人へ

今は、名刺管理のデジタル化が進んでいて、紙の名刺はデータ化したらすぐにシュレッダーにかけて処分してしまう人も少なくありません。 しかし、紙の名刺をもらった相手の顔と考え、大切に保管していたいと考える人もいます。 そして名刺交換は初対面の挨拶なので、名刺にはこだわりを持って作っている人もいます。 紙の名刺をきちんと整理して保管しておくことは、もらった相手との人間関係を大切にすることにもつながります。 紙の名刺にもまだまだ可能性はあるのです。

名刺整理の目的

名刺整理の目的は、「目当ての名刺をすぐに探し出せること」です。 名刺を探すことに手間をかけているのでは、仕事ははかどりません。 必要な名刺をすぐに探し出すためには、一定のルールに沿って整理していく必要があります。

名刺整理のルール

名刺整理のルールには、三通りのものがあります。

五十音順に整理する

名前を五十音順に並べて整理しておく方法です。 最も基本的な整理方法で、あらゆる応用がききます。 ただ、数が多くなると、名前をはっきり覚えていない場合など、かえって探しにくくなる可能性もあります。 その場合、他のルールと組み合わせて取り入れることをおススメします。

時系列に整理する

名刺交換をした日付順に並べておく方法です。 この方法が、最も簡単に整理できると考えてよいでしょう。 もらった順に並べていくだけなので、差し替える必要がなくなります。 一番最近に出会った人と頻繁に会うことの多い人には向いているといえます。

業界・業種別に整理する

名刺を業界・業種別に分けて整理しておく方法です。 仕事上、様々な業界・業種の人と交流を持つ人に向いているといえるでしょう。

名刺整理のルールを組み合わせる

名刺整理には3つのルールがありますが、それだけでは補いきれない部分もあります。 特に、名刺の数が多くなるほど、その傾向は強くなります。 例えば、前述したように、五十音順だけだと、名前をはっきり思い出せない場合は、探し出せなくなるし、業界・業種別だと、数が多くなればなるほど、探すのに時間がかかってしまいます。 この2つを組み合わせると、探しやすくなります。 時系列と五十音順を組みあせれることもできます。 期間を区切って、それぞれ五十音順に並べるのです。 ただ、ルールを組み合わせることで、名刺整理が煩雑になってしまうのは否めません。

最も簡単な名刺整理は？

最も簡単なのは、やはり時系列で名刺を整理していく方法です。 もらった順に並べていくだけなので、手間はかかりません。 でも、これもやはり数が多くなると、探しにくくなります。

最も簡単な名刺整理方法に、ひと手間加えて

数が多くなることを想定して、最も簡単な名刺整理方法にひと手間加えることもできます。 自分の名刺交換の頻度に合わせて、区切りをつけるのです。 1週間ごと、2週間ごと、1か月ごと、自分に最も適している区切りを決めましょう。 決めたら、その区切りごとにインデックスを作っていくのです。 インデックスには、日付とその期間に名刺交換した人で、仕事上関係が深まりそうな人の名前も何人か入れておきます。 このひと手間で、ただ時系列に並べていくよりも、後から探すときに、ずっと効率的に探せるようになります。 インデックスに名前を入れていない人も、それと関連して探し出しやすくなります。

まとめ

名刺には、仕事相手の情報が詰まっています。 名刺をうまく活用して、ビジネスを効率的に進めていきましょう。 そのための名刺整理に時間がかかっていては、本末転倒です。 自分が最も簡単に名刺整理できる方法を選んで実行しましょう。 そして、必要のなくなった名刺は、ただゴミ箱に捨てるのではなく、個人情報と考えきちんとシュレッダーにかけて処分することが大切です。