名刺管理で見なおす働き方改革

名刺整理の必需品、最適な名刺ホルダーの選択方法

投稿日:  最終更新日: 2017年09月21日
こんにちは。近頃、暑い日が続きますね。 さて、今回は名刺整理の際の必需品と言って良いほどの「名刺ホルダー」についてご紹介致します。 名刺をどの様に管理または整理されていますか? 名刺ホルダーを使用されてますか? 是非、皆…

こんにちは。近頃、暑い日が続きますね。
さて、今回は名刺整理の際の必需品と言って良いほどの「名刺ホルダー」についてご紹介致します。

名刺をどの様に管理または整理されていますか?
名刺ホルダーを使用されてますか?

是非、皆様の最適な名刺ホルダーを選ぶ際に参考にして頂ければと思います。

それでは、次からみていきましょう。

名刺ホルダー

1.名刺ホルダーの豊富なデザイン

名刺ホルダーといえば、名刺を収納する物です。
頂いた名刺をこのホルダーに収納しますが、名刺ホルダーには様々なデザイン、使用方法も異なります。

その中でも、人気な名刺ホルダーのデザインとしては、持ち運びに便利な「手帳型」です。
その他には、卓上型のものや、ファイル型の様なものがあります。

仕事環境によって名刺ホルダーのデザイン、種類も選ぶ必要がありそうです。

では、何の名刺ホルダーを使うの良いのでしょうか。ただ、名刺をそのまま持っているよりは、
名刺ホルダーを利用した方が綺麗に整理出来ますし、名刺を探す際も楽になるでしょう。

次からは、最適な名刺ホルダーの選択方法についてみていきましょう。

2.最適な名刺ホルダーの選択方法

名刺ホルダーの種類

先ほども少し触れましたが、名刺ホルダーには種類が豊富です。
名刺ホルダーの種類が多い為に、どの名刺ホルダーが最適なのでしょうか。

そこで、どういう時にどの名刺ホルダーを使用するが最適なのか、5つ例を挙げてご紹介します。

では、みていきましょう。

  • 手帳型
    手帳型は、名刺ホルダーの中でも人気。手帳サイズなので、持ち運びの際にバッグに入る等メリットがあります。サイズが小さい分、名刺の収納数については、少ないかもしれません。
  • ファイル型
    ファイル型は、サイズは大きくオフィス向けでしょう。サイズが大きい分名刺の収納数は大量に収納出来るでしょう。
  • 卓上型
    卓上型は、デスク上に置いて使用する物で、これも持ち運びには向いていないので、オフィス向けと言えるでしょう。
  • デジタル型
    デジタル型は、その場で名刺を撮影、スキャンし専用端末に名刺データをそのまま専用端末に取り込みます。
    その為、専用端末を持ち歩くのみで、名刺を持ち歩いているのと同様の扱いになります。
    しかし、コスト面では高額になりますので、中々購入までに至らないも事実です。
  • クラウド型
    クラウド型は、名刺を専用アプリでスキャンもしくは、専用端末でスキャンし名刺データをクラウド上で保存します。
    スマートフォン、ipad、タブレット端末、PCで名刺情報を見る事が出来ます。
    現在、流行っている名刺管理方法の一つです。

名刺ホルダーは、大きく分けてこれらの分類になります。
また、現代では名刺を撮って持ち歩くデジタルな名刺ホルダーも販売されていて、小型で持ちやすく評判があります。

クラウド上で名刺情報を管理する方法も人気でコスト面もお手頃、人気があります。

※小型の名刺ホルダーですが、KING JIMが出している「PITREC」というものです。(現在は製造終了となっております。)

名刺ホルダーで出来る事と整理

名刺ホルダーで出来る事、手持ちの名刺を名刺ホルダーに収納して使います。
ただ、名刺を何も考えず名刺を入れてるだけでは、後々名刺を見たい時に探す手間がかかります。

では、どの様にして名刺を見やすくそして、探しやすくするのか。
例を挙げてみます。もちろん、この他で「これだ!」という方法があればそちらをオススメ致します。

次に挙げるのは、代表的な名刺ホルダーの使用方法です。

手帳型の場合
手帳型の名刺ホルダーの場合、営業の方等が利用する事が多いかと思います。
名刺を頂いて、直ぐに名刺ホルダーにその場で収納出来ます。また、名刺をそのまま収納しただけでは、見づらいので手帳に紙折りを挟むか、タグシールを用いて空いて先の会社名を書いておくことで分かりやすくなります。

ファイル型の場合
ファイル型の名刺ホルダーの場合、オフィスで使用するのが宜しいでしょう。
薄型、厚さ、細長い、色々サイズはあります。会社名毎に紙折りを挟むか、タグネームでの管理が効率が良くなります。
サイズに関してどれにするかは、この場合好みになるでしょう。

卓上型の場合
卓上型の名刺ホルダーの場合、デスクワークでの使用面が多いです。
電話の隣に置く場合が多いです。頂いた名刺で連絡先を調べる事もあります。デスク上にあれば、素早く探す事が出来ます。
会社名で紙折りを挟んだりして分けるのが更に探しやすくなるでしょう。

クラウド型の場合
クラウド型の場合、PC、スマホ、ipad、タブレット端末で使用します。
名刺を専用のアプリで撮影したり、専用端末でスキャンし名刺データを取り込みます。その為、ファイルみたいにかさ張る事もありません。 「法人名刺管理のSansan」や「個人名刺管理のEight」などが有名です。

この様に名刺ホルダーの種類によって、使用方法は異なってくる事がお分かり頂けたかと思います。
初めは、悩まれるかと思いますが色々と試してみるのも、最適な名刺ホルダーを選ぶ近道となります。

後は、どの様にして名刺ホルダーを見えやすくするのか、探しやすくするのか、工夫されるのがポイントです。
会社名ごとに、タグシールを貼ったり、紙折りを挟んだりされる事です。

名刺整理

名刺ホルダーの現状

最近の名刺ホルダーも種類も豊富でお洒落な物ばかりです。
効率性を重視して、作られた物も多く出回ってます。

また、現代はデータ化社会でもあり名刺をそのまま収納管理する方法では無く、データ化して持ち歩く事も可能な時代になりました。
名刺を名刺ホルダーに収納し管理する方法が良いのか、それともデータ化が良いのかは、その会社の決まりに則ったやり方になるのが殆どです。

その中でも人気なのは、クラウド上での名刺管理です。

データ化と言っても、リスクはつきます。データ漏えいによっては、名刺情報も外部に漏れ出す事も危険も0%ではありません。
もちろん、手帳型の名刺ホルダーを紛失した際も同様な事は言えるでしょう。

そこも踏まえて、名刺ホルダーの使用方法を今一度考える必要はありそうです。

名刺ホルダーの価格

名刺ホルダーで、手帳型や卓上型は何千円単位です。小さいファイルの物は100円均一でも販売してます。
名刺ホルダーの価格ですが、デジタルな物ですと2万円弱はかかります。

クラウド型では、プランによって価格は変わります。

名刺ホルダーを選択する際にも、コスト面もしっかりと考える必要はあります。

3.まとめ

いかがでしたでしょうか?
今回は、名刺ホルダーについてご紹介致しました。

名刺ホルダーと言っても、色んな種類があり、それぞれコスト面も変わりますし、使用方法も異なります。
しかし、それぞれメリットがありますので、先ほど紹介した方法で名刺を整理できるでしょう。

名刺をホルダーに収納せず、そのままの状態の場合は、名刺ホルダーを活用して綺麗に収納しましょう。
名刺をしっかり整理出来る事で、業務の効率化にも繋がります。

特に、クラウド上での名刺管理は人気が増え、名刺ホルダーから移行しているところも多いのも現状です。

一度、名刺ホルダーを使用してみて頂き、収納してみて下さい。

ここまで、お付き合い頂き有難うございました。
是非、皆様の中で最適な名刺ホルダーを見つけて下さい。

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この記事の情報は2017年09月21日のものです

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